Point of Sale steht für:
- Verkaufsort, der Ort des Verkaufs (z. B. im Einzelhandel oder in der Gastronomie)
- Kassenarbeitsplatz
- Kassensystem/Point-of-Service-System
Die Kassa ist ein Spiegelbild der Tageslosung. Diese wird mit einem leeren Ticket geöffnet, wo sie mit Artikel, Preis, Anschrift + Kunden definiert wird (die ebenfalls editierbar sind).
Darüber hinaus gibt es auch mehrere Schnittstellen, die vollintegriert an das POS angeknüpft sind (z.B. TeeTime Buchungen).
Zusätzlich zum POS, gibt es auch die Funktion 'Kassabuch'. Hier werden die Eingänge bzw. Ausgänge ohne eine Rechnung zu erstellen ermöglicht bzw. bietet sie den Tagesabschluss.
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Das Menü
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Nachdem die Adresse ausgewählt wurde und die Adressansicht zugeklappt ist, sehen Sie nun auch die Auswahl (ohne erneut nachschauen zu müssen, welche definiert ist):
Ticket bearbeiten
Es gibt mehrere Möglichkeiten das Ticket noch weiter zu bearbeiten und zu individualisieren:
- Name des Artikels überschreiben (in den Namen hinein klicken)
- Anzahl des Artikels ändern (in die Menge hinein klicken)
- Preis des Artikels anpassen (in den Preis hinein klicken)
- Position des Artikels ändern (markierten Button anklicken und rechts außen verschieben)
- "Personalisieren": Ticket nur für Sie zu sehen (User bezogen)
- Sperren: Ticket kann nur von Ihnen bearbeitet werden (User bezogen)
Ticket - Artikel einzeln rabattieren/löschen/ändern
Die Logik, die hier angewendet wird, ist folgendermaßen:
Ist kein einzelner Artikel selektiert, so wirkt jede Funktion auf das ganze Ticket.
Beispiel: Ich möchte von 5 unterschiedlichen Artikel, einen löschen.
Dieser Artikel wird links auf der Seite (Nummerierung) selektiert (wodurch er erkennbar markiert wird) und gehe dann auf Löschen.
Rabattierung
Sie haben 3 verschiedene Möglichkeiten wie Sie den Preis des ausgewählten Artikels ändern können:
- Nach Auswahl des Artikel klicken Sie in das Feld Preis hinein und passen diesen an. Der Preis des Artikels wird nur für dieses eine Ticket geändert und dementsprechend auf der Quittung/Rechnung dargestellt:
- Sie selektieren die Position bzw. einen Artikel und wirken eine prozentuelle Rabattierung:
In diesem Bsp. { siehe unten }, wird die Rabattierung auf gleich 2 Artikel gewirkt. Diese können Sie auch mit mehreren Artikeln kombinieren, indem Sie diese auch auswählen. Wenn Sie keine Position auswählen, wirkt die Rabattierung auf alle Artikel.
- Das gleiche können Sie auch mit einem absoluten Wert ( € Betrag = z.B. 17,20 € Rabatt) machen :
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(Screenshot oben): Hier sehen Sie auf der rechten Seite die Symbole, % und € die Sie durch anklicken aktivieren können. Zusätzlich sehen Sie außen (neben dem Betrag den Sie eingeben wollen) was nun angewendet wird. |
Sobald Sie Ihre Eingabe mit 
bestätigen, wird diese angewendet.
Zusammenfassend können Sie also den Preis ändern indem Sie:
- Den Preis ändern
- Die Position Rabattieren via % Angabe
- Die Position Rabattieren via € Angabe
Rabattierung löschen
Möchten Sie sämtliche Rabattierungen im Ticket aufheben, so können Sie diese mit 
entfernen.
Möchten Sie die Rabattierung nur bei bestimmten Postionen entfernen, so müssen Sie diese markieren und erneut mit entfernen (in diesem Bsp. wird also die Rabattierung von Positione 1 + 2 gelöscht):
Ticket abschließen
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Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, die Zahlung in mehreren Varianten zu hinterlegen. Hierzu müssen Sie nur die erwünschte Zahlungsart auswählen und tragen den Betrag ein, die mit dieser getätigt wurde und schließen den Vorgang/das Ticket wie üblich mit dem Erinnerung: Um ein Ticket abschließen zu können, darf kein Restbetrag offen sein! Ausgenommen sind die Zahlungsarten bei denen Sie Geld aus der Kassenlade entnehmen können bzw. Retourgeld noch zu zahlen ist. |
Wurde ein und die selbe Buchung versehentlich 2x ans POS geschickt, so kann nur ein Ticket abgeschlossen und bezahlt werden.
Bsp.: Folgende Buchung wurde bereits bezahlt, weil jedoch noch einmal versucht wurde die Buchung ans POS zu schicken, erscheint dieses Ticket als offen.
Versucht man nun das Ticket ein zweites Mal zu verrechnen, erscheint folgende Sicherheitsabfrage:
In diesem Fall sollten Sie auf "Abbrechen" klicken und das offene Ticket im POS löschen, da der Betrag ja schon eingenommen wurde.
Sie haben aber auch die Möglichkeit, den Betrag ein zweites Mal zu verrechnen, falls das so gewünscht ist. Wählen Sie dazu die entsprechende Referenzoption aus und klicken auf „Bezahlen“.
Der Betrag wird nun ein zweites Mal verrechnet und es wird eine zweite Rechnung zu ein und demselben Kunden erstellt.
Stellvertretung (Durchgangsposten)
Die Stellvertreter Funktion wird dann verwendet, wenn Sie Quittungen/Rechnungen im Namen von 3. Personen ausstellen.
Zunächst zu der Konfiguration dieser Funktion:
Die 3. Person müssen Sie als Lieferanten im System erfasst haben. Wie Sie den Lieferanten anlegen können finden Sie unter Artikelverwaltung - Warenwirtschaft.
Unter Artikel → Verwaltung → Stellvertretung können Sie diesen nun definieren:
Mit dem üblichen + Button können Sie nun angeben, ob dieser als 'im Namen von' und / oder als 'auf Rechnung von' Rechnungen stellen soll:
Im Namen von
Für die Erbringung der Leistung ist die 3. Person verantwortlich
Auf Rechnung von
Hier wird das Geld für die 3. Person eingenommen. Ähnlich wie der Treuhänder.
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Bitte beachten Sie, dass beim Lieferanten eine UID Nummer hinterlegt sein muss, um diese auswählen zu können. |
Nachdem Sie einen Stellvertreter angelegt haben, können Sie nun im System hinterlegen, welche Artikel nun im Namen des Stellvertreters in Rechnung gestellt werden.
Diesen können Sie bei sauberer Datenqualität direkt in eine Artikelkategorie hinterlegen. Somit haben sämtliche Artikel in dieser Artikelkategorie den Stellvertreter den Sie definieren:
Möchten Sie die Artikel lieber einzeln bei den gewünschten Stellvertretern hinterlegen, so müssen Sie diese über die Artikelverwaltung (bei ausgewähltem Artikel) auf die Bezugsquelle und diese hier hinterlegen.
Ist der gewünschte Lieferant noch nicht im System als Stellvertreter erfasst worden, so können Sie diesen wieder mit dem 
Button hinterlegen:
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Möchten Sie ein bestehenden Stellvertreter überschreiben, so müssen Sie (falls einer schon vorhanden ist) diesen lediglich anklicken, den erwünschten Lieferanten eingeben und speichern. Sollte der Stellvertreter jedoch aus der Artikelkategorie kommen, können Sie diesen nicht entfernen (überschreiben können Sie jederzeit). |
Nachdem Sie diese Einstellungen (einmalig!) vorgenommen haben, wird dieser bei richtiger Konfiguration der Vorlage (Quittung / Rechnung je nach Wunsch) visuell folgendermaßen dargestellt:
(Screenshot Quittung- in Progress)
Rechnung Storno
Möchten Sie eine Rechnung stornieren und es bestehen bereits Zahlungen, so erstellen Sie ein neues Ticket mit den Positionen darin, die Sie stornieren möchten!
Nun schließen Sie dieses Ticket mit der Angabe 'Menge -1' ab. Somit wird der Lagerstand (im Lager) und der Betrag (in der Tageslosung) angepasst bzw. eruiert.
Sollten Sie z.B. durch Schlechtwetter einem Kunden nur ein Teilbetrag von einem Artikel verrechnen, so können Sie auch in dem Storno diese rabattieren. Mehr zum Rabattieren sehen Sie oben unter 50899472.
Weiters können Sie auch nur einen Teil der Rechnung stornieren, nach dem gleichen Prinzip. Sie erstellen ein neues Ticket → fügen einzelne Positionen mit Menge -1 ein → schließen das Ticket ab. Hier ein Bsp. dazu:
Zunächst schließen wir für unser Beispiel ein Ticket mit folgendem Inhalt ab:
Nun schließen wir ein neues Ticket ab, in dem wir einen der Artikel mit -1 eingeben:
Die Darstellung der Bewegungen in der Kassa die in dem Bsp. eingegeben wurden, sehen Sie detailliert an der 50899472.
Tageslosung
Alle Eingaben am POS werden in der Tageslosung widergespiegelt.
In den Darstellungsoptionen haben Sie die Möglichkeit nach Zahlungsart, Chronologisch, Benutzer, Artikel oder nach Buchungsreferenz zu gruppieren.
Nachdem Sie eine Darstellungsoption ausgewählt haben, können Sie noch folgende Felder zur Detailsuche verwenden:
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In den Darstellungsoptionen 'Gruppieren nach' Chronologisch, Zahlungsart, Benutzername wird aufsteigend nach dem Datum sortiert. |
| Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
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Datum von bis | zu welchem Zeitraum soll ihre Suche eingrenzt werden | |
| Kunde | gesetzter Kunde wird gesucht | Vermittler kann auch als Kunde geführt werden, sollten dieser tatsächlich als 'Kunde' gesetzt werden. |
| Benutzer | Eingeloggter User | Die Suche nach Benutzern ist sehr hilfreich, sollten nicht mehrere Benutzer 1 Konto verwenden (wer hat wann/was verrechnet..). |
| Betrag von bis | Eingrenzen von gewünschten Beträgen | |
| Zahlungsart | FIltern nach bestimmten Zahlungsarten | |
| Vermittler | Filtern nach Rechnungen mit gesetztem Vermittler | Der Vermittler kann sowohl als 'Vermittler' als auch ein 'Kunde' in einer Rechnung hinterlegt werden. |
| Artikel | Filtern nach einem bestimmten Artikel | |
| Artikelkategorie | Filtern nach einer bestimmten Artikelkategorie | Hier werden alle Artikel angzeigt die dieser Kategorie zugeordnet sind. |
| Transaktions-Auswahl | Filtern nach Kassenbucheinträgen oder POS-Rechnungen | Sollten Sie z.B. einen Bericht drucken müssen, können Sie explizit danach filtern aus welchen Bereichen Ihre Einträge sind. |
| Stellvertretung | Filtern mit oder ohne Stellvertretern | |
| Stellvertreter | Filtern nach bestimmten Vertretern in dessen Namen Sie verkaufen | Hier können Sie nach einzelnen Stellvertretern suchen. |
| Textsuche | ||
| Rabattiert | Filtern nach rabattierten Rechnungen |
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Bitte beachten Sie, dass die Suche nach bestimmten Feldern je nach Darstellungsoption nur angeboten werden kann. Beispiel: Gruppieren Sie nach Benutzern, so können Sie das Feld 'Artikel suchen' nicht verwenden. |
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Auf der Höhe der Spalte 'Zahlungsart' besteht die Möglichkeit diese im Nachhinein zu ändern. |
Monatsstatistik
Pfad: POS → Monatsstatistik
Ähnlich wie bei der Tageslosung, haben Sie hier die Möglichkeit Ihre monatlichen Auswertungen in der GolfSuite zu machen.
Analog zur "Suche nach Artikeln" gibt es die Möglichkeit, die zu Grunde liegenden Daten gemäß Ihrer Suchkriterien, einzugrenzen.
Sie sehen hier die Abrechnungen aus dem POS Kassensystems, mit einer Zeitachse (1.Spalte) bzw. Artikelkategorie (1.Zeile) und den jeweiligen Quersummen.
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Kassabuch
Pfad: POS → Kassabuch
Das Kassenbuch ist an Ihre POS Gruppe + Kassenabschlussberichte gebunden. Sollten Sie also mehrere POS Gruppen definiert haben, so haben diese Gruppen automatisch auch eigene/unterschiedliche Kassenbücher + Berichte.
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Beim Erstellen einer POS Gruppe wird das Kassabuch automatisch erstellt/verknüpft. Sollten Sie jedoch bei einer bestehenden Gruppe das Kassabuch verwenden wollen, müssen Sie zu POS → «Verwaltung» → «Konfiguration» → «POS Gruppe» auswählen → Reiter «Registrieren» navigieren und mit «Kassa» anlegen folgendes eingeben: |
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Das Kassabuch wird auch auf der Tageslosung - in dem Filter Gruppieren nach 'Zahlungsart' + 'Benutzer' - widergespiegelt. Im Filter 'Artikel - Hauptkategorie' wird das Kassabuch nicht wiedergegeben, da man sich im Kassabuch auf keine Artikel bezieht. Da diese auch keine POS Ticket Nummer haben, sind manche Felder 'leer'. |
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Die Gesamtsumme des Kassabuchs (in der Tabellenansicht) die Sie sehen, bezieht sich immer auf den sichtbaren Bereich! Sollten Sie also 20 'Bewegungen' in Ihrem Kassabuch haben und Sie lassen sich nur 10 davon anzeigen, so wird die Summe von diesen 10 Bewegungen angezeigt. Siehe Beispiel: |
Wie Sie in der Abbildung unten erkennen können, befinden sich 11 Bewegungen in der Kassa und die Ansichtseinstellung ist auf 10 begrenzt. Daher berücksichtigt die Summe nur die 10 angezeigten Einträge.
In der folgenden Abbildung sehen Sie erneut 11 Bewegungen in der Kassa. Hier ist jedoch für die Anzeige '20' eingestellt worden. Somit werden sämtliche Bewegungen kalkuliert und angezeigt.
Ticketübersicht
Pfad: POS → Berichte → Ticketübersicht
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Nur Mitarbeiter mit den höchsten Benutzerrechten können die Ticketübersicht sehen. |
In der Ticketübersicht sehen Sie alle Tickets, die an der Kasse generiert wurden, einschließlich der gelöschten Tickets. Unter Ticketübersicht gibt es zwei verschiedene Bereiche - einen für POS-Tickets und einen für POS-Ticketelemente.
POS Ticket
Das POS-Ticket zeigt Ihnen die folgenden Informationen:
Ticket number: Die Nummer dem Ticket.
Gruppe: Die POS Gruppe.
Gerät: Der Gerätename.
Kunde: Der Kunde, für den dieses Ticket bestimmt war.
Seller: The seller for this ticket.
Verkäufer: Der Verkäufer für dieses Ticket.
User: Der Benutzer, der dieses Ticket erstellt hat.
Date Created: Datum, an dem das Ticket erstellt wurde.
Date Deleted: Datum, an dem das Ticket gelöscht wurde (falls vorhanden, ansonsten bleibt es leer).
Änderungsdatum: Die Zeit, zu der das Ticket zuletzt aktualisiert wurde (wenn es erstellt, gelöscht, bearbeitet, bezahlt usw.).
Zahlungsdatum: Der Tag, an dem das Ticket bezahlt wurde.
Gesperrt von: Wenn dieses Ticket gesperrt wurde, wer es gesperrt hat.
Gesperrt seit: Ab dem Zeitpunkt, an dem dieses Ticket gesperrt wurde.
Rechnungszahlung: Falls es sich bei diesem Ticket um eine Zahlung einer Rechnung handelt, hier ist die Rechnungsnummer.
Kundenkonto Aufladung: Dies wird markiert, falls Sie ein Kundenkonto aufladen.
POS Ticket Element
Die POS Ticket Elementen zeigen Ihnen alle Positionen, die an der Kasse gebucht wurden, in der Reihenfolge, in der sie gebucht wurden. Die Tabelle enthält die folgenden Informationen:
Angelegt am: Das Datum, an dem der Artikel zu einem Ticket hinzugefügt wurde.
Löschdatum: Das Datum, an dem der Artikel aus einem Ticket gelöscht wurde.
Zahlungsdatum: Das Datum, an dem der Artikel bezahlt wurde.
Artikel: Der Name des Elements.
Menge: Die Menge des Artikels.
Gesamtpreis: Der Gesamtpreis des/der Artikel(s).
Rabatt: Der für diesen Artikel gewährte Rabatt.
USt: MwSt-Betrag des Preises.
MwSt %: Der Mehrwertsteuersatz.
Preisbasis: Ob die Preisbasis Nettobetrag oder Bruttobetrag ist (basierend auf dem, was für das Produkt ermittelt wurde).
Last Updated: Das letzte Mal, wenn das Ticket aktualisiert wurde (wenn es erstellt, gelöscht, bearbeitet, bezahlt usw.).
Kassenabschlussberichte
Pfad: POS → Kassenabschlussberichte
Um diese erstellen zu können, benötigen Sie einen Kassenabschluss im Bereich «Kassabuch»
Es gelten folgende Prinzipien:
- Ist noch nie ein Kassenabschluss unter «Kassabuch» durchgeführt worden, so wird - nachdem Sie dies nachgeholt haben - der Abschlussbericht von Beginn an bis zu Ihrem 1.Kassenabschluss angezeigt. (Kann auf Sie zutreffen, sollten Sie diesen Bereich zum 1. Mal verwenden.)
- Es werden alle Umsatzbewegungen vom letzten Kassenabschluss bis zum aktuellen Kassenabschluss angezeigt.
Der Kassenabschlussbericht besteht aus folgenden Bereichen:
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Die ausgewählten bzw. angezeigten Bereiche, sind gemäß den Angaben des BMF erstellt worden. Zusätzlich haben Sie jedoch die Möglichkeit, gewisse zusätzliche Bereiche auszublenden (mehr Infos dazu unter "Ausdruck der Berichte"). |
Allgemeine Informationen
Zunächst werden Ihnen die allgemeinen Informationen zu Ihrem Bericht angezeigt. Wie oben beschrieben, wird Ihnen die Periode angezeigt.
Datenerfassungsprotokoll Übersicht
Hier sehen Sie den Anfangsbestand (Bestand vom letzten Kassenabschluss), den Endbestand (Bestand vom aktuellen Kassenabschluss) und alle Umsatzbewegungen vom Typus Bar (= alle Zahlungsarten bei denen Sie den Typus Bar hinterlegt haben)
Datenerfassungsprotokoll
Hier sehen Sie alle Bewegungen aus dem POS (vom Typus Bar) und dem Kassenbuch:
Weiters sehen Sie erneut den letzten Kassenstand und den aktuellen Kassenstand:
Warengruppenbericht
Hier werden Ihnen alle Umsätze angezeigt (Bar + Unbar)
Dieser besteht aus den am POS in Rechnung gestellten Artikeln ( = hier werden die Artikelkategorien angezeigt) und den unten angehängten Bewegungen aus dem Kassenbuch.
Finanzbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztem und aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach Bar/Unbar und Zahlungsmethoden.
Umsatzgruppenbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztemund aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach Steuersätzen + Bareingänge und Barausgänge aus dem Kassenbuch.
Bedienerbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztem und aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach den Benutzern.
Ausdruck der Berichte
Zuletzt gibt die Möglichkeit, dass Sie in der Tabellenauflistung (nach Auswahl der POS Gruppe) diese Berichte auch drucken können:
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Der Umsatzgruppenbericht, ist der einzige Bereich der laut BMF in einem Kassenabschlussbericht nicht dabei sein muss. Daher wird bei der Druckauswahl die Möglichkeit angeboten, diese nicht mit zu drucken. Ist Sie trotzdem erwünscht, müssen Sie nur die Checkbox selektieren (siehe Abbildung unten) |
Im Anhang können Sie nun auch noch die Tageslosung - in der gewünschten Darstellungsoption - drucken.
Häufig gestellte Fragen - FAQs
Rechnung wurde bereits beglichen. Ich bekomme das Ticket nicht weg an der Kassa!
1 Ticket wird bei 2 Rechnern (bzw. MitarbeiterInnen) gleichzeitig bearbeitet.
Das Ticket wird bei Rechner A verrechnet und geschlossen.
Das Ticket wird bei Rechner B weiterhin angezeigt, da kein automatischer Refresh stattfindet.
Versucht man nun die Rechnung zu löschen, wird man darauf hingewiesen:
Wieso sehe ich keine Artikel mehr an der Kassa?
Artikel werden an den Verkäufer an der Kassa angepasst, sodass nicht jeder alles verkaufen darf.
So muss man vermutlich nur die Kassa wechseln, womit das Problem gelöst ist.
Zusätzlich können Sie die Sektion + Lager des Artikel überprüfen ob diese mit der Info der POS Gruppe übereinstimmt.
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