Point of Sale steht für:
- Verkaufsort, der Ort des Verkaufs (z. B. im Einzelhandel oder in der Gastronomie)
- Kassenarbeitsplatz
- Kassensystem/Point-of-Service-System
Die Kassa ist ein Spiegelbild der Tageslosung. Diese wird mit einem leeren Ticket geöffnet, wo sie mit Artikel, Preis, Anschrift + Kunden definiert wird (die ebenfalls editierbar sind).
Darüber hinaus gibt es auch mehrere Schnittstellen, die vollintegriert an das POS angeknüpft sind (z.B. TeeTime Buchungen).
Zusätzlich zum POS, gibt es auch die Funktion 'Kassabuch'. Hier werden die Eingänge bzw. Ausgänge ohne eine Rechnung zu erstellen ermöglicht bzw. bietet sie den Tagesabschluss.
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Das Menü
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Da bereits die Konfiguration gezeigt wurde, im Folgenden nun ein konkreter Anwendungsfall:
Ticket erstellen
Für das Erstellen eines Tickets, hat man 2 Möglichkeiten:
- Mit dem + Button
- Wenn kein offenes Ticket besteht, in dem man einfach einen Artikel direkt auswählt
Kunden auswählen
Nachdem das Ticket erstellt worden ist, geben wir einen Kunden ein (hier kann auch ein "Platzhalter" ausgewählt werden, z.B. "Tagesgast". Sinnvoll, wenn Sie viele Tickets erstellen wollen, bei der Sie der Name des Kunden nicht interessiert.
Das automatische Setzen eines bestimmten Kunden kann unter "Kassa konfigurieren" (1. Schritt) eingestellt werden.
Sobald Sie den Fokus setzen (in der Abbildung unten ersichtlich) können Sie lokal nach Ihren Bestandskunden suchen.
Kunden über den Verband anlegen
Möchten Sie einen Kunden über den Verband suchen, navigieren Sie auf die Höhe, in der Sie den Kunden hinterlegen können (Abbildung unten) und drücken auf das + Symbol (erscheint erst wenn Sie die Maus hinbewegen).
Nun können Sie den Kunden über die Verbandsschnittstelle suchen:
Ist der Kunde dort auch nicht zu finden, so können Sie auf das "Männchen"-Symbol klicken, um die Anlage des Kunden lokal durchführen:
Adresse des Kunden
Man kann nun direkt im Ticket alle Angaben zum Kunden ändern.
Wichtig ist hier das "Hackerl" neben der Anschrift. Dieses besagt, dass diese Adresse für das Ticket herangezogen wird.
Bei bestehenden Adressen können Sie (sobald sie auf der Seite 'aufgeklappt' wurde) die Adresse und .
Um eine neu erstellte Adresse oder muss diese zuerst erstellt und abgespeichert werden.
Standardmäßig wird immer die Rechnungsadresse am POS selektiert.
Gibt es nur eine Postadresse, dann wird diese verwendet.
Sind jedoch beide nicht definiert, muss die Auswahl manuell getätigt werden.
Sie können die unter der Vorraussetzung, dass diese nicht als Rechnungs- oder Postadresse definiert ist.
Zusätzlich können Sie (zu der offenen Adresse) die Eingaben lassen.
Bewirkt man eine Änderung zu einer bestehenden Adresse, so können Sie diese mit in den Kundendaten + im Ticket abspeichern.
Neue Adresse anlegen
Hier könne Sie nun entscheiden, ob Sie nur in diesem 'POS (Ticket) verwendet' werden soll, oder ob die 'Kundenadresse in der Datenbank erstellt' wird.
Nachdem die Adresse ausgewählt wurde und die Adressansicht zugeklappt ist, sehen Sie nun auch die Auswahl (ohne erneut nachschauen zu müssen, welche definiert ist):
Ticket bearbeiten
Es gibt mehrere Möglichkeiten das Ticket noch weiter zu bearbeiten und zu individualisieren:
- Name des Artikels überschreiben (in den Namen hinein klicken)
- Anzahl des Artikels ändern (in die Menge hinein klicken)
- Preis des Artikels anpassen (in den Preis hinein klicken)
- Position des Artikels ändern (markierten Button anklicken und rechts außen verschieben)
- "Personalisieren": Ticket nur für Sie zu sehen (User bezogen)
- Sperren: Ticket kann nur von Ihnen bearbeitet werden (User bezogen)
Ticket - Artikel einzeln rabattieren/löschen/ändern
Die Logik, die hier angewendet wird, ist folgendermaßen:
Ist kein einzelner Artikel selektiert, so wirkt jede Funktion auf das ganze Ticket.
Beispiel: Ich möchte von 5 unterschiedlichen Artikel, einen löschen.
Dieser Artikel wird links auf der Seite (Nummerierung) selektiert (wodurch er erkennbar markiert wird) und gehe dann auf Löschen.
Rabattierung
Sie haben 3 verschiedene Möglichkeiten wie Sie den Preis des ausgewählten Artikels ändern können:
- Nach Auswahl des Artikel klicken Sie in das Feld Preis hinein und passen diesen an. Der Preis des Artikels wird nur für dieses eine Ticket geändert und dementsprechend auf der Quittung/Rechnung dargestellt:
- Sie selektieren die Position bzw. einen Artikel und wirken eine prozentuelle Rabattierung:
In diesem Bsp. { siehe unten }, wird die Rabattierung auf gleich 2 Artikel gewirkt. Diese können Sie auch mit mehreren Artikeln kombinieren, indem Sie diese auch auswählen. Wenn Sie keine Position auswählen, wirkt die Rabattierung auf alle Artikel.
- Das gleiche können Sie auch mit einem absoluten Wert ( € Betrag = z.B. 17,20 € Rabatt) machen :
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(Screenshot oben): Hier sehen Sie auf der rechten Seite die Symbole, % und € die Sie durch anklicken aktivieren können. Zusätzlich sehen Sie außen (neben dem Betrag den Sie eingeben wollen) was nun angewendet wird. |
Sobald Sie Ihre Eingabe mit bestätigen, wird diese angewendet.
Zusammenfassend können Sie also den Preis ändern indem Sie:
- Den Preis ändern
- Die Position Rabattieren via % Angabe
- Die Position Rabattieren via € Angabe
Rabattierung löschen
Möchten Sie sämtliche Rabattierungen im Ticket aufheben, so können Sie diese mit diese entfernen entfernen.
Möchten Sie die Rabattierung nur bei bestimmten Postionen entfernen, so müssen Sie diese markieren und erneut mit entfernen (in diesem Bsp. wird also die Rabattierung von Positione 1 + 2 gelöscht):
Ticket abschließen
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Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, die Zahlung in mehreren Varianten zu hinterlegen. Hierzu müssen Sie nur die erwünschte Zahlungsart auswählen und tragen den Betrag ein, die mit dieser getätigt wurde und schließen den Vorgang/das Ticket wie üblich mit dem ab (Siehe siehe unten). Erinnerung: Um ein Ticket abschließen zu können, darf kein Restbetrag offen sein! Ausgenommen sind die Zahlungsarten bei denen Sie Geld aus der Kassenlade entnehmen können bzw. Retourgeld noch zu zahlen ist. |
Wurde ein und die selbe Buchung versehentlich 2x ans Pos POS geschickt, so kann nur ein Ticket abgeschlossen und bezahlt werden.
Bsp.: Folgende Buchung wurde bereits bezahlt, weil jedoch noch einmal versucht wurde die Buchung ans POS zu schicken, erscheint dieses Ticket als offen.
Versucht man nun das Ticket ein zweites Mal zu verrechnen, erscheint folgende Sicherheitsabfrage:
In diesem Fall sollten Sie auf "Abbrechen" klicken und das offene Ticket im POS löschen, da der Betrag ja schon eingenommen wurde.
Sie haben aber auch die Möglichkeit, den Betrag ein zweites Mal zu verrechnen, falls das so gewünscht ist. Wählen Sie dazu die entsprechende Referenzoption aus und klicken auf „Bezahlen“.
Der Betrag wird nun ein zweites Mal verrechnet und es wird eine zweite Rechnung zu ein und demselben Kunden erstellt.
Stellvertretung (Durchgangsposten)
Die Stellvertreter Funktion wird dann verwendet, wenn Sie Quittungen/Rechnungen im Namen von 3. Personen ausstellen.
Zunächst zu der Konfiguration dieser Funktion:
Die 3. Person müssen Sie als Lieferanten im System erfasst haben. Wie Sie den Lieferanten anlegen können finden Sie unter Artikelverwaltung - Warenwirtschaft.
Unter Artikel → Verwaltung → Stellvertretung können Sie diesen nun definieren:
Mit dem üblichen + Button können Sie nun angeben, ob dieser als 'im Namen von' und ,/ oder als 'auf Rechnung von' Rechnungen stellen soll:
Im Namen von
Für die Erbringung der Leistung ist die 3. Person verantwortlich
Auf Rechnung von
Hier wird das Geld für die 3. Person eingenommen. Ähnlich wie der Treuhänder.
Warning | ||
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Bitte beachten Sie, dass beim Lieferanten eine UID Nummer hinterlegt sein muss, um diese auswählen zu können. |
Nachdem Sie einen Stellvertreter angelegt haben, können Sie nun im System hinterlegen, welche Artikel nun im Namen des Stellvertreters in Rechnung gestellt wirdwerden.
Diesen können Sie bei sauberer Datenqualität direkt in eine Artikelkategorie hinterlegen. Somit haben sämtliche Artikel in dieser Artikelkategorie den Stellvertreter den Sie definieren:
Möchten Sie die Artikel lieber einzeln bei den gewünschten Stellvertretern hinterlegen, so müssen Sie diese über die Artikelverwaltung (bei ausgewähltem Artikel) auf die Bezugsquelle und diese hier hinterlegen.
Ist der gewünschte Lieferant noch nicht im System als Stellvertreter erfasst worden, so können Sie diesen wieder mit dem Button hinterlegen:
Info | ||
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Möchten Sie ein bestehenden Stellvertreter überschreiben, so müssen Sie (falls einer schon vorhanden ist) diesen lediglich anklicken, den erwünschten Lieferanten eingeben und speichern. Sollte der Stellvertreter jedoch aus der Artikelkategorie kommen, können Sie diesen nicht entfernen (überschreiben können Sie jederzeit). |
Nachdem Sie diese Einstellungen (einmalig!) vorgenommen haben, wird dieser bei richtiger Konfiguration der Vorlage (Quittung / Rechnung je nach Wunsch) visuell folgendermaßen dargestellt:
(Screenshot Quittung- in Progress)
Rechnung Storno
Möchten Sie eine Rechnung stornieren und es bestehen bereits Zahlungen, so erstellen Sie ein neues Ticket mit den Positionen darin, die Sie stornieren möchten!
Nun schließen Sie dieses Ticket mit der Angabe 'Menge -1' ab. Somit wird der Lagerstand (im Lager) und der Betrag (in der Tageslosung) angepasst bzw. eruiert.
Sollten Sie z.B. durch Schlechtwetter einem Kunden nur ein Teilbetrag von einem Artikel verrechnen, so können Sie auch in dem Storno diese Rabattierenrabattieren. Mehr zum Rabattieren sehen Sie oben unter Kassa-Rabattierung.
Weiters können Sie auch nur ein einen Teil von der Rechnung Stornieren stornieren, nach dem gleichen Prinzip. Sie erstellen ein neues Ticket → fügen einzelne Positionen mit Menge -1 ein → schließen das Ticket ab. Hier ein Bsp. dazu:
Zunächst schließen wir für unser Beispiel ein Ticket mit folgendem Inhalt ab:
Nun schließe ich schließen wir ein neues Ticket ab, in der dem wir 1 einen der Artikel mit -1 eingeben:
Die Darstellung der Bewegungen in der Kassa die in dem Bsp. eingegeben wurden, sehen Sie detailliert an der Kassa-Tageslosung.
Tageslosung
Alle Eingaben am POS werden in der Tageslosung widerspiegeltwidergespiegelt.
In den Darstellungsoptionen haben Sie die Möglichkeit nach Zahlungsart, Chronologisch, Benutzer, Artikel Artikel oder nach Buchungsreferenz zu gruppieren.
Nachdem Sie eine Darstellungsoption ausgewählt haben, können Sie noch nach folgenden folgende Felder zur Detailsuche verwenden:
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In den Darstellungsoptionen 'Gruppieren nach' Chronologisch, Zahlungsart, Benutzername wird aufsteigend nach dem Datum sortiert. |
Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
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Datum von bis | zu welchem Zeitraum soll ihre Suche eingrenzt werden | |
Kunde | gesetzter Kunde wird gesucht | Vermittler kann auch als Kunde geführt werden, sollten dieser tatsächlich als 'Kunde' gesetzt werden. |
Benutzer | Eingeloggter User | Die Suche nach Benutzern ist sehr Hilfreichhilfreich, sollten nicht mehrere Benutzer 1 Konto verwenden (Wer wer hat wann/was verrechnet..). |
Betrag von bis | Eingrenzen von gewünschten Beträgen | |
Zahlungsart | FIltern nach bestimmten Zahlungsarten | |
Vermittler | Filtern nach Rechnungen mit gesetztem VermitterlVermittler | Der Vermittler kann sowohl als 'Vermittler' als auch ein 'Kunde' in einer Rechnung hinterlegt werden. |
Artikel | Filtern nach einem bestimmten Artikel | |
Artikelkategorie | Filtern nach einer bestimmten Artikelkategorie | Hier werden alle Artikel angzeigt die dieser Kategorie zugeordnet sind. |
Transaktions-Auswahl | Filtern nach Kassenbucheinträge Kassenbucheinträgen oder POS-Rechnungen | Sollten Sie z.B. ein einen Bericht drucken müssen, können Sie explizit danach Filtern filtern aus welchen Bereich Bereichen Ihre Einträge sind. |
Stellvertretung | Filtern mit oder ohne Stellvertretern | |
Stellvertreter | Filtern nach bestimmten Vertretern in dessen Namen Sie verkaufen | Hier können Sie nach einzelnen Stellvertretern suchen. |
Textsuche | ||
Rabattiert | Filtern nach rabattierten Rechnungen |
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Bitte beachten Sie, dass die Suche nach bestimmten Feldern je nach Darstellungsoption nur angeboten werden kann. Beispiel: Gruppieren Sie nach Benutzern, so können Sie das Feld 'Artikel suchen' nicht verwenden. |
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Auf der Höhe von der Spalte 'Zahlungsart' besteht die Möglichkeit diese im Nachhinein zu ändern. |
Monatsstatistik
Pfad: POS → Monatsstatistik
Ähnlich wie bei der Tageslosung, haben Sie hier die Möglichkeit Ihre monatlichen Auswertungen in der GolfSuite zu machen.
Analog zur "Suche nach Artikeln" gibt es die Möglichkeit geboten, die zu Grunde liegenden Daten gemäß Ihrer Suchkriterien, einzugrenzen.
Sie sehen hier die Abrechnungen aus dem POS Kassensystems, mit einer Zeitachse (1.Spalte) bzw. Artikelkategorie (1.Zeile) und den jeweiligen Quersummen.
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Kassabuch
Pfad: POS → Kassabuch
Das Kassenbuch ist an Ihre POS Gruppe + Kassenabschlussberichte gebunden. Sollten Sie also mehrere POS Gruppen definiert haben, so haben diese Gruppen automatisch auch eigene/unterschiedliche Kassenbücher + Berichte.
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Beim Erstellen einer POS Gruppe wird das Kassenbuch Kassabuch automatisch erstellt/verknüpft. Sollten Sie jedoch bei einer bestehenden Gruppe das Kassenbuch Kassabuch verwenden wollen, müssen Sie zu POS → «Verwaltung» → «Konfiguration» → «POS Gruppe» auswählen → Reiter «Registrieren» navigieren und mit «Kassa» anlegen folgendes eingeben: |
Gemäß den Vorschriften des BMF ( = Bundesministerium für Finanzen) gibt es hier klare Definition für folgende 'Begriffe' im Kassenbuch:
- (Bar)Einnahmen: Sind Sind z.B. Rechnungen, die Sie im POS ausgestellt haben und immer versteuert sind. Hierzu zählen auch die Stornos (negative Einnahmen).
- Bareingänge: Es Es gibt keine Rechnungen, kein Steuersatz wird angewendet (auch nicht 0%). Das ist z.B. eine Geldrolle also Wechselgeld)
- (Bar)Ausgaben: Externe Externe Einkäufe wie z.B. im Warenhandel ( Druckerpapier, Patrone,.... d.h. Sie bekommen eine Rechnung, die versteuert ist).
- Ausgänge: Hierzu Hierzu zählt z.B. das Leeren der Kassa.
Info | ||
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Die oben aufgelisteten Zahlungstypen, können Sie in den Abbildern Abbildungen (unten) unter Zahlungstyp auswählen. |
Die Beträge, die im Kassensollstand nun berücksichtigt werden, sind jene Beträge aus den Tickets - mit der ausgewählten Zahlungsart - die auch abgeschlossen worden sind.
D.h.: Wenn Sie ein Ticket im POS abschließen (=Rechnung mit fortlaufender Nummer) mit der auswählten Zahlungsart (Bar), so wird das - je nach Eingabe - Ihrem Kassenstand gutgeschrieben bzw. abgezogen.
Neben dem üblichen Kassenabschluss - können Sie diese Funktion auch dafür verwenden - wenn Sie untertags z.B. den Kassenstand übergeben und eine andere Person übernimmt. (z.B. Wechsel im Sekretariat)
Die Funktion 'Kassenabschluss' ist im/auf dem Betrag (blau) hinterlegt (nach klicken auf den Betrag wird die "Kassa abgeschlossen").
Note | ||
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Blauer Betrag den Sie neben dem Gerätenamen sehen, ist der Kassensollstand. Gesamtbetrag (letzte Zeile in der Tabelle): Transaktionen aus dem Kassenbuch (Beträge, die Sie hier hinterlegt haben - immer mit dem Typ 'Bar'). |
Der Betrag besteht also aus Ihren Einträgen im KassenbuchKassabuch (auch Handkassa genannt) + den Tickets aus dem POS System, die Sie laut der POS Konfiguration im Reiter «Kassa» hinterlegt und bezahlt/abgeschlossen haben.
Die einzelnen Einträge der Funktion 'Kassenabschluss' befinden sich im unteren Bereich der Ein- bzw. Ausgänge in Ihrem KassenbuchKassabuch.
Das Resultat:
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Das Kassenbuch Kassabuch wird auch auf der Tageslosung - in dem Filter Gruppieren nach 'Zahlungsart' + 'Benutzer' - widergespiegelt. Im Filter 'Artikel - Hauptkategorie' wird das Kassenbuch Kassabuch nicht wiedergegeben, da man sich im Kassenbuch Kassabuch auf keine Artikel bezieht. Da diese auch keine POS Ticket Nummer haben, sind manche Felder 'leer'. |
Warning | ||
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Die Gesamtsumme des Kassenbuchs Kassabuchs (in der Tabellenansicht) die Sie sehen, bezieht sich immer auf den sichtbaren Bereich! Sollten Sie also 20 'Bewegungen' in Ihrem Kassenbuch Kassabuch haben und Sie lassen sich nur 10 davon anzeigen, so wird die Summe von diesen 10 Bewegungen angezeigt. Siehe Beispiel: |
Wie Sie am Abbild in der Abbildung unten erkennen können, befinden sich 11 Bewegungen in der Kassa und die Ansichtseinstellung ist auf 10 begrenzt. Daher berücksichtigt die Summe nur die 10 angezeigten Einträge.
Im In der folgenden Abbild Abbildung sehen Sie erneut 11 Bewegungen in der Kassa. Hier ist jedoch für die Anzeige '20' eingestellt worden. Somit werden sämtliche Bewegungen kalkuliert und angezeigt.
Kassenabschlussberichte
Pfad: POS → Kassenabschlussberichte
Um diese erstellen zu können, benötigen Sie einen Kassenabschluss im Bereich «Kassabuch»
Es gelten folgende Prinzipien:
- Ist noch nie ein Kassenabschluss unter «Kassabuch» durchgeführt worden, so wird - nachdem Sie dies nachgeholt haben - der Abschlussbericht von Beginn an bis zu Ihrem 1.Kassenabschluss angezeigt. (Kann auf Sie zutreffen, sollten Sie diesen Bereich zum 1. Mal verwenden.)
- Es werden alle Umsatzbewegungen vom letzten Kassenabschluss bis zum aktuellen Kassenabschluss angezeigt.
Der Kassenabschlussbericht besteht aus folgenden Bereichen:
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Die ausgewählten bzw. angezeigten Bereiche, sind gemäß den Angaben des BMF erstellt worden. Zusätzlich haben Sie jedoch die Möglichkeit, gewisse zusätzliche Bereiche auszublenden (Mehr mehr Infos dazu unter "Ausdruck der Berichte"). |
Allgemeine Informationen
Zunächst werden Ihnen die allgemeinen Informationen zu Ihrem Bericht angezeigt. Wie oben beschrieben, wird Ihnen die Periode angezeigt.
Datenerfassungsprotokoll Übersicht
Hier sehen Sie den Anfangsbestand (Bestand vom letzten Kassenabschluss), den Endstand Endbestand (Bestand vom aktuellen Kassenabschluss) und alle Umsatzbewegungen vom Typus Bar (= alle Zahlungsarten bei denen Sie den Typus Bar hinterlegt haben)
Datenerfassungsprotokoll
Hier sehen Sie alle Bewegungen aus dem POS (vom Typus Bar) und dem Kassenbuch:
Weiters sehen Sie erneut den letzten Kassenstand und den aktuellen Kassenstand:
Warengruppenbericht
Hier werden Ihnen alle Umsätze angezeigt (Bar + Unbar)
Dieser besteht aus dem, den am POS in Rechnung gestellten Artikel Artikeln ( = hier werden die Artikelkategorien angezeigt) und den unten angehängten Bewegungen aus dem Kassenbuch.
Finanzbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztem - und aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach Bar/Unbar und Zahlungsmethoden.
Umsatzgruppenbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztem- und letztemund aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach Steuersätzen + Bareingänge und Barausgänge aus dem Kassenbuch.
Bedienerbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztem - und aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach den Benutzern.
Ausdruck der Berichte
Zuletzt gibt die Möglichkeit, dass Sie in der Tabellenauflistung (nach Auswahl der POS Gruppe) diese Berichte auch drucken können:
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Der Umsatzgruppenbericht, ist der einzige Bereich der laut BMF in einem Kassenabschlussbericht nicht dabei sein muss. Daher wird bei der Druckauswahl die Möglichkeit angeboten, diese nicht mit zu drucken. Ist Sie trotzdem erwünscht, müssen Sie nur die Checkbox selektieren (siehe Abbild Abbildung unten) |
Im Anhang können Sie nun auch noch die Tageslosung - in der gewünschten Darstellungsoption - drucken.
Häufig gestellte Fragen - FAQs
Rechnung wurde bereits beglichen. Ich bekomme das Ticket nicht weg an der Kassa!
1 Ticket wird bei 2 Rechnern (bzw. MitarbeiterInnen) gleichzeitig bearbeitet.
Das Ticket wird bei Rechner A verrechnet und geschlossen.
Das Ticket wird bei Rechner B weiterhin angezeigt, da kein automatischer Refresh stattfindet.
Versucht man nun die Rechnung zu löschen, wird man darauf hingewiesen:
Wieso sehe ich keine Artikel mehr an der Kassa?
Artikel werden an den Verkäufer an der Kassa angepasst, sodass nicht jeder alles verkaufen darf.
So muss man vermutlich nur die Kassa wechseln, womit das Problem gelöst ist.
Zusätzlich können Sie die Sektion + Lager des Artikel überprüfen ob diese mit der Info der POS Gruppe übereinstimmt.
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