Clients

Où chercher un client?

1. Depuis recherche rapide dans le menu client:

   

2. Depuis la création d’un client: Fédération et LeClub Golf

   

   Que vous trouvez dans le menu clients, caisse et départs :

   Screen Recording 2024-07-09 at 12.17.15.mov

3. Depuis le HUB API

a. Allez sur FFG…

b. Allez sur HUB API

c. Rechercher joueur

d. Utilisateurs

Puis créer le client si vous souhaitez l’ajouter dans la suite :

Comment ajouter une carte ID ?

1. Aller dans la fiche du client puis:

2. Ajouter une carte

3. Passer la carte sur le lecteur

4. Donner un nom

5. Créer

Où peut-on trouver des raccourcis pour arriver dans la fiche du client ?

Événements :

Teesheet :

Réservation :

Caisse :

Cours individuelle (calendrier) :

Facture

Comment retrouver les clients avec « Empreintes CB non renseignées» 

Depuis la gestion des client vous le filtre a votre disposition :

ici vois avez les filtres enregistrés

ici vous pouvez créer un nouveau

Dans les filtres enregistrés er vous avez:

Si vous ne le trouvez pas vous pouvez le créer vous même :

Cliquez ici pour lancer la recherche.

Comment retrouver les clients avec une facturation mensuelle à date d'échéance passée ?

Pour cela vous avez ce filtre:

Vous obtiendrez les clients ayant une date d’échéance dans la facturation périodique qui est passée.

Comment retrouver les clients avec « paiements prélèvements non passés »

Dans la facturation, vous disposez d'une fonction filtre. Voici un exemple d'un filtre enregistré :

Celui-ci vous affichera les factures impayées par carte bancaire.

Sélectionnez le filtre préenregistré, puis allez sur . Là, vous verrez le contenu du filtre. Vous constaterez qu'il faudra mettre à jour les dates et les tags.

Vous pouvez également ajouter un critère, par exemple la date d'échéance, si vous souhaitez afficher uniquement les clients en retard.

Caisse

Comment ajouter et supprimer une réduction?

1. Aller dans RÉDUCTION

2. Ajouter

3. Cliquez sur les 3 points

4. Supprimer réduction

Comment offrir une réduction sur un produit si plusieurs sont sélectionnés ?

1. Sélectionnez le produit

2. RÉDUCTION

3. 10%

4. Seulement ce produit bénéficie de la réduction.

5. Pour supprimer la réduction, sélectionnez le produit.

6. Les 3 petits points

7. Supprimer réduction.

8. La réduction est supprimée.

Où puis-je imprimer le reçu du terminal de paiement ? 

Entre le moment ou vous envoyer le montant sur le terminal de payement et la finalisation du ticket.

Comment faire un remboursement en renvoyant la facture d'une transaction terminée à la caisse.

Ce scénario sera le plus susceptible de se produire.

Vous venez de remplir un ticket, mais vous remarquez que quelque chose s'est mal passé, par exemple :

1. Mauvais montant facturé

2. Mauvais mode de paiement sélectionné

3. Mauvais produit sélectionné

4. Produit défectueux donc le client souhaite un remboursement

Vous pouvez maintenant accéder à la facture correspondante des tickets sous :

• Factures → Aperçu des factures

  Choisissez l'option suivante :

  

  Choisissez « Remboursement » :

  

  Ou

• Même chose que ci-dessus, mais via : Clients → Gestion des clients → Factures.

  Ou

• Cliquez sur le bouton orange, sélectionnez « Remboursement de la facture » et recherchez la bonne facture :

  

  

Ce faisant, un nouveau ticket sera ouvert - toutes les positions de produits étant définies comme une quantité négative :

Choisissez le mode de paiement, cliquez sur le symbole étoile et terminez le remboursement (cliquez sur la coche verte).

Il s'agit désormais d'un remboursement complet, visible sous Recette journalière - une nouvelle facture a été créée :

 Comment ajouter une note dans la facturation ?

1. Dans la facturation retrouvez la facture puis: Modifier

2. Ajouter la remarque

3. OK

4. vous la retrouvez sous ‘informations de facturation’

Comment trouver les factures avec un montant ouvert ?

Utiliser le filtre, choisissez « paiement » « est 0 ».

Et vous avez toutes les factures avec un montant dû :

Les produits

Comment faire un bon de livraison

1. Cliquez Gestion produits…

2. Cliquez Gestion des stocks…

3. Cliquez Bon de livraison

4. Cliquez +

5. Cliquez Nouveau

6. Cliquez Bon de livraison

7. Chercher fournisseur

8. Cherchez vendeur

9. Cliquez sur vendeur

10. Cherchez emplacement

11. Date du bon

12. Date de livraison

13. Ajouter produit

14. Sélectionnez Article

15. Chercher produit

16. Quantité

17. V

18. Créer

19. Créer

 Ventes de carnets (greenfee, voiturettes, cours,…)

1. Allez en caisse et et vendez le carnet, vous le retrouverez dan ‘recherche’:

   

2. Aller dans la fiche du client et ajouter le 'Tag' correspondant au carnet que vous venez de vendre:

   
   

3. Le client fait une réservation. Lorsque vous faites un devis pour cette reservation, vous voyez l’information sur la règle. Ici ‘carnet 10 voiturette’ monogolf, cela veut dire que le carnet est pris en compte dans cette reservation:

   

4. Faites le suivi: vous retrouvez, dans la fiche du client sous ‘Statistique du client’, la consommation du carnet:

   

Carnet cours:

C’est le même processus,

1. vendez le carnet en caisse:

   

2. Attribuez le tag:

   

3. Les reservation se font dans le calendrier: la reservation affiche 0€:

   

4. Le suivi se fait dans les statistiques du client:

   

Événements

Les réservations

Comment faire un devis pour un départ ?

1. Choisissiez un départ

2. Ajoutez le client

3. Option: ajoutez un produit de location

4. P.ex. une voiturette

5. Facturation

6. Devis Réservation

7. Vous avez le devis et la règle qui est appliquée !

8. Confirmez le départ alors : ok. Sinon : annuler.

Où puis-je trouver les réservations d'agents ?

 1 Dans la Teesheet:

2 Dans la liste des réservations départs

Utiliser le filtre avec le nom de l’agent

Utiliser le filtre 'agent' pour avoir tous les agents

3 Dans la liste des réservations

Puis utiliser le filtre:

ou

4 Dans la fiche client de l’agent

Où peut-on voir quelle règle est appliquée pour un GreenFee ?

1 Allez sur le départ dans la TeeSheet

2 Dans le départ sous ‘Facturation’

Modifier le départ puis allez dans ‘Facturation’:

3 Dans la liste des réservations

Soit dans la fiche du client soit dans le menu réservations → liste des réservations

Que signifient les symboles dans la TeeSheet ?

• Heure(s) de départ disponible(s)

  • Dans chaque heure de départ, l'heure est affichée. Actions disponibles :

    • Réserver l'heure de départ disponible

    • Déplacer une heure de départ présélectionnée vers l'heure de départ disponible sélectionnée

• Heure(s) de départ réservée(s)

  • Actions disponibles:

    • Payer l'heure de départ réservée au point de vente (POS)/ Envoyer cette réservation au POS

    • Modifier la réservation existante / Ouvrir le dialogue de réservation pour vous permettre de changer les joueurs de l'heure de départ. Optionnellement, réserver un tour supplémentaire.

    • Annuler la réservation existante / Ouvrir un dialogue pour commencer à annuler cette réservation.

    • Imprimer BagTag, Scorecard, Sticker

    • Basculer le statut d'arrivée du joueur. Définir le joueur comme arrivé pour permettre le suivi des statistiques d'absences.

    • Sélectionner cette réservation pour la déplacer vers une autre heure de départ disponible

    • Ceci vous permet d’arriver directement à la fiche du client

• Déclaration d'information

  • Actions disponibles :

    • Nom du joueur incluant éventuellement les données de golf disponibles. Le nom des joueurs peut être écrit en italique, ce qui signifie qu'il s'agit de la réservation précédente d'une réservation avec tour supplémentaire. Les noms des joueurs colorés en différentes couleurs proviennent de la catégorisation des joueurs.

    • Cette réservation a été effectuée directement dans la suite.

    • Cette réservation a été effectuée en ligne via le portail Nexxchange.

    • Le joueur est arrivé.

    • Cette réservation a été effectuée par un agent.

    • Cette réservation a un montant en attente.

    • Cette réservation a déjà été payée.

    • Cette heure de départ est le retour d'un départ.

    • Cette heure de départ est réservée avec une adhésion d'entreprise. 

    • Location de voiturette

    • Paiement avec carte de crédit

    • 

      • Catégorie d'affichage (type d'abonnée, visiteur)

      • Les joueurs d'un flight avec la même couleur font partie d'une réservation commune.

Comment déplacer une reservation?

​1. Cliquez sur le ciseau

2. choisissez le nouvel horaire, puis cliquez sur le bouton de gauche,

3. Sélectionnez le greenfee.

4. S'il y a plusieurs personnes dans la réservation, sélectionnez les joueurs concernés, puis déplacez la réservation

5. La réservation est déplacée.

Practice

Comment charger le compte practice du client

Lien vidéo

1. Caisse

2. Click on highlight

3. Cliquez Visiteur

4. Mettez "nom du client"

5. Cliquez RECHERCHE

6. Mettez "prac" + ENTER

7. Cliquez Practice Fund Units

8. Cliquez PAIEMENT

9. Cliquez MDP

10. Click on highlight

11. Cliquez Régler

Le client n'arrive pas à récupérer des balles au practice.

1. Vérifier que le compte est actif.

2. Vérifier que le client a des unités sur son compte (portemonnaie électronique).

3. Aller dans 'Info client', puis :

4. Vérifier qu'il a un compte sur la Marketplace.

5. Vérifier qu'il utilise la même adresse mail.

   

Marketplace / Espace client

Les cas où il est impossible de mettre l’adresse e-mail à jour, que faire?

• message d’erreur: Adresse e-mail déjà utilisée

Cas possible: Les adresses mails de 2 clients sont inversées. Le golf a fait la mise à jour l’adresse mail des 2 comptes. Du coup impossible de faire la mise à jour:

Solution:

vous pouvez utiliser une adresse fictive pendant un court moment.

Client1 : Customer1@example.com
Client2 : Customer2@example.com

Pour résoudre le problème :

Client1 : temporary@example.com => Poussez-le sur la marketplace depuis la suite.
Client2 : Customer1@example.com => Poussez-le sur la marketplace depuis la suite.
Client1 : Customer2@example.com => Poussez-le sur la marketplace depuis la suite.

• message d’erreur: l’email existe déjà pou un utilisateur different.

Solution:

1. Est-ce que le nom et le prénom sont écrits de la même façon ? Attention Le système est sensible aux accents et aux noms composés, avec ou sans tiret. Il est donc important que les noms soient écrits de la même façon.

2. Faites une recherche avec le filtre et vérifiez si un autre client a cette adresse mail.

   

3. Vérifiez si vous trouvez un doublon. Saisissez dans la recherche les premières lettres du nom et du prénom.

   

   Si vous avez des doublons il faut les fusionner.

4. Vérifiez si le doublon n'a pas été supprimé. Il se peut que ce soit la fiche supprimée qui soit connectée à la marketplace. Dans ce cas, il faut restaurer ce client et le fusionner.