Prima di poter impostare un registratore di cassa, è necessario effettuare le seguenti:
Creare un gruppo POS
Assegna utente POS
Aggiungere il dispositivo POS al gruppo
Configurazione del POS
Gruppi
È possibile configurare la cassa in: Gestione incassi → Gestione → Amministrazione
È necessario creare uno o più GRUPPI POS a seconda delle necessità. Per ogni gruppo POS, verrà generata una statistica diversa.
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Cliccando il ai piedi della tabella comparirà la schermata che segue
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Generatore numero biglietto: è un numero progressivo, assegnato ad ogni ticket (Attenzione: non si tratta del numero di fattura).
Questo numero viene utilizzato per la visualizzazione delle ricevute emesse (in Gestione incassi → ricevute emesse).
Azienda: indica l'azienda che vende gli articoli disponibili nel POS (per esempio: Golf Club Nexxchange S.r.l.)
ATTENZIONE: se si hanno più venditori (ad esempio Spa e ASD) si potranno aggiungere nella cassa e di conseguenza vendere solo gli articoli assegnati al venditore della cassa.
È altresì possibile impostare per un venditore una vece (ad esempio Spa vende in nome di ASD).
Luogo di archiviazione: viene indicato il magazzino di riferimento per gli articoli disponibili (è particolarmente importante in fase di inventario).
Sezione: la sezione distingue le diverse aree aziendali (per esempio: golf club, pro shop, ristorante, ecc...)
Cliente: viene specificato un nominativo standard a cui vengono essere assegnati i ticket. Emettere un ticket senza alcun nominativo NON è possibile.
Il cliente assegnato di default è, ad esempio, "Cliente giornaliero".
Modalità di stampa: stampa che viene automaticamente proposta se non diversamente specificata.
Metodo di pagamento registrato: metodo di pagamento proposto se non diversamente specificato.
Visualizza solo gli articoli in magazzino: in cassa vengono mostrati solo gli articoli disponibili in magazzino.
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Outstanding invoices of customer: visualizza nella cassa una linea che cambia colore a seconda dell'ammontare della cifra insoluta del cliente.
Amount Treshold: inserire un'importo che corrisponde alla cifra tollerata dell'ammontare dell'importo insoluto del cliente.
Ad esempio 500,00€→ la linea visualizzata in cassa apparirà rossa raggiunto l'importo insoluto di 500,00 €
Utenti
Viene definito quale utente può accedere al registratore di cassa. Per farlo, si utilizza il pulsante in basso a sinistra della tabella.
Questo passaggio è particolarmente importante perché è possibile accedere al registratore di cassa solo dopo aver effettuato le impostazioni!
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Dispositivi
Ad ogni Gruppo POS deve essere associato uno o più dispositivi POS.
Per aggiungere un nuovo dispositivo (o più) : seleziona la seconda tab "Dispositivo" e inserisci un nuovo dispositivo con il simbolo .
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A questo punto è possibile proseguire con l'assegnazione del dispositivo al gruppo.
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Una volta effettuata questa operazione, la nostra gestione incassi sarà pronta.
Informazioni POS
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In Gestione incassi → Gestione → Amministrazione → Etichette (pulsante in alto!) è possibile inserire un tasto (=etichetta) nella cassa:
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in questo modo verranno creati i menù della cassa come riportato nell'immagine successiva:
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2.Successivamente in Gestione incassi → Gestione → Amministrazione, una volta selezionato il Gruppo POS desiderato, in Etichetta (pulsante in basso!) è possibile assegnare i tasti desiderati:
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Il tasto "Aggiungi Etichetta" permetterà di aggiungere, anche successivamente, nuove etichette.
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Una volta creata l'etichetta è necessario assegnare ad ognuna gli articoli desiderati.
ATTENZIONE: ripetere l'operazione ogni qualvolta si inserisca un nuovo articolo. Questo deve essere assegnato ad un tasto (etichetta) altrimenti non sarà possibile aggiungerlo alla cassa.
Ogni articolo deve essere assegnato ad un tasto (altrimenti chiamato etichetta, gruppo) per essere visualizzato nella cassa.
Una volta creati i vari menù della cassa bisogna assegnare gli articoli ai vari menù premendo il tasto verde in basso a destra
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Trascinando e rilasciando gli articoli si può ordinare il loro ordine che sarà ovviamente riportato in cassa.
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Configurazione gruppi POS
Aggiungere e assegnare i dispositivi POS
Assegnare per ogni Gruppo Pos gli utenti
Creare etichette
Assegnare ad ogni gruppo le etichette
Assegnare ad ogni gruppo etichetta gli articoli corrispondenti
Il risultato nella cassa sarà il seguente:
I tasti "Noleggio", "Ristorante", "Green fee", "Pro Shop", "Gara", "Voucher" und "Tessera" sono le etichette, vedi punto B di cui sopra.
Gli articoli illustrati nei bottoni neri sono invece spiegati nel punto A di cui sopra.
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Visualizza impostazioni
È inoltre possibile personalizzare le impostazioni di ogni gruppo POS:
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Visualizzazione articoli - Nella gestione incassi ogni pulsante contiene diverse informazioni che possono essere selezionate
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Un esempio di tasti di vendita nella gestione incassi è:
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Sconti
Una lista di sconti è già impostata di default. Gli sconti presenti nella Suite possono essere ordinati, modificati o creati in Gestioni incassi → gestione → amministrazione → Sconti.La maschera "Sconti" è visualizzata due volte, una volta in alto ed una in basso. La logica delle due maschera è la stessa di quelle delle etichette. Quello in alto si riferisce alle categorie di sconto (quindi % ed €), in questa maschera sono presenti anche i veri e propri sconti (quindi a.e. 10% e 5€).La maschera "Sconti" in basso consente l'assegnazione di tali sconti al POS selezionato e il posizionamento degli stessi (con la funzione drag and drope/trascina e rilascia).
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Cliccando sulla piccola freccia a destra del segno percentuale evidenziata nel quadrato rosso, è possibile limitare la visualizzazione degli sconti ad € oppure %.
Modelli
Configurazione dei modelli (template) utilizzabili nel POS
Una volta creato un modello per la cassa (altrimenti detto POS), ad esempio, ricevuta, fattura o scontrino è necessario assegnarlo ad un venditore per permettere al sistema di riconoscere in quale cassa rendere visibile il giusto modello.
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Per ogni sottocategoria è già definito un modello preimpostato; su richiesta è possibile modificarli o aggiungerne dei nuovi.
Il modello che viene selezionato con la stellina verde è il modello che verrà utilizzato di default.
Metodi di Pagamento
Generatore del numero di fattura
Registra
Ticket Tag
Crea etichetta
Ad esempio, se avete un registratore di cassa di un ristorante, è consuetudine pagare sul numero del tavolo. Il numero di tavolo viene comunicato nella Suite tramite le etichette dei biglietti.
Verrà quindi visualizzato l'elenco dei tag già creati. È possibile modificarli, cancellarli o aggiungerne di nuovi con il simbolo "+".
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Denominazione dell'etichetta e come deve essere visualizzato nel registratore di cassa.
Il simbolo è facoltativo, Il colore è opzionale.
L'addetto alle vendite e la sezione sono importanti se nella suite sono presenti più addetti alle vendite o sezioni.
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Assegna l'etichetta al POS
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A sinistra si vedono i tag assegnati e a destra quelli non ancora assegnati. È sufficiente spostarli con il drag&drop.
Utilizzare i tag nei POS
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Una volta impostati e assegnati i tag, quando si avvia un nuovo scontrino nel registratore di cassa, il sistema chiede di selezionare un tag o di continuare senza tag.
Fiscal Configuration
Registrazione del POS
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La registrazione del POS viene salvata automaticamente dopo il primo accesso. Qualora si voglia cambiare gruppo o dispositivo basta cliccare su nella cassa. Sarà possibile selezionare il gruppo/il dispositivo desiderato.
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Cambiando il gruppo POS bisogna tenere in considerazione che non tutti i venditori possono vendere tutti gli articoli configurati.
Qualora non vengano visualizzati gli articoli che dovrebbero essere presenti, vi consigliamo di controllare che sia registrato il gruppo POS giusto.
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Venditore
Stato Venditore
In Gestione incassi → Gestione → Venditori → Metodo di pagamento selezionare il venditore desiderato e aggiungere il metodo di pagamento
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Da notare l'ultimo metodo di pagamento "Marketplace" nello screenshot sovrastante. Questo metodo di pagamento è destinato alla connessione delle informazioni inerenti ai pagamenti tra Suite e Portale
Il numero visibile nella colonna "riferimento pagamento" permette al Portale di inviare tali informazioni.
NON RIMUOVERE QUESTO NUMERO E/O QUESTO METODO DI PAGAMENTO.
In Gestione incassi→ Gestione - Amministrazione → Metodi di pagamento è possibile disabilitare un metodo di pagamento (simbolo del divieto) o impostarlo come metodo di pagamento predefinito (simbolo della stella) oppure impostare tale metodo di pagamento predefinito per il cambio (solitamente contanti) con il simbolo della freccia.
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Prima di tutto è necessario:
Azione: Creare venditore
Spiegazione: Appena creato un venditore, puoi mantenere un inventario separato, gruppi contabili o gestione articoli
Annotazione: Gli articoli hanno sempre un venditore unico. Puoi vendere "solo" articoli che corrispondono al venditore che è inserito nella configurazione
Azione: Creare una struttura aziendale
Spiegazione: La struttura aziendale è il "quadro" della tua azienda/club che puoi utilizzare per catturare il tuo concetto
Annotazione: La struttura aziendale non sarà specificata direttamente per la configurazione del POS, ma è necessaria per creare/depositare una sezione o un magazzino.
Azione: Creare sezione - sede aziendale
Spiegazione: Gerarchicamente questo è il primo livello nella tua struttura aziendale in cui ad esempio indichi il tuo club
Azione: Creare magazzino - luogo di custodia / luoghi di stoccaggio
Spiegazione: Per poter guidare/conservare le informazioni principali sull'inventario degli articoli, è richiesta la specificazione di un magazzino
Annotazione: È possibile specificare un magazzino per ciascuna configurazione POS.
Azione: Creare modelli
Spiegazione: Per poter garantire la visualizzazione desiderata della fattura, il modello deve essere creato in anticipo
Annotazione: È possibile definire/creare modelli diversi o multipli per la ricevuta/fattura.
Nella tua - appena creata - GolfSuite c'è sempre una cassa standard per darti accesso al POS (secondo le impostazioni che hai effettuato). Questo può essere sovrascritto/esteso (cambia nome, aggiungi nuovo dispositivo, autorizza utenti ad accedere al registratore di cassa, ecc...). Questo tuttavia - di solito - viene cancellato/modificato durante la configurazione dell'installazione (setup).