La gestion des articles et des biens se trouve dans l’onglet « Articles ». Vous trouverez ici des chapitres concernant les livraisons, les commandes ou encore l’inventaire etc…
Aperçu des articles / éditer un article
Pour accéder à un aperçu des articles, vous pouvez vous rendre sur l’onglet « article » dans le menu principal ou bien utiliser la « recherche rapide ». (Comme c’est expliqué via le lien Allgemeine Informationen#Menüführung
Ci-dessus, vous voyez les différentes possibilités de classement des articles, selon la catégorie principale, la catégorie du produit ou bien les deux à la fois.
Pour avoir d’autres informations au sujet du classement et des catégories, vous pouvez vous rendre sur le lien suivant : Allgemeine Informationen#Tabellen(Grid).
Le numéro de l’article: vous pouvez attribuer vous-même un numéro. Si vous devez sélectionner une catégorie lors de la création de l’article, dont le numéro est automatiquement attribué par un générateur, alors vous verrez le dernier numéro existant entre crochets :
Le numéro doit être explicite. Il est déconseillé de réutiliser ou de modifier d’anciens numéros. Cela conduirait à une confusion durant l’exportation de données ou la mise en œuvre des facturations.
Ce numéro de l’article a été pensé pour le club en interne et il ne doit par conséquent pas être confondu avec le numéro des fournisseurs.
Titre de l’article: Nom du produit
Description: Ici vous pouvez donner plus de détails concernant l‘article.
Prix de vente: il sera défini durant la création de l’article. Vous pourrez également préciser la monnaie (par exemple Euro) et l’affichage du prix (brut/net).
Taxation: ici apparait le taux associé à l’article
Stock: la disponibilité actuelle du produit
Catégorie principale/Catégorie: Les articles sont sélectionnés selon la catégorie souhaitée.
Caractéristiques: ici apparaissent certaines caractéristiques propres à l’article (par exemple: couleur: rouge / motif : à carreau / taille : XL, etc …)
Vendeur: le vendeur est celui qui vend l’article d’un point de vue commercial.
Créer un article
Dans la barre située en haut de l’écran, vous pouvez voir apparaitre 2 informations importantes:
- Où est ce que vous en êtes dans le processus
- Quelles données manquent pour terminer le processus de création (Vert = données OK ou bien non nécessaires, Orange = informations requises manquantes).
Arrière-plan vert: cette page a déjà été consultée et les données sont OK.
Ecriture verte : cette page n’a pas été éditée par vos soins mais vous pouvez tout de même préciser des informations relatives à l’article.
Ecriture orange : des informations nécessaires manquent et par conséquent l’article ne peut pas être créé en l’état actuel.
Il suffit de spécifier les informations de base et le stock pour créer un article.
Voici les différentes étapes pour créer un nouvel article:
1. Informations de base
A – Informations générales
(On utilisera la méthode suivante pour tous les articles: en cliquant sur „enregistrer“, l’article est à tout moment créé, en cliquant sur „suivant“, on passe à l’étape suivante).
Vendeur: cette case précise qu’un vendeur a déjà été créé (à distinguer de collaborateur/article/statistique etc…).
Catégorie d‘article: distingue les articles. Par exemple, pour faciliter le listing à un point de vente.
Nom d‘affichage: est obligatoire.
Numéro d‘article: dépend de la catégorie d’article, peut être ou non obligatoire (si jamais il n’y a pas de générateur de numéros, alors il est obligatoire).
B – Informations relatives au prix
Prix de vente: la valeur réelle de l’article est définie ici.
Monnaie: pour le moment, uniquement l’Euro.
Prix de base: Net/Brut.
Taxe: il s’agit de choisir entre : la taxe sur le chiffre d’affaires, la taxe à la valeur ajoutée et aucune taxe.
C – Autres informations
Unités: ici vous pouvez préciser la quantité. Vous pouvez l’augmenter en cliquant 
.
Disponibilité: Vous pouvez choisir entre interdit, permis et Backoffice (par exemple, si vous avez créé un article mais que vous ne voulez pas le rendre disponible de suite, alors vous choisirez : Interdit)
2. Catégorie – Informations supplémentaires
A – Informations supplémentaires:
Abrégé, Description et Memo
Période: est renseignée, s’il s’agit d’un article avec une durée de validité bien précise (par exemple une location)
B - Codes:
Code-barres de l‘article: ici, on donne le code-barres de l’article. L’article est donc sélectionné et reconnu par un lecteur de code-barres.
Réservation: n’est pas encore fonctionnelle.
C - A: Affichage
Couleur & Symbole: concerne l’apparence visuelle à la caisse (le nom abrégé apparaitra selon telle couleur et via tel symbole)
D - Classification:
Type d‘article: pour le moment, il est possible de choisir entre „Greenfee“ et „autres“.
Avec le type „Greenfees“, vous pouvez effectuer des groupements selon les „teetimes“. Ainsi, il vous sera possible d’effectuer par exemple une réservation en plusieurs étapes pour un parcours de 9 trous (plus d’informations à ce sujet via : TeeTimes - Abschlagszeiten#Abschlagszeiten-Buchen )
3. Catégorie - Stock
Vous devez préciser ici si vous disposez ou non d’un stock (auquel cas les informations suivantes seront nécessaires).
Créer un stock
Si vous disposez d’un stock → sélectionnez : informations relatives au stock:
Une fois que vous avez créé un stock, vous pouvez préciser les informations suivantes:
A – Surveillance des stocks: Permet de mieux gérer les informations relatives à l’inventaire et au stock.
B – Lieu de stockage: il s’agit de préciser où l’article est stocké.
C - Fournisseur: Ici il faut préciser les données concernant:
Fournisseur: la personne ou l’entreprise qui a assuré la livraison.
Numéro d’article du fournisseur: à l’aide de ce numéro, vous pourrez valider la commande (préciser le numéro d’article dans la case « fournisseur »).
Code-barres fournisseur: ce code-barres fournisseur est une alternative au numéro d’article fournisseur.
Prix de vente/Monnaie/Prix de base/taxe: ici, il s’agit de mentionner les véritables données qui concernent l’achat de l’article.
Ne pas gérer de stock
Si vous ne voulez pas gérer de stock Sélectionner autre (la 2e option après ‘Informations relatives au stock’):
Période: Voir l’image ci-dessus.
Section: dans cette case apparaitra le nom de la structure commerciale. Plus d’informations via : Golfclub#Geschäftsstruktur.
Dès que ces informations ont été données, vous pouvez finaliser/créer un article.
4. Catégorie - Caractéristiques
Il s’agit de préciser les informations concernant l’article.
Si jamais ces dernières n’apparaissent pas déjà (couleur, taille du vêtement, etc…) alors vous pouvez les ajouter durant le processus en cliquant sur l’icône . Ceci vaut également pour les détails (rouge, jaune, X large, XX large, etc…).
En donnant les détails, vous voyez en bas à gauche si tel article a déjà été créé ou non.
Si un tel article existe, vous apercevez un petit tableau indiquant avec quelles caractéristiques l’article est disponible (cela peut être utile pour éviter les doublons).
IMPORTANT
Notez bien le fait que chaque caractéristique peut être seulement associée à 1 détail.
Si vous avez créé un pullover rouge et que vous voulez maintenant mettre en vente un pullover jaune, il faudra alors créer un nouvel article!
Il ne sera alors pas nécessaire de renseigner une nouvelle fois toutes les données. Grâce au « copier/coller », vous pourrez créer un doublon pour lequel vous allez rentrer un nouveau numéro d’article et un nouveau lieu de stockage.
Copier un article
Pour effectuer une copie, il vous faut d’abord créer un nouvel article. Ceci est possible en cliquant sur l’icône . L’article apparait de suite sur le côté gauche de la recherche d’article.
Il suffit alors de rentrer l’article que vous voulez copier. Après quoi vous pouvez, via l’icône 
, copier les informations relatives à l’article, exception faite du numéro d’article, du lieu de stockage ainsi que du nombre (ces informations doivent être données manuellement car elles sont forcément différentes).
5. Catégorie – Vue d‘ensemble
C’est un résumé des données déjà renseignées. Si jamais vous trouvez des erreurs, vous pouvez à tout moment passer d’une catégorie à une autre afin de la compléter/modifier.
Travailler sur l’article
Après avoir créé un ou plusieurs articles, vous pouvez à tout moment revenir dessus. Pour cela, il suffit de choisir l’article et de vous rendre dans la catégorie souhaitée. Les modifications sont prises en compte après avoir cliqué sur le bouton suivant : 
. Cette manière de procéder vaut pour toutes les catégories et sera donc la même partout.
Sources
Pour le moment, il existe 2 possibilités:
- Saisir les informations relatives à la vente de l‘article
- Donner l’article au nom / sur le compte de … (plus d’informations à ce sujet via: POS - Kassa#Kassa-Stellvertretung).
Données relatives au stock – Evolutions du stock
Dans un premier temps, vous voyez ici les données relatives au stock de l’article.
Ensuite, vous pouvez effectuer un suivi des stocks afin d’accéder à des informations nécessaires pour la commande de l’article.
Ceci vous donne donc uniquement des informations et n’a pas de conséquence particulière sur la commande :
Une autre fonction permet de suivre les évolutions du stock.
Ici, vous voyez les mouvements – après avoir sélectionné l’article et le stock désirés – en respectant le protocole suivant : sélectionner un article sélectionner un stock afin de voir les informations concernant l’article désiré :
Restaurer des articles supprimés
Si jamais vous deviez restaurer un article déjà supprimé, c’est possible via l‘icône suivante : 
.
En cliquant dessus, vous voyez tous les articles qui ont été supprimés.
La restauration se fait en cliquant sur le symbole 
(voir la capture d’écran ci-dessus).
Veuillez être attentif au fait que :
Toutes les informations relatives à l’article ont été sauvegardées avant la suppression. En choisissant d’effectuer une « restauration », ces informations sont reprises en l’état.
Vous pouvez de la même manière restaurer les catégories d’article, si jamais celles-ci ont été supprimées entre temps.
En revanche, cela ne fonctionne pas lorsqu’il s’agit de « simplement » renommer une catégorie. Dans ce cas, il faudra se rendre dans le menu « catégorie » et rentrer un nouveau nom.
Groupements
Avec cette catégorie, il est possible de regrouper plusieurs articles. Ainsi, vous pouvez par exemple effectuer une facture globale pour un groupement de plusieurs articles.
Bons (Voucher)
Accès: Article → Contingent de Vouchers
Vous avez le choix entre 2 possibilités pour établir des vouchers (voir l’image ci-dessous):
- En vous rendant sur le calendrier et en cliquant sur la période pour laquelle vous voulez établir des vouchers
- En utilisant l’affichage par tableau accessible dans la vue d’ensemble (en bas à gauche).
Si vous optez pour le calendrier, il est possible d’avoir un affichage par mois et de vous déplacer en cliquant sur 
ou alors vous pouvez directement vous rendre à la date d’aujourd’hui en cliquant sur 
.
Si vous optez pour la vue d’ensemble, vous disposez d’un tableau dans lequel vous pouvez cliquer sur le symbole afin de créer un nouveau voucher (voir ci-dessous les contingents de vouchers existants).
Ici vous indiquez:
- le vendeur (ainsi, vous savez à quel article le voucher se réfère)
- la catégorie d’article (dans quelle catégorie se trouve l’article)
- et enfin la section
Dans les détails à propos de l’article, vous devez remplir les cases suivantes :
- Monnaie
- Prix de base
- Et la TVA
Après avoir mentionné ces données (onglet Article), vous devez passer à l’onglet „Contingent“.
Si jamais vous ne voulez référencer qu’un seul article, alors vous devez uniquement remplir les 2 catégories situées en haut de la page (prix du voucher + objet du voucher – voir image ci-dessous).
Après avoir créé avec succès un contingent de vouchers, vous devez rendre l’offre spéciale disponible pour l’usage de chaque intermédiaire (plus d’informations ici : Mitglieder - Kundenverwaltung#Kundenverwaltung-Agentenvereinbarung et synchroniser cette offre avec le portail.
Plus d’informations relatives à cette dernière opération via: Mitglieder - Kundenverwaltung#Kundenverwaltung-Agentenvereinbarung.
Article loué - Aperçu
Cet article se distingue clairement des articles habituels dans la mesure où il est calculé à l’année.
La plupart du temps, les articles loués sont calculés au sein d’une facture globale. Les caractéristiques doivent donc être définies en amont, comme par exemple le type de facturation.
Ensuite, vous devez définir le mode de paiement et nommer la catégorie.
Lieu de l’article loué
Ici, vous pouvez renseigner le lieu où se trouve l’article loué (par exemple: en haut dans le vestiaire homme).
Catégorie louée
Ici, vous pouvez préciser la catégorie qui sert uniquement à la gestion de l’article loué. Elle se distingue clairement de la gestion des catégories générales.
Catégories
Il s’agit ici de la gestion des catégories principales, y compris des sous-catégories classées de manière hiérarchique.
Ensuite, il est possible de créer une catégorie principale. Voici comment vous devez procéder :
Référence de réservation: n’est à ce jour pas encore fonctionnelle.
Symbole PDV, Couleur et description PDV: Manière dont la catégorie doit apparaitre dans la recherche classique sur un point de vente.
Générateur de numéro: tous les articles qui ont été créés et associés à cette catégorie reçoivent automatiquement un numéro d’article.
Taxation: une fois la catégorie principale ou la catégorie choisie, chaque article de cette catégorie est associé à cette taxation. Vous pouvez changer le taux à tout moment.
Ensuite nous pouvons créer une catégorie comme ci-dessous:
Il s’agit de préciser les choses suivantes:
Taxe: si jamais vous mentionner un nouveau pourcentage, c’est celui-ci qui vaudra et qui remplacera celui mentionné dans la catégorie principale.
Vendeur: ici, vous donnez le nom du vendeur qui doit vendre l’article dans cette catégorie.
Générateur de numéros: cela fonctionne comme pour les taxes, c’est à dire que, s’il existe déjà un numéro dans la catégorie principale, il sera remplacé par le nouveau numéro généré.
Référence de réservation: pas d’application pour le moment.
Catégorie principale d‘article: vous donnez ici la catégorie principale à laquelle est rattachée cette sous-catégorie.
Essayez de chercher la catégorie lorsque vous créez un article:
Pendant que vous créez un article, donnez la catégorie à laquelle ce dernier est rattaché. Dès lors, en arrière-plan, l’article est automatiquement associé à une catégorie principale.
Gestion des produits
Fournisseur
Accès: Article → gestion des produits → Fournisseur
Ici, vous renseignez les coordonnées du fournisseur qui va vous livrer les produits.
Le fournisseur apparait aussi sur le bon de livraison.
Inventaire des stocks
L’accès se fait via Article → gestion des produits → inventaire des stocks.
L’opération commence lorsque vous cliquez sur l‘icône située en bas à gauche dans la vue tableau (plus d’informations à ce sujet via : Allgemeine Informationen#Tabellen(Grid).
Ensuite, il faut préciser certaines informations au sujet du stock pour pouvoir continuer.
Les autres données peuvent être renseignées plus tard. Après avoir cliqué sur « Créer », tous les articles qui correspondent à ce stock apparaissent de la manière suivante :
Accès de plusieurs utilisateurs
Il est tout à fait possible d’accéder et de travailler sur la liste d’inventaire avec 2 ordinateurs en même temps.
Vous avez remarqué qu’un article fait défaut, parce que vous ne l’avez pas encore associé à un stock ?
Pas de souci ! Il suffit d’aller en bas à gauche et de cliquer sur afin d’ajouter un article à la liste d’inventaire.
Nous conseillons toutefois d’agir de la sorte uniquement de manière exceptionnelle, car si le stock ne convient pas pour plusieurs articles, alors il ne conviendra pas non plus lors des inventaires suivants. A l’avenir, pour avoir depuis le début cet article dans le bon stock, il est nécessaire de préciser le stock directement au moment où vous enregistrez l’article (Warenwirtschaft-Artikelübersicht/Artikelbearbeiten).
Dès que le « stock réel » a été complètement saisi, alors l’opération est terminée et on ne peut plus revenir en arrière. Cependant, vous pouvez toujours apporter une modification au cours de l’opération.
Si l’inventaire est terminé mais que vous voulez tout de même le modifier, il faut alors démarrer un nouvel inventaire.
Bon de livraison
Accès: Article → Gestion des produits → Bon de livraison
Vous vous trouvez sur une fenêtre où vous voyez les bons de livraison déjà validés (au cas où cela a déjà été fait). Pour créer un nouveau document, il faut cliquer sur le bouton suivant https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/2916384/Bildschirmfoto%202015-10-20%20um%2016.05.53.png?version=1&modificationDate=1445421165756&api=v2. Une fois la manipulation effectuée, une nouvelle fenêtre apparait avec la fonction de recherche et la possibilité de créer un nouveau document.
https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/2916384/Bildschirmfoto%202015-10-23%20um%2008.14.21.png?version=1&modificationDate=1445580874169&api=v2
La recherche est alors possible selon:
- Le type du document (pour le moment, il existe uniquement le bon de livraison)
- Le vendeur
Sur la capture d’écran (ci-dessus), nous avons sélectionné les bons de livraison du vendeur ‘Cengiz’ (résultat : 1 bon de livraison). Tous les bons de livraison qui se trouvent sur cette liste ont été enregistrés, même s’ils n’ont pas encore été validés.
Créer un bon de livraison:
En cliquant sur le boutonhttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/2916384/Bildschirmfoto%202015-10-23%20um%2008.44.57.png?version=1&modificationDate=1445582715886&api=v2, vous pouvez démarrer la création d’un document, après quoi il est possible de préciser quel type de document.
Livreur + Destinataire
Les champs à remplir obligatoirement sont de couleur orange.
Ensuite, vous donnez le nom du fournisseur et celui du vendeur.
Informations générales
Dans cette fenêtre, vous pouvez donner un numéro de livraison interne (que vous allez saisir). De plus, il est aussi possible d’inscrire un numéro de livraison externe (qui sera saisi par le fournisseur).
Ensuite, vous précisez la date prévue pour la livraison et la date effective d’arrivée.
Contenu du bon de livraison
Maintenant, il faut préciser le contenu de la livraison:
Pour cela, vous cliquez sur le bouton https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/2916384/Bildschirmfoto%202015-10-23%20um%2008.26.11.png?version=1&modificationDate=1445581587594&api=v2 pour commencer l’opération. Alors, vous cliquez sur ‘Sélectionner un article’. Vous donnez alors la nature de l’article et son nombre.
https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/2916384/Bildschirmfoto%202015-10-23%20um%2008.24.00.png?version=1&modificationDate=1445581532544&api=v2
Ici, vous mentionnez l’article qui va être livré.
Article
Vous voyez uniquement les articles que doivent être délivrés par le vendeur précisé dans les étapes précédentes.
Enregistrer
Vous pouvez effectuer une sauvegarde à n’importe quelle étape de l’opération. Ainsi, vous pouvez passer à une autre activité et reprendre votre travail en l’état des choses.
Valider
Vous pouvez valider uniquement lorsqu’ au moins 1 article a été ajouté à la liste et que tous les champs obligatoires (en orange) ont été remplis.
Veuillez noter le fait que les données concernant les fournisseurs sont déjà disponibles. Vous pouvez toutefois les modifier (par exemple lors d’un changement d’adresse) en cliquant sur l’icône suivantehttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/2916384/Bildschirmfoto%202015-10-23%20um%2009.56.44.png?version=1&modificationDate=1445587021763&api=v2.
Supprimer: le bon de livraison choisi est supprimé de la banque de données.
Créer : tous les champs obligatoires ont été remplis et il y a au moins 1 article dans la liste. Alors, vous pouvez créer un bon de livraison (il apparait alors dans la vue d’ensemble que vous pouvez retrouver en allant sur ‘Article’ ‘Bon de livraison’).
Enregistrer : le document (en l’occurrence un bon de livraison) est enregistré.
