Die Kassa ist ein Spiegelbild der Tageslosung. Diese wird mit einem leeren Ticket geöffnet, wo sie mit Artikel, Preis, Anschrift + Kunden definiert wird (die ebenfalls editierbar sind).
Darüber hinaus gibt es auch mehrere Schnittstellen, die vollintegriert an das POS angeknüpft sind (z.B. TeeTime Buchungen).
Zusätzlich zum POS, gibt es auch die Funktion 'Kassa' selbst. Hier werden die Eingänge bzw. Ausgänge ohne eine Rechnung zu erstellen ermöglicht bzw. bietet sie den Tagesabschluss.
| Table of Contents | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Verkäufer
Pfad(Menü): POS → Verwaltung → Verkäufer
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Sie können beliebig viele Verkäufer anlegen und diese auch an mehreren Schnittstellen ansteuern. Um Ihnen die gewünschte Übersicht zu gewährleisten, können Sie an jeder gewünschten Schnittstelle ( Rechnungsübersicht, Artikelübersicht, Rechnungspositionen, usw...) nach dem gewünschten Verkäufer filtern. Wie Sie in der GolfSuite filtern können, sehen Sie unter Allgemeine Informationen#Filterfunktion. |
Die Verkäufer werden üblich zur Führung einer getrennten Buchhaltung verwendet. Wie z.B. der Golfclub und die GmbH.
Diese können Sie weiters unterscheiden mit unterschiedlichen Rechnungskreisen, Vorlagen, Abrechnungsläufen, Kassensystemen, Tagesberichten, Zahlungsarten, Artikelverwaltung und vieles mehr.
Möchte Sie einen neuen Verkäufer anlegen, kann mit dem üblichen + Button in der Tabellenansicht (Grid) begonnen werden:
(Pflichtfelder sind wie immer "farblich" hervorgehoben)
Angaben zum Verkäufer ergänzen wir mit folgenden Karteikarten:
Bankdaten: Hier werden die Bankdaten hinterlegt, es findet keine Validierung statt (die Eingabe kann frei ausgewählt werden).
Zahlungsart: Welche Varianten hat der Verkäufer Rechnungen zu begleichen.
Verkäufer Zustand: Hier wird das Finanzjahr eingestellt/angezeigt, welche Rechnungsnummer zuletzt verwendet wurde (Bestell-, Mahnung- und Rechnungsnummer) und ein Rechnungskreis erstellt.
Mit 
werden sämtliche Felder zurückgesetzt und das aktuelle Jahr eingestellt.
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Prinzipiell haben alle Verkäufer die Formatierung Jahr/00000000 (= z.B. 2027/00198750). Sollten Sie nun eine abweichende bzw. eine komplett andere Formatierung wünschen, kontaktieren Sie bitte den Nexxchange Support (support@nexxchange.com) oder schicken uns einfach ein Feedback! Die zu hinterlegte Angabe (siehe Abbild unten "Format") ist nämlich in "Java" Formatierung. |
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Da die Clubs zu unterschiedlichsten Zeiten die Saison beenden und erneut starten, muss das Finanzjahr manuell angestoßen werden, damit umgestellt wird. Mit der Jahreswende passiert die Umstellung also nicht automatisch und liegt in der Verantwortung des Golfclubs! Sollten Sie also z.B. im Oktober schließen und im März erneut aufmachen, können Sie noch Rechnungen für das Finanzjahr für Oktober weiterhin verwenden. Nachdem Sie alle Rechnungen für das vergangene Jahr erstellt haben, können Sie das « Finanzjahr vorrücken » Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang je Verkäufer durchgeführt gehört. ( Jeder Verkäufer hat einen eigenen Verkäuferzustand = Finanzjahr) Info: Sobald Sie das « Finanzjahr vorrücken » werden die Nummerngeneratoren zurückgesetzt. Ist dies nicht erwünscht, können Sie die letzte Rechnungsnummer "anpassen" (siehe Abbild oben). |
Möchten Sie jedoch die fortlaufende Rechnungsnummer auch im neuen Finanzjahr behalten, so müssen Sie bitte mit 
das Finanzjahr händisch anpassen.
Vorlagen Zuweisung: Hier können Sie für Ihren Verkäufer für jeden Bereich mehrere Vorlagen definieren/zuweisen:
Nachdem Sie Ihren Verkäufer ausgewählt haben wechseln Sie zu der Karteikarte 'Vorlagen Zuweisung' und gehen auf
Hier wählen Sie nun:
- Unter Rechnungsformat aus, in welchem Bereich eine Vorlage zugewiesen werden soll.
- Als nächstes wählen Sie die erstellte/vorhandene Vorlage aus.
- Zuletzt können Sie auch angeben ob diese Vorlage als Standard immer vorgeschlagen werden soll:
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte beachten Sie dass zunächst immer die beim Verkäufer definierten Vorlagen beim Ausdrucken der Rechnungen herangezogen werden. |
Zahlungsarten
Hier werden die Zahlungsarten angelegt, die zur Konfiguration freigegeben werden. Das Anlegen einer Zahlungsart funktioniert wieder über den + Button in der Tabellenansicht (Grid).
Während den Einstellungen muss man noch angeben, dass diese am POS verfügbar sein soll. Somit ist diese dann nach Konfiguration beim Verkäufer (siehe Verkäufer/Zahlungsarten), an der Kassa ersichtlich.
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Spezielle Zahlungsarten wie 'Rechnung' schließen bei Auswahl die erstellte Rechnung nicht ab. Auf diese Art erstellte Rechnungen müssen Sie manuell als bezahlt markiert werden . Siehe hierzu (Teil) Zahlungen an: Rechnungen - Backoffice |
Konfiguration des POS
Bevor Sie eine Kassa einrichten können, müssen Sie zunächst folgendes tun:
| Aktion | Begründung | Auswirkung/Anmerkung | Wo befinden sich diese Funktionen? |
|---|---|---|---|
| Verkäufer erstellen | Sobald Sie einen Verkäufer erstellen, kann eine getrennte Lagerführung/Rechnungskreise/Artikelverwaltung/ etc. ermöglicht werden | Artikel haben immer einen eindeutigen Verkäufer. Sie können "nur" Artikel verkaufen, die dem Verkäufer entspricht, den Sie bei der Konfiguration hinterlegt ist. | Kassa-Verkäufer |
| Geschäftsstruktur erstellen | Die Geschäftsstruktur ist das "Gerüst" Ihres Unternehmens/Clubs, bei der Sie Ihr Konzept festhalten können | Die Geschäftsstruktur wird für die POS Konfiguration nicht direkt angegeben, jedoch Notwendig um eine Sektion bzw. einen Lager zu erstellen/hinterlegen. | Golfclub#Geschäftsstruktur |
Sektion erstellen | Ist hierarchisch gesehen die erste Ebene in Ihrer Geschäftsstruktur, in der Sie z.B. Ihren Club angeben | Golfclub#Geschäftsstruktur | |
| Lager erstellen | Um die Bestandsinformation der Artikel führen zu können, wird die Angabe eines Lagers benötigt | Pro POS Konfiguration können Sie einen Lager angeben. | Golfclub#Geschäftsstruktur |
| Vorlagen erstellen | Um die erwünschte Darstellung der Rechnung gewährleisten zu können, werden Vorlagen benötigt | Es können für Quittung/Rechnung jeweils unterschiedliche bzw. mehrere Vorlagen definiert/hinterlegt werden. | Rechnungen - Backoffice#Backoffice-Vorlagen-Übersicht |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
In einer neu aufgesetzten GolfSuite, befindet sich immer eine Standardkassa, um Ihnen den Zugriff auf das POS (nach vorgenommenen Einstellungen) gewähren zu können. Diese kann überschreiben/erweitert werden (Name ändern, neues Gerät hinzufügen, Benutzer berechtigen auf die Kassa zugreifen zu können, etc...) Es wird jedoch meistens, bei der Setup Konfiguration, gemäß Ihren Angaben gelöscht/geändert. |
- Schritt
Zunächst starten wir mit der Konfiguration der Kassa, indem wir dem Pfad folgen, POS → Verwaltung → Konfiguration.
In den nächsten Schritten wird erklärt, wie eine neue POS Gruppe angelegt wird, die ermöglicht mehrere Kassensysteme zu gruppieren.
Ticketnummerngenerator: eine laufende Nummer, die für die Zuweisung der Ticketnummer zuständig ist (nicht zu verwechseln mit der Rechnungsnummer).
Die Ticketnummern werden z.B. bei der Visualisierung der Tageslosung verwendet (mehr dazu unter Menüpunkt Kassa-Tageslosung).
Verkäufer: entspricht dem wirtschaftlichen Unternehmen, welches seine Artikel über diese POS verkauft (z.B. Pachtgesellschaft, Club, Hotel).
Lagerort: hier wird angegeben, von welchem Lagerstand die Menge abgezogen werden soll (wichtig für die Inventur).
Kunde: wird dann ausgefüllt, wenn gewollt ist, dass bei jedem neu erstelltem Ticket immer genau ein bestimmter Kunde selektiert ist. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn sehr viele Tagesgäste eingetragen werden ohne Namen erfassen zu wollen.
Diese Einstellung kann auch kurzfristig immer wieder geändert/angepasst werden, sollten Sie diese Funktion z.B. in einer bestimmte Woche verwenden, wo sehr viele Touristen zu Besuch sind.
Rechnung Druckmodus: eine Voreinstellung, die zu viele Klicks abfangen soll. Sollte hier eine Auswahl getroffen werden (z.B. Quittung), wird jedes mal nach Abschließen einer Rechnung die Auswahl mit der Druckvorschau aufgerufen.
2. Schritt
Es wird definiert, welcher Benutzer auf die Kassa zugreifen darf (POS Benutzer). Dies machen wir über den üblichen + Button links unten in der "Tabelle" (Grid)
Dieser Schritt ist besonders wichtig, da Sie nach vorgenommenen Einstellung nun einen Zugriff auf die Kassa haben.
3. Schritt
Es wird der Kassa ein POS Gerät hinzugefügt. Dieses könnte man mit einer Kassenlade vergleichen. Nachdem wir das POS Gerät der POS Gruppe zugewiesen haben, haben wir nun ein "leeres Kassensystem".
...
Nachdem die Adresse ausgewählt wurde und die Adressansicht zugeklappt ist, sehen Sie nun auch die Auswahl (ohne erneut nachschauen zu müssen, welche definiert ist):
Ticket bearbeiten
Es gibt mehrere Möglichkeiten das Ticket noch weiter zu bearbeiten und zu individualisieren:
- Name des Artikels überschreiben (in den Namen hinein klicken)
- Anzahl des Artikels ändern (in die Menge hinein klicken)
- Preis des Artikels anpassen (in den Preis hinein klicken)
- Position des Artikels ändern (markierten Button anklicken und rechts außen verschieben)
- "Personalisieren": Ticket nur für Sie zu sehen (User bezogen)
- Sperren: Ticket kann nur von Ihnen bearbeitet werden (User bezogen)
Ticket - Artikel einzeln rabattieren/löschen/ändern
Die Logik, die hier angewendet wird, ist folgendermaßen:
Ist kein einzelner Artikel selektiert, so wirkt jede Funktion auf das ganze Ticket.
Beispiel: Ich möchte von 5 unterschiedlichen Artikel, einen löschen.
Dieser Artikel wird links auf der Seite (Nummerierung) selektiert (wodurch er erkennbar markiert wird) und gehe dann auf Löschen.
Rabattierung
Sie haben 3 verschiedene Möglichkeiten wie Sie den Preis des ausgewählten Artikels ändern können:
- Nach Auswahl des Artikel klicken Sie in das Feld Preis hinein und passen diesen an. Der Preis des Artikels wird nur für dieses eine Ticket geändert und dementsprechend auf der Quittung/Rechnung dargestellt:
- Sie selektieren die Position bzw. einen Artikel und wirken eine prozentuelle Rabattierung:
In diesem Bsp. { siehe unten }, wird die Rabattierung auf gleich 2 Artikel gewirkt. Diese können Sie auch mit mehreren Artikel kombinieren, indem Sie diese auch auswählen. Wenn Sie keine Position auswählen, wirkt die Rabattierung auf alle Artikel.
- Das gleiche können Sie auch mit einem absoluten Wert ( € Betrag = z.B. 17,20 € Rabatt) machen :
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
(Screenshot oben): Hier sehen Sie auf der rechten Seite die Symbole, % und € die Sie durch anklicken aktivieren können. Zusätzlich sehen Sie außen (neben dem Betrag den Sie eingeben wollen) was nun angewendet wird. |
Sobald Sie Ihre Eingabe mit 
bestätigen, wird diese angewendet.
Zusammenfassend können Sie also den Preis ändern indem Sie:
- Den Preis ändern
- Die Position Rabattieren via % Angabe
- Die Position Rabattieren via € Angabe
Rabattierung löschen
Möchten Sie sämtliche Rabattierungen im Ticket aufheben, so können Sie diese mit 
diese entfernen.
Möchten Sie die Rabattierung nur bei bestimmten Postionen entfernen, so müssen Sie diese markieren und erneut mit entfernen (in diesem Bsp. wird also die Rabattierung von Positione 1 + 2 gelöscht):
Ticket abschließen
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, die Zahlung in mehreren Varianten zu hinterlegen. Hierzu müssen Sie nur die erwünschte Zahlungsart auswählen und tragen den Betrag ein die mit dieser getätigt wurde und schließen den Vorgang/das Ticket wie üblich mit dem Erinnerung: Um ein Ticket abschließen zu können, darf kein Restbetrag offen sein! Ausgenommen sind die Zahlungsarten bei denen Sie Geld aus der Kassenlade entnehmen können bzw. Retourgeld noch zu zahlen ist. |
Wurde ein und die selbe Buchung versehentlich 2x ans Pos geschickt, so kann nur ein Ticket abgeschlossen und bezahlt werden.
Bsp.: Folgende Buchung wurde bereits bezahlt, weil jedoch noch einmal versucht wurde die Buchung ans POS zu schicken, erscheint dieses Ticket als offen.
Versucht man nun das Ticket ein zweites Mal zu verrechnen, erscheint folgende Sicherheitsabfrage:
In diesem Fall sollten Sie auf "Abbrechen" klicken und das offene Ticket im POS löschen, da der Betrag ja schon eingenommen wurde.
Sie haben aber auch die Möglichkeit, den Betrag ein zweites Mal zu verrechnen, falls das so gewünscht ist. Wählen Sie dazu die entsprechende Referenzoption aus und klicken auf „Bezahlen“.
Der Betrag wird nun ein zweites Mal verrechnet und es wird eine zweite Rechnung zu ein und demselben Kunden erstellt.
Stellvertretung (Durchgangsposten)
Die Stellvertreter Funktion wird dann verwendet, wenn Sie Quittungen/Rechnungen im Namen von 3.Personen ausstellen.
Zunächst zu der Konfiguration dieser Funktion:
Die 3. Person müssen Sie als Lieferanten im System erfasst haben. Wie Sie den Lieferanten anlegen können finden Sie unter Artikelverwaltung - Warenwirtschaft.
Unter Artikel → Verwaltung → Stellvertretung können Sie diesen nun definieren:
Mit dem üblichen + Button können Sie nun angeben, ob dieser als 'im Namen von' und, oder als 'auf Rechnung von' Rechnungen stellen soll:
Im Namen von
Für die Erbringung der Leistung ist die 3.Person verantwortlich
Auf Rechnung von
Hier wird das Geld für die 3. Person eingenommen. Ähnlich wie der Treuhänder.
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte beachten Sie, dass beim Lieferanten eine UID Nummer hinterlegt sein muss, um diese auswählen zu können. |
Nachdem Sie einen Stellvertreter angelegt haben, können Sie nun im System hinterlegen, welche Artikel nun im Namen des Stellvertreters in Rechnung gestellt wird.
Diesen können Sie bei sauberer Datenqualität direkt in eine Artikelkategorie hinterlegen. Somit haben sämtliche Artikel in dieser Artikelkategorie den Stellvertreter den Sie definieren:
Möchten Sie die Artikel lieber einzeln bei den gewünschten Stellvertretern hinterlegen, so müssen Sie diese über die Artikelverwaltung (bei ausgewähltem Artikel) auf die Bezugsquelle und diese hier hinterlegen.
Ist der gewünschte Lieferant noch nicht im System als Stellvertreter erfasst worden, so können Sie diesen wieder mit dem 
Button hinterlegen:
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Möchten Sie ein bestehenden Stellvertreter überschreiben, so müssen Sie (falls einer schon vorhanden ist) diesen lediglich anklicken, den erwünschten Lieferanten eingeben und speichern. Sollte der Stellvertreter jedoch aus der Artikelkategorie kommen, können Sie diesen nicht entfernen (überschreiben können Sie jederzeit). |
Nachdem Sie diese Einstellungen (einmalig!) vorgenommen haben, wird dieser bei richtiger Konfiguration der Vorlage (Quittung / Rechnung je nach Wunsch) visuell folgendermaßen dargestellt:
(Screenshot Quittung- in Progress)
Rechnung Storno
Möchten Sie eine Rechnung stornieren und es bestehen bereits Zahlungen, so erstellen Sie ein neues Ticket mit den Positionen darin, die Sie stornieren möchten!
Nun schließen Sie dieses Ticket mit der Angabe 'Menge -1' ab. Somit wird der Lagerstand (im Lager) und der Betrag (in der Tageslosung) angepasst bzw. eruiert.
Sollten Sie z.B. durch Schlechtwetter einem Kunden nur ein Teilbetrag von einem Artikel verrechnen, so können Sie auch in dem Storno diese Rabattieren.Mehr zum Rabattieren sehen Sie oben unter Kassa-Rabattierung.
Weiters können Sie auch nur ein Teil von der Rechnung Stornieren nach dem gleichen Prinzip. Sie erstellen ein neues Ticket → fügen einzelne Positionen mit Menge -1 ein → schließen das Ticket ab. Hier ein Bsp. dazu:
Zunächst schließen wir für unser Beispiel ein Ticket mit folgendem Inhalt ab:
Nun schließe ich ein neues Ticket ab in der wir 1 der Artikel mit -1 eingeben:
Die Darstellung der Bewegungen in der Kassa die in dem Bsp. eingegeben wurden, sehen Sie detailliert an der Kassa-Tageslosung.
Tageslosung
Alle Eingaben am POS werden in der Tageslosung widerspiegelt.
In den Darstellungsoptionen haben Sie die Möglichkeit nach Zahlungsart, Chronologisch, Benutzer, Artikel oder nach Buchungsreferenz zu gruppieren.
Nachdem Sie eine Darstellungsoption ausgewählt haben, können Sie noch nach folgenden Felder zur Detailsuche verwenden:
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
In den Darstellungsoptionen 'Gruppieren nach' Chronologisch, Zahlungsart, Benutzername wird aufsteigend nach dem Datum sortiert. |
| Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
|---|---|---|
Datum von bis | zu welchem Zeitraum soll ihre Suche eingrenzt werden | |
| Kunde | gesetzter Kunde wird gesucht | Vermittler kann auch als Kunde geführt werden, sollten dieser tatsächlich als 'Kunde' gesetzt werden. |
| Benutzer | Eingeloggter User | Die Suche nach Benutzern ist sehr Hilfreich, sollten nicht mehrere Benutzer 1 Konto verwenden(Wer hat wann/was verrechnet..) |
| Betrag von bis | Eingrenzen von gewünschten Beträgen | |
| Zahlungsart | FIltern nach bestimmten Zahlungsarten | |
| Vermittler | Filtern nach Rechnungen mit gesetztem Vermitterl | Der Vermittler kann sowohl als 'Vermittler' als auch ein 'Kunde' in einer Rechnung hinterlegt werden |
| Artikel | Filtern nach einem bestimmten Artikel | |
| Artikelkategorie | Filtern nach einer bestimmten Artikelkategorie | Hier werden alle Artikel angzeigt die dieser Kategorie zugeordnet sind. |
| Transaktions-Auswahl | Filtern nach Kassenbucheinträge oder POS Rechnungen | Sollten Sie z.B. ein Bericht drucken müssen können Sie explizit danach Filtern aus welchen Bereich Ihre Einträge |
| Stellvertretung | Filtern mit oder ohne Stellvertretern | |
| Stellvertreter | Filtern nach bestimmten Vertretern in dessen Namen Sie verkaufen | Hier können Sie nach einzelnen Stellvertretern suchen |
| Textsuche | ||
| Rabattiert | Filtern nach rabattierten Rechnungen |
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte beachten Sie, dass die Suche nach bestimmten Feldern je nach Darstellungsoption nur angeboten werden kann. Beispiel: Gruppieren Sie nach Benutzern so können Sie das Feld Artikel suchen nicht verwenden. |
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Auf der Höhe von der Spalte 'Zahlungsart' besteht die Möglichkeit diese im Nachhinein zu ändern. |
Monatsstatistik
Pfad: POS → Monatsstatistik
Ähnlich wie bei der Tageslosung, haben Sie hier die Möglichkeit Ihre monatlichen Auswertungen in der GolfSuite zu machen.
Analog zur "Suche nach Artikeln" gibt es die Möglichkeit geboten, die zu Grunde liegenden Daten gemäß Ihrer Suchkriterien, einzugrenzen.
Sie sehen hier die Abrechnungen aus dem POS Kassensystems, mit einer Zeitachse (1.Spalte) bzw. Artikelkategorie (1.Zeile) und den jeweiligen Quersummen.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
|
Kassabuch
Pfad: POS → Kassabuch
Das Kassenbuch ist an Ihre POS Gruppe + Kassenabschlussberichte gebunden. Sollten Sie also mehrere POS Gruppen definiert haben, so haben diese Gruppen automatisch auch eigene/unterschiedliche Kassenbücher + Berichte.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Beim Erstellen einer POS Gruppe wird das Kassenbuch automatisch erstellt/verknüpft. Sollten Sie jedoch bei einer bestehenden Gruppe das Kassenbuch verwenden wollen, müssen Sie zu POS → «Verwaltung» → «Konfiguration» → «POS Gruppe» auswählen → Reiter «Registrieren» navigieren und mit «Kassa» anlegen folgendes eingeben: |
...