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Il calendario TeeTimes rappresenta l'arco temporale in cui è possibile prenotare un Green Fee.
Nella GolfSuite sono integrate molteplici funzioni, ad esempio le regole per la prenotazione degli orari di partenza e il successivo eventuale storno.
La corretta configurazione e utilizzo del calendario permette di ottimizzare e migliorare il lavoro della segreteria.
Il calendario TeeTimes può essere collegato e integrato alla gestione incassi e alle statistiche.
Il Menù
Prenotazioni
Una volta generato il calendario, è possibile inserire le prenotazioni.
Occorre solamente posizionare il mouse sull'orario di partenza desiderato.
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Per eseguire una prenotazione, è necessario inserire un giocatore nel campo arancione obbligatorio. Se si prenotano quindi più giocatori e si desidera in seguito eliminare il primo, bisognerà spostare uno degli altri giocatori nel primo campo (vedi screenshot seguente). |
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| title | Intermediario |
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Qualora sia stato impostato, è possibile inviare il pagamento del Greenfee direttamente alla cassa 
È possibile modificare da questa schermata anche i dati della ricevuta (per maggiori informazioni vedere Funzioni aggiuntive - Fatturazione).In caso si voglia scegliere una prenotazione collegata, questa sarà vincolata alla prossima partenza disponibile (secondo le impostazioni e la durata del gioco che sono state configurate, per approfondimenti vedere Tee Time collegato - impostazione dell'orario).
Raggruppamento dei Greenfee
È possibile visualizzare la scelta dei Greenfee per gruppi (es. "9 buche" oppure "Greenfee 18 buche Feriale"). Per avere questa visualizzazione tutti gli articoli devono essere stati configurati con la stessa "categoria articolo" e devono essere stati raggruppati nel "tipo articolo" come Greenfee. (Database articoli, crea articolo, tipo di articolo).
Se si desidera selezionare un'altro articolo, ad esempio nel caso di un errore di battitura o di una tariffa speciale, sceglierlo come illustrato nello Screenshot sottostante
Ricerca giocatore
- Se il giocatore è stato già registrato una volta, i suoi dati saranno automaticamente salvati nel sistema. Non sarà necessario inserirli di nuovo.
- Se per il giocatore non viene trovato nessun dato nella banca dati del circolo, è possibile effettuare una ricerca all'interno della banca dati della federazione. Qualora non venissero trovati dei risultati neanche all'interno della banca dati della federazione, è possibile comunque inserire manualmente il giocatore, cliccando sull'icona dell'omino e inserendone i dati anagrafici. (vedi screenshot)
In un giocatore dovessero già essere inseriti nella Suite (nome e cognome corrispondenti), il sistema ci segnalerà di utilizzare i dati già presenti.
In caso di effettiva omonimia, per poter procedere con la registrazione di un nuovo giocatore sarà necessario inserire la data di nascita.
Funzioni aggiuntive
Fatturazione
Durante il processo di prenotazione teetime sarà possibile (non obbligatorio) selezionare come dovrà essere emessa la fattura.
In questa schermata è anche possibile stampare il Tag per la sacca.
Noleggio
In questa schermata si potranno inoltre selezionare gli articoli a noleggio per il greenfee.
Ad esempio: un giocatore ha prenotato un TeeTime da 18 buche alle 12:00 (la durata di gioco è stata impostata per 4h40min). L'articolo da noleggio selezionato sarà quindi nuovamente disponibile solo dalle 16:40.
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Finestra di comunicazione
In questa finestra sarà possibile inviare una e-mail oppure un SMS. Inoltre è possibile inviare una comunicazione anche agli hotel partner o agli agenti con cui collaborate.
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Come si può notare nello screenshot sottostante, nella finestra di comunicazione viene visualizzato se per il cliente è stato salvato un numero di telefono o un indirizzo e-mail come mezzo di comunicazione principale (nella Golfsuite è possibile salvare indirizzi mail o numeri di telefono, fleggandoli come "canali di comunicazione non principali", ad esempio nel caso un giocatore non desideri ricevere Mail o SMS. (in questo caso non è stato inserito né un numero di cellulare né un indirizzo e-mail) |
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Le informazioni del testo di prenotazione sono suddivise in 2 righe: da un lato il testo per l'invio di un orario di partenza e dall'altro lo spazio riservato al testo per la cancellazione di un orario. In base al mezzo di comunicazione che si desidera utilizzare, sarà possibile scegliere il testo della mail o dell' SMS. |
È possibile personalizzare il testo del messaggio sia per le mail che per gli SMS
Spostare una prenotazione
Per spostare una prenotazione, selezionare la prenotazione esistente e cliccare sull'icona 
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In fondo al calendario Tee Time vi sarà confermato che il Flight è stato copiato ed aggiunto agli appunti. A questo punto, cliccando sulla freccia, la prenotazione può essere spostata o copiata.
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Si raccomanda di tenere presente che non è possibile spostare un orario di partenza che è stato già pagato. Con il pagamento della partenza viene confermato che il giocatore inizierà a giocare a quell'orario. |
Cancellare una prenotazione
Per cancellare una prenotazione bisogna selezionare l'orario di partenza prenotato e scegliere "Annulla Teetime". Si prega di considerare che, se presenti più giocatori da cancellare, sarà necessario spuntare la casella "cancella anche tutti gli altri tee-time dello stesso flight?". È altresì possibile comunicare la cancellazione al giocatore interessato tramite SMS o mail.
Ricerca prenotazioni
Dal calendario Tee Time, cliccare sulla lente di ingrandimento.
Sarà così possibile effettuare una ricerca nelle prenotazioni secondo vari criteri con l'aiuto dei filtri. Questa funzione è altresì utile per vedere quanto frequentemente sono stati giocati green fee, da chi, quando sono stati prenotati ed eventualmente cancellati. Inoltre è possibile vedere chi ha eseguito la prenotazione, se il giocatore stesso tramite il portale o la segreteria (e che utente nello specifico), se la prenotazione è stata cancellata, quando e da chi.
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Impostazioni prenotazioni Tee Time
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Qui è possibile scegliere:
- da che ora a che ora visualizzare il tee time una volta entrati
- quale percorso è quello mostrato per prima.
- ogni quanti minuti si deve aggiornare
- E quanti minuti devono essere mostrati nell'asse y.
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Qualora questo punto non venisse spuntato, verrà scelto come giocatore sempre quello che è presente nella banca dati. Se quindi volete aggiungere un ospite giornaliero che non è ancora presente nella GolfSuite, dovrete aggiungerlo tramite la ricerca nella banca dati della federazione. |
Modalità di pagamento al POS
È possibile creare un unico conto per vari giocatori, a prescindere se questi siano tutti nella stessa prenotazione o nello stesso flight. Il pagamento al POS può avvenire quindi per tutti insieme oppure facendo dei conti separati.
Tipologia A (pagamento singolo a conti separati)
Trascinando il mouse sul giocatore selezionato, sarà possibile cliccare sul simbolo a destra del POS (vedi screenshot) per poter pagare il singolo tee time attraverso il POS. Così facendo, verrà emesso un ticket solo per il giocatore selezionato.
Infine bisognerà scegliere in quale cassa verrà pagato il ticket:
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Gli articoli che vengono mandati in cassa, devono rispecchiare la configurazione del gruppo POS (es. se per i Greenfee è stato configurato il venditore A, provando a inviare l'articolo Greenfee al POS dove ha accesso solo il venditore B riceverete una segnalazione di errore). |
Tipologia B (pagamento dell'intera prenotazione in un conto unico)
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Tipologia C (conto unico di vari giocatori o di varie prenotazioni)
Apple: cliccare su "cmd + nome del giocatore" per selezionare le varie prenotazioni. Con la stessa combinazione di tasti è possibile selezionare anche vari giocatori che non sono collegati tra loro (vedi screenshot qui sotto).
Windows: "ctrl + nome del giocatore" per selezionare le varie prenotazioni. Con la stessa combinazione di tasti è possibile selezionare anche vari giocatori che non sono collegati tra loro (vedi screenshot qui sotto).
Tutti i giocatori che sono stati selezionati nello screenshot come esempio, sono stati evidenziati in arancione. Resterebbe a questo punto solo da decidere quale di questi giocatori sarà colui che salderà il conto. Una volta individuato chi è che pagherà l'intero importo, basta passare con il mouse sul suo nome e selezionare l'icona 
. Così facendo, per questo giocatore verrà creato un ticket in cassa che comprende gli importi da pagare di tutti i giocatori selezionati.
una connessione completamente integrata al sistema POS.
Inoltre, vengono anche tenute delle statistiche.
Il Menù
