La caisse est le reflet de la recette journalière. Celle-ci s’ouvre par un ticket vierge où les articles, les prix, les adresses et les clients apparaissent (ceux qui toutefois ont été édités). En plus de cela, il existe plusieurs interfaces qui sont également associées au PDV (par exemple les réservations de TeeTime).
Au-delà du Point de Vente (PDV), il existe aussi une fonction « Caisse ». Cela concerne les entrées et les sorties sans établissement d’une facture ou la fermeture de la journée.
Configuration du point de vente
Caisse existante
Peu importe que vos données proviennent d’un autre logiciel ou qu’elles aient été rentrées manuellement, un groupe point de vente (PDV) standard se trouve toujours dans votre logiciel Golf Suite. Vous pouvez bien évidemment le remplacer ou le modifier.
1ère étape:
Il s’agit de commencer par la configuration de la caisse qui est accessible en se rendant sur PDV Gestion Configuration.
Dans les étapes suivantes, nous allons expliquer comment établir un nouveau groupe PDV qui permet de regrouper plusieurs systèmes de caisse.
Générateur de numéro de ticket: un numéro de série, qui sert à définir un numéro de ticket (à ne pas confondre avec le numéro de facture).
Un tel numéro est utile durant la visualisation de la recette journalière par exemple (plus d’informations à ce sujet dans le chapitre « recette journalière »).
Vendeur: désigne l’agent commercial qui a vendu son article sur ce PDV (par exemple un club de golf ou un hôtel).
Lieu de stockage: on renseigne ici depuis quel lieu de stockage l’article est acheminé (important pour faire l’inventaire).
Client: ensuite on précise, si on le souhaite, que pour chaque nouveau ticket un client bien précis soit sélectionné.
Mode d’impression des factures: un préréglage qui permet d’éviter de trop nombreux clics à chaque fois. Après avoir choisi un mode bien défini (par exemple quittance), il vous sera proposé automatiquement durant l’aperçu avant impression.
2e étape:
Il faut définir quels utilisateurs peuvent avoir accès à la caisse (utilisateur PDV). Cela est possible en cliquant sur l’icône « + » en bas à gauche dans le tableau (grille).
3e étape:
Il s’agit d’ajouter à la caisse un appareil PDV. On peut comparer cela à un tiroir-caisse. Une fois que l’appareil PDV a été associé à un groupe PDV, nous disposons d’un « système de caisse vide ».
Installer un nouvel appareil PDV
Si jamais vous voulez ajouter un ou plusieurs appareils PDV, il faut d’abord se rendre dans l’onglet ‘appareils PDV’ et cliquer sur + pour en ajouter. Après quoi vous pouvez associer le nouvel appareil à un groupe PDV.
Sur cette capture d’écran, nous voyons que nous avons maintenant un utilisateur de la caisse associé à un appareil PDV.
Groupes de produits
Les paramètres sont accessibles via l’accès suivant: PDV Gestion →Groupe de produits
En cliquant sur l’icône +, nous allons créer un nouveau groupe.
Après avoir sélectionné le groupe, le bouton « ajouter un groupe de produits » apparait et il est maintenant possible d’élargir le groupe de produits à plusieurs articles.
Jusqu’à maintenant, nous avons créé un groupe de produits et nous l’avons pourvu de cases. Dès lors, il s’agit d’indiquer pour quel groupe PDV il devra s’afficher.
Pour cela, nous devons revenir au menu et aller sur PDV Gestion Configuration.
Après avoir choisi le groupe PDV souhaité, il faut changer d’onglet et se rendre sur groupes de produits.
La présence de la loupe signifie qu’il s’agit d’un champ de recherche. Nous donnons donc le nom que nous avons choisi et nous le sélectionnons.
Une fois que les données sont affichées en vert, nous pouvons cliquer sur "ajouter des groupes de produits".
Jusqu’à maintenant, nous avons effectué les étapes suivantes (c’est l’unique procédure !)
Jusqu’à maintenant, nous avons effectué les étapes suivantes (c’est l’unique procédure !)
- Création d’un groupe PDV
- Installation d’un appareil PDV et attribution
- Mise en place d’un accès utilisateur
- Création d’un groupe de produits
- Attribution d’un groupe de produits
- Attribution d’un groupe de produits au groupe PDV
Le résultat à la caisse est visible comme suit :
Enregistrement au PDV
L’enregistrement a lieu lors de la première tentative. Si jamais vous voulez changer/quitter le groupe ou l’appareil, il vous suffit de cliquer sur l’icône 
. Après quoi vous pourrez modifier les paramètres souhaités.
Quand on passe à un autre groupe ou bien à un autre vendeur, il faut bien faire attention au fait que chaque vendeur ne peut pas vendre le même stock d’article. Si on se trouve dans le mauvais groupe, il se peut qu’aucun article n’apparaisse, auquel cas il faudra changer de groupe.
Options d‘affichage
Quand on souhaite doter les produits d’autres informations, alors il faut se rendre sur cet onglet.
Das Ergebnis sieht dann so aus:
Montrer les caractéristiques
Les caractéristiques s’affichent si vous avez choisi l’option „Précision“ dans la gestion des articles en notant par exemple : Pullover à carreaux beige et taille XL. Ces informations apparaissent alors de la manière suivant : Carreaux, Beige, XL.
Définir les réductions au PDV
Accès: PDV → Gestion → sélectionner un groupe PDV → Définir une réduction au PDV (voir l’image ci-dessus).
Au sein d’un groupe PDV paramétré par nos soins de manière standard, vous avez accès à un très grand nombre de réductions.
Si vous ne souhaitez pas les utiliser ou bien si vous avez un deuxième groupe PDV pour lequel rien n’a été défini, alors vous pouvez procéder de la sorte (voir ci-dessous).
https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-08%20um%2015.29.52.png?version=1&modificationDate=1441722363415&api=v2 https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-08%20um%2015.28.59.png?version=1&modificationDate=1441722363388&api=v2
Vous utilisez l’onglet individuel lorsque vous voulez effectuer une réduction bien précise (par exemple 19 € ou 77%).
Attribuer une présentation PDV
Le message suivant apparait lors d’une première attribution :
Ensuite, se présente la fenêtre suivante :
Un affichage standard est proposé pour chaque domaine. Vous pouvez le modifier selon votre souhait.
Format de la facture: indique le domaine pour lequel la facture est utilisée
Modèle: vous sélectionner ici le modèle voulu
Proposer une nouvelle attribution: plusieurs modèles sont disponibles pour un même domaine. Vous pouvez ici sélectionner le ou les modèles qui seront systématiquement proposés.
Attribution d’une méthode de paiement
Les méthodes de paiement suivantes (voir ci-dessous) sont disponibles:
Vous pouvez attribuer à chaque groupe PDV une ou plusieurs méthodes de paiement en les sélectionnant ici.
Si vous souhaitez éviter de choisir un mode de paiement particulier, alors vous devez sélectionner un mode de paiement standard (voir ci-dessus : paiement en espèces).
Vendeurs
Accessible via: PDV → Gestion → Vendeur
Différents vendeurs
Vous pouvez créer plusieurs postes de vendeur et leur attribuer plusieurs interfaces. Pour accéder à la synthèse de ces diverses fonctions, vous devez, pour chaque interface (aperçu des factures, aperçu des articles) sélectionner le vendeur souhaité.
Pour en savoir davantage sur les filtres et les sélections, vous pouvez vous rendre sur : Allgemeine Informationen#Filterfunktion.
Pour créer un nouveau poste de vendeur, il suffit de cliquer sur le bouton « + » présent sur la vue tableau (grille) :
(Les champs requis apparaissent comme toujours avec un fond de couleur)
Les données concernant les vendeurs comprennent plusieurs onglets :
Données bancaires: vous renseignez ici les données bancaires, il n’y a pas de phase de validation (les données sont renseignées librement).
Méthode de paiement: les variantes dont dispose le vendeur pour établir les factures
Situation du vendeur: l’exercice comptable apparait ici, ainsi que les nombres d’opérations effectuées (nombre de commandes, de mises en demeure et de factures).
En cliquant sur https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/1179741/Bildschirmfoto%202016-02-26%20um%2011.30.00.png?version=1&modificationDate=1456482613224&api=v2 tous les champs sont pris en compte et l’exercice est de nouveau calculé pour l’année en cours.
Si toutefois vous souhaitez conserver le nombre des factures en cours pour le nouvel exercice comptable, alors il faut vous rendre sur https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/1179741/Bildschirmfoto%202016-02-26%20um%2011.31.12.png?version=1&modificationDate=1456482687178&api=v2 et remplir les données manuellement.
Attribution des modèles: vous pouvez attribuer à vos postes de vente plusieurs modèles qui correspondent à différents domaines :
Une fois que vous avez choisi votre vendeur, cliquez sur l’onglet « Attribution des modèles » et cliquez sur :
Vous pouvez alors choisir :
Sous quel format et pour quelle catégorie un modèle doit être attribué
Ensuite, vous sélectionner le modèle souhaité
De plus, il est possible de définir ce modèle comme standard en cochant la dernière case :
Modèles attribués
Veuillez noter le fait que les modèles définis pour les vendeurs sont toujours utilisés lors de l’impression des factures.
Toutefois, vous devez avoir présent à l’esprit le fait que, si jamais vous modifiez les paramètres des modèles dans la gestion des PDV (groupe PDV- Attribution des modèles), les anciens modèles seront automatiquement modifiés !
Méthodes de paiement
Nous évoquons maintenant les méthodes de paiement que vous pouvez configurer librement. Pour créer un mode de paiement, il suffit de cliquer sur le + situé dans le tableau (grille).
Pendant le paramétrage, il faut bien préciser que la méthode doit être disponible au PDV. Ainsi, celle-ci sera visible selon la configuration faite pour le vendeur (voir Vendeur/méthode de paiement).
Modes de paiement spécifiques
Il existe des modes de paiement spécifiques qui ne valident pas la facture. Dans ce cas, vous devez valider manuellement ces factures afin qu’elles apparaissent comme « réglées ». Plus d’informations à ce sujet via : Rechnungen - Backoffice#Backoffice-(Teil)zahlungen
Utiliser le PDV
Puisqu’on a déjà évoqué la configuration générale, nous allons insister maintenant sur un cas concret:
Editer un ticket
Pour éditer un ticket, nous disposons de 2 possibilités:
- Avec l’icône +
- Quand il n’existe pas encore de ticket pour lequel on a sélectionné un article
Sélectionner un client
Une fois le ticket édité, il faut renseigner le client (vous pouvez aussi sélectionner une « catégorie plus générale » comme, par exemple : « clients divers » (voir la capture d’écran ci-dessous).
L’insertion automatique d’un client précis peut être paramétrée dans le menu « configurer la caisse » (1ère étape).
Pour utiliser les boutons ‚éditer‘ et „créer un nouveau client“, il faut simplement déplacer le curseur vers le haut de l’écran.
Lorsque vous créez un client, vous pouvez utiliser la recherche par club.
Si jamais la recherche ne donne aucun résultat, alors vous pouvez cliquer sur l’icône représentant un bonhomme afin de commencer la création d’un client :
Le système utilise la banque de données pour éviter les doublons (voir ci-dessus: il existe déjà un client avec ce nom donc la case est en rouge).
Adresse du client
Il est possible de modifier les données client directement sur le ticket.
Il est important de cocher la bonne adresse. Celle-ci est utilisée pour le ticket.
Si l’adresse a déjà été renseignée, vous pouvez (dès lors que la fenêtre a été ouverte) cliquer sur https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-17%20um%2016.18.15.png?version=2&modificationDate=1442499651129&api=v2 ethttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-17%20um%2016.18.08.png?version=2&modificationDate=1442499664764&api=v2.
Pour utiliser les fonctionshttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-17%20um%2016.18.15.png?version=2&modificationDate=1442499651129&api=v2 ouhttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-17%20um%2016.18.08.png?version=2&modificationDate=1442499664764&api=v2, pensez bien à d’abord effectuer les paramètres désirés puis à les enregistrer.
L’adresse de facturation est toujours sélectionnée de manière standard au PDV.
S’il existe uniquement une adresse postale, alors le système utilisera cette dernière.
Si jamais aucune des deux adresses n’est définie, il faudra alors la saisir manuellement.
Vous pouvez utiliser la fonction https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-17%20um%2015.57.21.png?version=1&modificationDate=1442498279516&api=v2 à la condition que cette dernière ne soit pas définie comme adresse client ou comme adresse de facturation.
Vous pouvez de plus réinitialiser les données d’une adresse existante en cliquant surhttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-17%20um%2016.03.43.png?version=1&modificationDate=1442498629015&api=v2.
Pour prendre en compte les modifications apportées à une adresse existante, il suffit de cliquer sur https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-17%20um%2016.04.30.png?version=1&modificationDate=1442498697825&api=v2 afin de l’enregistrer dans les données client et sur le ticket.
Créer une nouvelle adresse
Vous pouvez ici décider entre utiliser une nouvelle adresse seulement sur ce point de vente (Ticket) ou bien modifier l’adresse client dans la banque de données.
https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-17%20um%2016.10.34.png?version=1&modificationDate=1442499051186&api=v2
Lorsque vous affichez l’adresse après avoir effectué votre sélection, vous pouvez voir que les données ont été actualisées:
Editer un ticket
Il existe plusieurs possibilités pour continuer à éditer et à personnaliser le ticket:
- Remplacer le nom de l’article (cliquer sur la case nom)
- Modifier le nombre d‘articles (cliquer sur la case quantité)
- Modifier le prix de l‘article (cliquer sur la case prix)
- Modifier la position de l‘article (maintenir le curseur sur l’article et le déplacer dans la liste)
- „Personnaliser“: le ticket est seulement visible par vous
- Bloquer: le ticket ne peut être édité que par vous
Ticket – Effectuer une réduction sur / supprimer / modifier un seul article
La méthode utilisée est la suivante :
Aucun article n’a été sélectionné de manière individuelle, donc chaque fonction s’applique à l’ensemble du ticket.
Exemple : parmi 5 différents articles, je souhaite en supprimer un. On sélectionne cet article en cliquant sur son numéro puis on se rend sur « supprimer ».
Réduction du prix
Vous avez 3 manières différentes de changer le prix d’un article sélectionné:
- Après avoir sélectionné l’article, vous cliquez sur la case Prix et vous renseignez directement la somme voulue. Le prix est modifié uniquement pour ce ticket et par conséquent il apparait sur la quittance/facture :
- Vous sélectionnez une ligne, donc un article et vous renseignez un pourcentage de réduction:
Dans cet exemple (voir ci-dessous), la réduction concerne l’article Nr 2. Cette réduction peut aussi concerner plusieurs articles. Attention, si vous ne sélectionnez aucune ligne, alors la réduction concerne tous les articles.
- Vous pouvez aussi effectuer une réduction en renseignant une valeur absolue (par exemple: réduction de 17,20 €) :
Configurer une réduction en ‘valeur absolue’ ou en ‘ %’ (voir ci-dessus)
Ici, vous pouvez voir sur la gauche les symboles % et € que vous pouvez activer par un simple clic. De plus, vous pouvez voir la méthode sélectionnée par le symbole présent à côté de la somme.
Dès que vous avez confirmé les paramètres avec le symbolehttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/1179741/Bildschirmfoto%202016-03-14%20um%2011.05.40.png?version=1&modificationDate=1457949957414&api=v2, la somme sera modifiée.
Pour résumer, vous pouvez modifier le prix en:
- changeant directement la somme
- Sélectionnant une réduction en pourcentage via %
- Sélectionnant une réduction en valeur absolue via €
Supprimer une réduction
Si vous voulez annuler une réduction présente sur l’ensemble du ticket, alors il vous faut cliquer sur cette croixhttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/1179741/Bildschirmfoto%202016-03-14%20um%2010.58.13.png?version=1&modificationDate=1457949512589&api=v2.
Si vous voulez annuler la réduction pour certains articles seulement, alors vous sélectionnez ces derniers et cliquez sur la croix https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/1179741/Bildschirmfoto%202016-03-14%20um%2010.58.13.png?version=1&modificationDate=1457949512589&api=v2 (voir ci-dessous où nous avons choisi de supprimer la réduction pour les articles 1 et 2) :
Finaliser un ticket
Utiliser plusieurs méthodes de paiement en même temps
Vous avez la possibilité d’utiliser plusieurs variantes pour le paiement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement, renseigner la somme concernée et valider le ticket en cliquant sur https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/1179741/Bildschirmfoto%202016-04-13%20um%2008.36.01.png?version=1&modificationDate=1460529388200&api=v2 (voir ci-dessous).
Important : pour pouvoir valider un ticket, il faut que le solde soit nul !
Comptes de passage
La fonction de représentation est utilisée lorsque vous établissez une quittance/facture au nom d’une tierce personne.
Pour configurer cette fonction :
La tierce personne doit être enregistrée dans le système en tant que fournisseur. Pour pouvoir enregistrer des fournisseurs, rendez-vous sur le lien suivant : Artikelverwaltung - Warenwirtschaft#Warenwirtschaft-Lieferant.
En sélectionnant Article → Gestion → Représentation, vous pouvez définir une tierce personne.
L’icône + permet de préciser si les factures doivent être établies « au nom de » ou « pour le compte de » :
Au nom de:
la tierce personne est responsable pour la fourniture des biens
Pour le compte de:
l’argent est prélevé pour le compte de la tierce personne.
Après avoir sélectionné le représentant, vous devez préciser quel article sera facturé au nom de ce représentant. Vous pouvez configurer cela directement dans la catégorie d’article. Ainsi, les articles présents dans cette catégorie seront associés au représentant que vous avez défini :
Si vous préférez configurer le représentant souhaité individuellement pour chaque article, alors il faut vous rendre dans la gestion des articles et préciser le nom du représentant dans la source permanente.
Si le fournisseur n’est pas enregistré dans le système en tant que représentant, alors vous pouvez le faire en cliquant simplement sur l‘icônehttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/1179741/Bildschirmfoto%202016-03-03%20um%2015.50.40.png?version=1&modificationDate=1457016720058&api=v2 :
Effacer des représentants
Si vous voulez effacer un représentant existant, alors vous devez cliquer sur ce dernier, donner le nom du fournisseur souhaité et sauvegarder.
Si toutefois le nom du représentant apparait dans la catégorie d’article, vous ne pourrez pas le supprimer.
Après avoir effectué ces réglages, le modèle (Quittance / facture selon votre souhait) suite à une bonne configuration apparaitra de la manière suivante :
(Capture d‘écran Quittance- En cours)
Annuler une facture
Si vous voulez annuler une facture dans laquelle des sommes apparaissent déjà, alors vous devez créer un nouveau ticket en précisant les lignes que vous voulez supprimer !
Maintenant, il faut valider le ticket en inscrivant ‚-1‘ dans la colonne ‚Nombre‘. Ainsi, le nombre restant (dans le stock) correspondra à la somme (de la recette du jour).
Si, par mauvais temps, vous deviez seulement facturer une partie de la somme totale d’un article, alors vous pouvez aussi notifier le rabais directement sur cette page. Plus d’infos sur les rabais via : Kassa-Rabattierung.
Ensuite, et selon le même principe, vous pouvez annuler une partie de la facture. Vous devez créer un ticket remplir les cases avec le nombre -1 valider le ticket. Voici un exemple :
Nous avons tout d’abord créé un ticket avec le contenu suivant:
Maintenant, je crée un nouveau ticket en donnant le nombre -1 pour l’article concerné :
La recette du jour (plus d’informations via Kassa-Tageslosung) représente de manière détaillée les évolutions de la caisse et ici plus particulièrement l’exemple évoqué ci-dessus.
Recette du jour
La recette du jour reflète toutes les données enregistrées sur le PDV.
Dans les options d’affichage, vous avez la possibilité de regrouper les informations selon le mode de paiement, l’heure, l’utilisateur, l’article ou encore le numéro de réservation.
Après avoir choisi une option d’affichage, vous pouvez utiliser les données suivantes pour effectuer une recherche détaillée :
Selon quel ordre apparait la recette du jour?
Si vous choisissez comme option d’affichage ‚Trier selon l’heure, le mode de paiement et le nom d’utilisateur‘, alors les résultats apparaissent selon la date.
| Date de x à x | Sur quel période porte votre recherche | |
| Client | Recherche d’un client précis | Il est aussi possible de rentrer le nom d’un intermédiaire si ce dernier a aussi été défini comme client. |
| Utilisateur | Utilisateur enregistré (connecté) | La recherche par utilisateur est très utile à partir du moment où chaque utilisateur a une fonction bien définie |
| Somme de x à x | Plafond des sommes recherchées | |
| Mode de paiement | Filtrer selon le mode utilisé | |
| Intermédiaire | Filtrer selon l’intermédiaire mentionné dans la facture | L’intermédiaire peut apparaitre soit en tant qu’intermédiaire, soit en tant que client. |
| Article | Filtrer selon un article précis | |
| Catégorie d’article | Filtrer selon une catégorie d’articles précise | Ici apparaissent tous les articles qui sont rangés dans cette catégorie. |
| Sélection des transactions | Filtrer selon les entrées du livre de caisse ou les factures du PDV | Par exemple, si vous devez imprimer un rapport en sélectionnant uniquement certaines entrées |
| Représentation | Filtrer avec ou sans représentation | Vous pouvez ici rentrer le nom d’un représentant |
| Recherche selon un texte | ||
| Rabais | Filtrer selon des rabais |
Critères de recherche
Veuillez noter que la recherche selon certains critères dépend des options d’affichage que vous avez choisies. Par exemple, si les résultats sont affichés selon les utilisateurs, alors vous ne pourrez pas utiliser le champ Article.
Informations supplémentaires concernant la recette du jour
A hauteur de la colonne „mode de paiement“, vous avez la possibilité de modifier la recette après coup.
Vous pouvez faire apparaitre le contenu du ticket (peu importe s’il apparait selon l’article ou l’utilisateur) en cliquant sur la « bande de ticket verte » (sur la capture d’écran, c’est l’espace où se trouve le numéro du ticket). Lorsqu’on choisit de trier selon l’utilisateur, vous pouvez vous rendre sur le nom pour faire apparaitre le contenu.
Statistiques mensuelles
Accès: PDV → Statistiques mensuelles
Comme pour la recette du jour, GolfSuite vous offre la possibilité d’effectuer vos suivis mensuels.
De la même manière que pour la « recherche selon l’article », vous pouvez faire une sélection selon des critères de recherche chronologiques.
Ci-dessous, vous pouvez voir les règlements effectués à un PDV affichés selon la date (1ère colonne) puis la catégorie d’article (1ère ligne) avec les sommes correspondantes.
Choix du mois
- Si vous ne voulez pas voir les données du mois en cours, vous pouvez modifier les critères de recherche en cliquant sur « filtrer selon » et « mois ».
- Les données s’affichent alors par colonnes selon ce qui a été vendu durant le mois sélectionné.
Livre de caisse
Accès: PDV → livre de caisse
Le livre de caisse est lié à votre groupe PDV + aux comptes de fermeture de caisse. Si jamais vous avez défini plusieurs groupes PDV, alors ils possèdent automatiquement leur livre de caisse et leurs comptes.
Groupes PDV sans livre de caisse
Lorsque vous créez un groupe PDV, un livre de caisse est automatiquement généré. Si toutefois vous voulez utiliser un livre de caisse pour un groupe existant, vous devez vous rendre sur PDV « Gestion » « Configuration » « Groupe PDV » puis sélectionner le volet « s’enregistrer » et cliquer sur « créer une caisse » en donnant les informations suivantes :
Selon la législation du BMF (Ministère des finances autrichien), il existe des définitions précises pour les différentes notions suivantes :
- Recettes: ce sont par exemple les factures qui ont été enregistrées à un PDV et qui sont toujours taxées. A cela, il faut aussi ajouter les annulations (recettes négatives).
- Apports (de liquidités): il n’existe pas de factures, pas de taxation (même pas à 0%). Cela concerne l’argent de change.
- Dépenses (de liquidités): achats externes pour échanger des biens par exemple (papier pour l’imprimante, cartouches d’encre, etc… cela signifie que vous recevez une facture qui est taxée).
- Sorties: par exemple lorsque vous videz la caisse
Sélectionner un type de paiement présent dans la liste
Les types de paiement référencés ci-dessous peuvent être choisis dans la catégorie « type de paiement » (voir la capture d’écran présente ci-dessous).
Les sommes qui sont prises en compte dans le solde final de la caisse concernent tous les montants dont les tickets – avec le mode de paiement sélectionné – ont aussi été enregistrés.
Ce qui signifie que : quand un ticket est validé sur un PDV (= une facture avec un numéro séquentiel) avec un mode de paiement (par exemple : en espèces), alors votre encaisse – selon le montant – est crédité ou débité.
Outre la „fermeture de caisse“ déjà existante, vous pouvez utiliser cette fonction si durant la journée vous passez l’encaisse à une autre personne (par exemple lors d’un changement au secrétariat).
La fonction ‘Fermeture de caisse’ est disponible lorsque vous déplacez le curseur sur la somme (en bleu). En cliquant sur cette somme, on ferme la caisse.
Différence entre la somme et la somme totale dans cette fenêtre :
La somme en bleu, que vous voyez à côté du nom de l’appareil, est le solde de la caisse.
La somme totale (dernière ligne dans le tableau) : ce sont les transactions inscrites dans le livre de caisse (Sommes que vous avez rentrées – toujours avec le mode ‘en espèces’).
La somme comprend donc les entrées inscrites dans le livre de caisse + les tickets du système PDV que vous avez payé/validé selon la configuration du PDV.
Le résultat:
Filtres spécifiques
Le livre de caisse est aussi consultable sur la recette du jour – à l’aide du filtre ‘mode de paiement’ + ‘utilisateur’.
Pour le filtre ‘Article – Catégorie principale’, le livre de caisse n’est pas reproduit, car on ne se réfère pas aux articles dans celui-ci.
Comme ces articles n’ont pas de numéro de ticket PDV, la plupart des champs sont ‘vides’.
Veuillez noter les informations suivantes concernant la caisse et les changements suivants
La somme totale du livre de caisse (dans la vue Tableau) que vous voyez, correspond toujours au domaine visible ! Donc si vous avez eu 20 ‘changements’ dans votre livre de caisse mais que vous avez choisi de ne faire apparaitre que 10, alors la somme présente se réfère uniquement à ces 10 changements. Voyez l’exemple suivant :
Comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran, il existe 11 changements dans la caisse et les paramètres d’affichage sont limités à 10. Par conséquent, la somme prend seulement en compte les 10 entrées visibles.
Dans la capture d’écran suivant, nous avons de nouveau 11 changements dans la caisse. Cependant, on a choisi de montrer ‘20’ opérations de sorte que l’ensemble des 11 changements soit pris en compte.
Rapports de fermeture de caisse
Accès: PDV → Rapports de fermeture de caisse
Afin d’établir ces rapports, vous avez besoin de faire une fermeture de caisse dans le menu „livre de caisse“.
Il faut prendre en compte les principes suivants:
- Si aucune fermeture de caisse n’a été effectuée auparavant via le menu „livre de caisse“, alors le rapport de fermeture affichera l’activité depuis le début jusqu’à votre 1ère fermeture de caisse.
- Si une fermeture a déjà été faite, alors vous verrez tous les changements depuis la dernière fermeture jusqu’à celle que vous venez d’effectuer.
Le rapport de fermeture de caisse se compose des éléments suivants :
Catégories affichées
Les catégories affichées ou sélectionnées ont été mises en place à la demande du BMF (Ministère des Finances). De plus, vous avez la possibilité d’afficher des catégories supplémentaires (plus d’informations à ce sujet via « Impression des rapports »).
Informations générales
En premier lieu, le rapport affiche les informations générales. Comme précisé ci-dessus, les informations correspondent à une période donnée.
Aperçu du protocole de recensement des données
Ici vous pouvez voir le solde d’ouverture (ce qui reste depuis la dernière fermeture de caisse), le solde de fermeture (ce qui reste après l’actuelle fermeture de caisse) et tous les changements de type ‘espèces’ (= tous les modes de paiement que vous avez enregistrés sous le type Espèces).
Protocole de recensement des données
Ici vous pouvez voir tous les changements d’un PDV et du livre de caisse :
Un peu plus loin, vous voyez l’ancien et l’actuel solde de caisse :
Rapport des groupes de produits
Ici sont affichées toutes les ventes (espèces + virements)
Celles-ci se composent des articles présents sur la facture d’un PDV (dans ce cas les catégories d’articles apparaissent) et, plus bas sur l’écran, des changements enregistrés dans le livre de caisse.
Rapport financier
Ici apparaissent toutes les transactions effectuées entre la dernière et l’actuelle fermeture de caisse et regroupées selon le type (espèces ou non) et la méthode de paiement.
Rapport de groupes de transactions
De nouveau, vous pouvez voir toutes les transactions effectuées entre la dernière et l’actuelle fermeture de caisse et, cette fois-ci, regroupées selon les taxations + les entrées et les sorties d’argent enregistrées dans le livre de caisse.
Rapport des utilisateurs
Ici s’affichent de nouveau les transactions effectuées entre la dernière et l’actuelle fermeture de caisse et regroupées selon les utilisateurs.
Impression des rapports
Enfin, il est possible d’imprimer ces rapports depuis la liste du tableau (après avoir sélectionné le groupe point de vente) :
Rapport de groupes de transactions
Le rapport de groupes de transactions est le seul domaine qui, selon le BMF, ne doit pas obligatoirement apparaitre dans le rapport de fermeture de caisse. Par conséquent, lors des options d’impression, on vous propose de ne pas l’imprimer.
Si vous souhaitez tout de même l’imprimer, vous devez sélectionner la case correspondante (voir la capture d’écran ci-dessous).
En annexe, vous pouvez aussi imprimer la recette du jour.
Questions les plus courantes
La facture a déjà été réglée. Je ne reçois pas de ticket à la caisse!
Un ticket est traité de manière simultanée par 2 ordinateurs.
Le ticket est calculé et finalisé par l’ordinateur A.
Le ticket est affiché sur l’ordinateur B, car la page n’est pas actualisée de manière automatique.
Si on tente de supprimer la facture, alors la fenêtre suivante s’affiche :
Pourquoi est-ce que je ne vois plus aucun article sur la caisse?
Les articles sont associés à des vendeurs à la caisse, de sorte que chacun ne puisse pas tout vendre.
Afin de régler le problème, il faut donc vraisemblablement changer de caisse.
Ensuite, vous pouvez vérifier la section et le stock de l’article et voir si cela correspond avec les informations du groupe PDV.