Per jaar moet er natuur ook de jaar facturatie gedraaid worden. Wij zullen hier de stappen doorlopen om dit tot een goed einde te krijgen.
1. Klik op Facturen…
2. Ga naar Facturering…
3. En kies dan “Factureringsprocessen”
4. Klik op de groene plus voor nieuwe run
Hier gaat u aangeven welke facturen uw uit het systeem wenst te halen.
5. Geef de run een naam
6. Kies de verkoper
Dit is vaak de golfbaan of de club. Als er sprake is van een gescheiden administratie.
8. Geeft het volgende factuur moment in
Bij ieder lid staat tot wanneer hij heeft betaald en wat het volgende factuur moment is. Vaak is er betaald t/m 31-12 en is het volgende factuur moment 1-1. Geeft hier dus de begin datum in van het jaar dat u wil gaan factureren.
9. Kies de juiste eenheid
Dit is optioneel als er verschillen zijn.
10. Geef een tag in
11. Geef een factuur datum in
12. Click on Opslaan
De parameter voor de run zijn nu ingesteld.
13. Selecteer de run on de Factureringsprocessen die net is gemaakt
14. Daar onder kiest u dan voor Details processtap
Hier gaan we nu een overzicht maken van alle facturen die klaar staan.
15. Klik op Factureringsprocesdetails genereren
16. Click on Factureringsprocesdetails genereren
Nu worden alle gegevens/details opgehaald uit het systeem en weer gegeven in het tabel er onder.
17. U kunt nu alle mensen na lopen en controleren of alles klopt.
Er bestaat ook een optie om een excel formulier te krijgen waar alles is geordend op verschillende vlakken. Kies dan voor Voorbeeld factureringsproces.
18. Click on Voorbeeld van factureringsproces genereren
Er wordt nu een excel bestand gemaakt van alle facturen ter controle
19. Indien u nog wat wenst aan te passen kan dat nu nog.
U kunt op basis van filters zoeken naar de juiste mensen en daarna wat aanpassen.
20. Als alles goed en naar wens is klikt u op “Facturen genereren”
LET OP, nadat alles is aangemaakt kan dit niet in 1 keer ongedaan gemaakt worden. U zult per lid dan de facturen handmatig moeten annuleren.
21. Indien alles goed is druk dan op “Facturen genereren”
Alle facturen worden nu klaar gezet.
22. Om de facturen te bekijken drukt u op “Gegenereerde facturen”
23. Als laatste stap moeten de faturen nog gemaakt worden volgens de sjablonen welke u heeft.
Het kan zijn dan bepaalde lidsoorten een andere factuur krijgen dan anderen. Wel of geen btw weergave, of misschien een verzamel factuur. Bij deze stap kunt u eerst de juiste mensen filteren en daarna op Facturen genereren drukken. Dan kunt u de juiste sjabloon kiezen.
Let op: DIt is geen must, krijgt iedereen de zelde factuur dan is dat uiteraard mogelijk en hoeft u niet te filteren.
24. In dit geval kiezen we voor het VGM3 sjabloon
25. klik op Facturen genereren
26. Na het verversen is de printer blauw. Je kan nu de factuur bekijken.
27.Blauwe printer
28. klik op Factuur afdrukken
U krijgt nu een voorbeeld te zien van de factuur.
29. Facturen verzenden
Als er voor alle mensen een factuur is gemaakt, kunnen deze worden verzonden. Klik hiervoor op Email. Ook hier bestaat de optie om eerst een filter toe te passen. Zodat er eventueel verschillende email sjablonen kunnen worden gebruikt. Ook dit is optioneel.
30. Kies een juiste template welke u wil invoegen voor de email
Hierna kunt u nog gewoon losse tekst invoeren, voor dat u de email verzend.
31. klik op Invoegen
32. Het factuurdocument wordt automatisch bijgevoegd tijdens het verzendproces
De factuur zit dus al in de bijlage en hoef u niet toe te voegen.
33. Als laatste stap, klik op verzenden
Alle email zijn verzonden naar u leden. Maakt u gebruik van SEPA vergeet dan niet om de laatste stappen te zetten zoals hier beschreven.
