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Peu importe que vos données proviennent d’un autre logiciel ou qu’elles aient été rentrées manuellement, un groupe point de vente (PDV) standard se trouve toujours dans votre logiciel Golf Suite. Vous pouvez bien évidemment le remplacer ou le modifier.
1.1ère étape:
Il s’agit de commencer par la configuration de la caisse qui est accessible en se rendant sur PDV Gestion Configuration.
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Mode d’impression des factures: un préréglage qui permet d’éviter de trop nombreux clics à chaque fois. Après avoir choisi un mode bien défini (par exemple quittance), il vous sera proposé automatiquement durant l’aperçu avant impression.
2. 2e étape:
Il faut définir quels utilisateurs peuvent avoir accès à la caisse (utilisateur PDV). Cela est possible en cliquant sur l’icône « + » en bas à gauche dans le tableau (grille).
3. 3e étape:
Il s’agit d’ajouter à la caisse un appareil PDV. On peut comparer cela à un tiroir-caisse. Une fois que l’appareil PDV a été associé à un groupe PDV, nous disposons d’un « système de caisse vide ».
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Sur cette capture d’écran, nous voyons que nous avons maintenant un utilisateur de la caisse associé à un appareil PDV.
Groupes de produits
Les paramètres sont accessibles via l’accès suivant: PDV Gestion →Groupe de produits
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Jusqu’à maintenant, nous avons effectué les étapes suivantes (c’est l’unique procédure !)
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Le résultat à la caisse est visible comme suit :
Enregistrement au PDV
| Warning |
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L’enregistrement a lieu lors de la première tentative. Si jamais vous voulez changer/quitter le groupe ou l’appareil, il vous suffit de cliquer sur |
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l’icône Quand on passe à un autre groupe ou bien à un autre vendeur, il faut bien faire attention au fait que chaque vendeur ne peut pas vendre le même stock d’article. Si on se trouve dans le mauvais groupe, il se peut qu’aucun article n’apparaisse, auquel cas il faudra changer de groupe. |
Options d‘affichage
Quand on souhaite doter les produits d’autres informations, alors il faut se rendre sur cet onglet.
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| Info | ||
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Les caractéristiques s’affichent si vous avez choisi l’option „Précision“ dans la gestion des articles en notant par exemple : Pullover à carreaux beige et taille XL. Ces informations apparaissent alors de la manière suivant : Carreaux, Beige, XL. |
Définir les réductions au PDV
Accès: PDV → Gestion → sélectionner un groupe PDV → Définir une réduction au PDV (voir l’image ci-dessus).
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https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-08%20um%2015.29.52.png?version=1&modificationDate=1441722363415&api=v2 https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/attachments/1179741/Bildschirmfoto%202015-09-08%20um%2015.28.59.png?version=1&modificationDate=1441722363388&api=v2
| Info |
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Vous utilisez l’onglet individuel lorsque vous voulez effectuer une réduction bien précise (par exemple 19 € ou 77%). |
Attribuer une présentation PDV
Le message suivant apparait lors d’une première attribution :
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Format de la facture: indique le domaine pour lequel la facture est utilisée
Modèle: vous sélectionner ici le modèle voulu
Proposer une nouvelle attribution: plusieurs modèles sont disponibles pour un même domaine. Vous pouvez ici sélectionner le ou les modèles qui seront systématiquement proposés.
Attribution d’une méthode de paiement
Les méthodes de paiement suivantes (voir ci-dessous) sont disponibles:
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Si vous souhaitez éviter de choisir un mode de paiement particulier, alors vous devez sélectionner un mode de paiement standard (voir ci-dessus : paiement en espèces).
Vendeurs
Accessible via: PDV → Gestion → Vendeur
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Toutefois, vous devez avoir présent à l’esprit le fait que, si jamais vous modifiez les paramètres des modèles dans la gestion des PDV (groupe PDV- Attribution des modèles), les anciens modèles seront automatiquement modifiés !
Méthodes de paiement
Nous évoquons maintenant les méthodes de paiement que vous pouvez configurer librement. Pour créer un mode de paiement, il suffit de cliquer sur le + situé dans le tableau (grille).
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Il existe des modes de paiement spécifiques qui ne valident pas la facture. Dans ce cas, vous devez valider manuellement ces factures afin qu’elles apparaissent comme « réglées ». Plus d’informations à ce sujet via : Rechnungen - Backoffice#Backoffice-(Teil)zahlungen
Utiliser le PDV
Puisqu’on a déjà évoqué la configuration générale, nous allons insister maintenant sur un cas concret:
Editer un ticket
Pour éditer un ticket, nous disposons de 2 possibilités:
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- Avec l’icône +
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- Quand il n’existe pas encore de ticket pour lequel on a sélectionné un article
Sélectionner un client
Une fois le ticket édité, il faut renseigner le client (vous pouvez aussi sélectionner une « catégorie plus générale » comme, par exemple : « clients divers » (voir la capture d’écran ci-dessous).
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Le système utilise la banque de données pour éviter les doublons (voir ci-dessus: il existe déjà un client avec ce nom donc la case est en rouge).
Adresse du client
Il est possible de modifier les données client directement sur le ticket.
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Editer un ticket
Il existe plusieurs possibilités pour continuer à éditer et à personnaliser le ticket:
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- Remplacer le nom de l’article (cliquer sur la case nom)
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- Modifier le nombre d‘articles (cliquer sur la case quantité)
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- Modifier le prix de l‘article (cliquer sur la case prix)
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- Modifier la position de l‘article (maintenir le curseur sur l’article et le déplacer dans la liste)
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- „Personnaliser“: le ticket est seulement visible par vous
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- Bloquer: le ticket ne peut être édité que par vous
Ticket – Effectuer une réduction sur / supprimer / modifier un seul article
La méthode utilisée est la suivante :
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Exemple : parmi 5 différents articles, je souhaite en supprimer un. On sélectionne cet article en cliquant sur son numéro puis on se rend sur « supprimer ».
Réduction du prix
Vous avez 3 manières différentes de changer le prix d’un article sélectionné:
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- Après avoir sélectionné l’article, vous cliquez sur la case Prix et vous renseignez directement la somme voulue. Le prix est modifié uniquement pour ce ticket et par conséquent il apparait sur la quittance/facture :
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- Vous sélectionnez une ligne, donc un article et vous renseignez un pourcentage de réduction:
Dans cet exemple (voir ci-dessous), la réduction concerne l’article Nr 2. Cette réduction peut aussi concerner plusieurs articles. Attention, si vous ne sélectionnez aucune ligne, alors la réduction concerne tous les articles.
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- Vous pouvez aussi effectuer une réduction en renseignant une valeur absolue (par exemple: réduction de 17,20 €) :
| Info | |
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Ici, vous pouvez voir sur la gauche les symboles % et € que vous pouvez activer par un simple clic. De plus, vous pouvez voir la méthode sélectionnée par le symbole présent à côté de la somme. |
Dès que vous avez confirmé les paramètres avec le symbolehttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/1179741/Bildschirmfoto%202016-03-14%20um%2011.05.40.png?version=1&modificationDate=1457949957414&api=v2, la somme sera modifiée.
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Pour résumer, vous pouvez modifier le prix en:
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- changeant directement la somme
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- Sélectionnant une réduction en pourcentage via %
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- Sélectionnant une réduction en valeur absolue via €
Supprimer une réduction
Si vous voulez annuler une réduction présente sur l’ensemble du ticket, alors il vous faut cliquer sur cette croixhttps://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/1179741/Bildschirmfoto%202016-03-14%20um%2010.58.13.png?version=1&modificationDate=1457949512589&api=v2.
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Finaliser un ticket
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| Note | ||
|---|---|---|
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Vous avez la possibilité d’utiliser plusieurs variantes pour le paiement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement, renseigner la somme concernée et valider le ticket en cliquant sur https://nexxchange.atlassian.net/wiki/download/thumbnails/1179741/Bildschirmfoto%202016-04-13%20um%2008.36.01.png?version=1&modificationDate=1460529388200&api=v2 (voir ci-dessous). Important : pour pouvoir valider un ticket, il faut que le solde soit nul ! |
Comptes de passage
La fonction de représentation est utilisée lorsque vous établissez une quittance/facture au nom d’une tierce personne.
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(Capture d‘écran Quittance- En cours)
Annuler une facture
Si vous voulez annuler une facture dans laquelle des sommes apparaissent déjà, alors vous devez créer un nouveau ticket en précisant les lignes que vous voulez supprimer !
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Recette du jour
La recette du jour reflète toutes les données enregistrées sur le PDV.
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Après avoir choisi une option d’affichage, vous pouvez utiliser les données suivantes pour effectuer une recherche détaillée :
| Note | ||
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Si vous choisissez comme option d’affichage ‚Trier selon l’heure, le mode de paiement et le nom d’utilisateur‘, alors les résultats apparaissent selon la date. |
| Date de x à x | Sur quel période porte votre recherche | |
| Client | Recherche d’un client précis | Il est aussi possible de rentrer le nom d’un intermédiaire si ce dernier a aussi été défini comme client. |
| Utilisateur | Utilisateur enregistré (connecté) | La recherche par utilisateur est très utile à partir du moment où chaque utilisateur a une fonction bien définie |
| Somme de x à x | Plafond des sommes recherchées | |
| Mode de paiement | Filtrer selon le mode utilisé | |
| Intermédiaire | Filtrer selon l’intermédiaire mentionné dans la facture | L’intermédiaire peut apparaitre soit en tant qu’intermédiaire, soit en tant que client. |
| Article | Filtrer selon un article précis | |
| Catégorie d’article | Filtrer selon une catégorie d’articles précise | Ici apparaissent tous les articles qui sont rangés dans cette catégorie. |
| Sélection des transactions | Filtrer selon les entrées du livre de caisse ou les factures du PDV | Par exemple, si vous devez imprimer un rapport en sélectionnant uniquement certaines entrées |
| Représentation | Filtrer avec ou sans représentation |
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Représentant
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| Vous pouvez ici rentrer le nom d’un représentant | ||
| Recherche selon un texte | ||
| Rabais | Filtrer selon des rabais |
| Note | ||
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Veuillez noter que la recherche selon certains critères dépend des options d’affichage que vous avez choisies. Par exemple, si les résultats sont affichés selon les utilisateurs, alors vous ne pourrez pas utiliser le champ Article. |
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A hauteur de la colonne „mode de paiement“, vous avez la possibilité de modifier la recette après coup. Vous pouvez faire apparaitre le contenu du ticket (peu importe s’il apparait selon l’article ou l’utilisateur) en cliquant sur la « bande de ticket verte » (sur la capture d’écran, c’est l’espace où se trouve le numéro du ticket). Lorsqu’on choisit de trier selon l’utilisateur, vous pouvez vous rendre sur le nom pour faire apparaitre le contenu. |
Statistiques mensuelles
Accès: PDV → Statistiques mensuelles
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| Tip | ||
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Livre de caisse
Accès: PDV → livre de caisse
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Selon la législation du BMF (Ministère des finances autrichien), il existe des définitions précises pour les différentes notions suivantes :
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- Recettes: ce sont par exemple les factures qui ont été enregistrées à un PDV et qui sont toujours taxées. A cela, il faut aussi ajouter les annulations (recettes négatives).
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- Apports (de liquidités): il n’existe pas de factures, pas de taxation (même pas à 0%). Cela concerne l’argent de change.
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- Dépenses (de liquidités): achats externes pour échanger des biens par exemple (papier pour l’imprimante, cartouches d’encre, etc… cela signifie que vous recevez une facture qui est taxée).
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- Sorties: par exemple lorsque vous videz la caisse
| Info | ||
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Les types de paiement référencés ci-dessous peuvent être choisis dans la catégorie « type de paiement » (voir la capture d’écran présente ci-dessous). |
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La fonction ‘Fermeture de caisse’ est disponible lorsque vous déplacez le curseur sur la somme (en bleu). En cliquant sur cette somme, on ferme la caisse. Différence
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La somme en bleu, que vous voyez à côté du nom de l’appareil, est le solde de la caisse. La somme totale (dernière ligne dans le tableau) : ce sont les transactions inscrites dans le livre de caisse (Sommes que vous avez rentrées – toujours avec le mode ‘en espèces’). |
La somme comprend donc les entrées inscrites dans le livre de caisse + les tickets du système PDV que vous avez payé/validé selon la configuration du PDV.
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| Info | ||
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Le livre de caisse est aussi consultable sur la recette du jour – à l’aide du filtre ‘mode de paiement’ + ‘utilisateur’. Pour le filtre ‘Article – Catégorie principale’, le livre de caisse n’est pas reproduit, car on ne se réfère pas aux articles dans celui-ci. Comme ces articles n’ont pas de numéro de ticket PDV, la plupart des champs sont ‘vides’. |
| Warning | ||
|---|---|---|
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La somme totale du livre de caisse (dans la vue Tableau) que vous voyez, correspond toujours au domaine visible ! Donc si vous avez eu 20 ‘changements’ dans votre livre de caisse mais que vous avez choisi de ne faire apparaitre que 10, alors la somme présente se réfère uniquement à ces 10 changements. Voyez l’exemple suivant : |
Comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran, il existe 11 changements dans la caisse et les paramètres d’affichage sont limités à 10. Par conséquent, la somme prend seulement en compte les 10 entrées visibles.
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Rapports de fermeture de caisse
Accès: PDV → Rapports de fermeture de caisse
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Il faut prendre en compte les principes suivants:
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- Si aucune fermeture de caisse n’a été effectuée auparavant via le menu „livre de caisse“, alors le rapport de fermeture affichera l’activité depuis le début jusqu’à votre 1ère fermeture de caisse.
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- Si une fermeture a déjà été faite, alors vous verrez tous les changements depuis la dernière fermeture jusqu’à celle que vous venez d’effectuer.
Le rapport de fermeture de caisse se compose des éléments suivants :
| Info | ||
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Les catégories affichées ou sélectionnées ont été mises en place à la demande du BMF (Ministère des Finances). De plus, vous avez la possibilité d’afficher des catégories supplémentaires (plus d’informations à ce sujet via « Impression des rapports »). |
Informations générales
En premier lieu, le rapport affiche les informations générales. Comme précisé ci-dessus, les informations correspondent à une période donnée.
Aperçu du protocole de recensement des données
Ici vous pouvez voir le solde d’ouverture (ce qui reste depuis la dernière fermeture de caisse), le solde de fermeture (ce qui reste après l’actuelle fermeture de caisse) et tous les changements de type ‘espèces’ (= tous les modes de paiement que vous avez enregistrés sous le type Espèces).
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Protocole de recensement des données
Ici vous pouvez voir tous les changements d’un PDV et du livre de caisse :
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Rapport des groupes de produits
Ici sont affichées toutes les ventes (espèces + virements)
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Rapport financier
Ici apparaissent toutes les transactions effectuées entre la dernière et l’actuelle fermeture de caisse et regroupées selon le type (espèces ou non) et la méthode de paiement.
Rapport de groupes de transactions
De nouveau, vous pouvez voir toutes les transactions effectuées entre la dernière et l’actuelle fermeture de caisse et, cette fois-ci, regroupées selon les taxations + les entrées et les sorties d’argent enregistrées dans le livre de caisse.
Rapport des utilisateurs
Ici s’affichent de nouveau les transactions effectuées entre la dernière et l’actuelle fermeture de caisse et regroupées selon les utilisateurs.
Impression des rapports
Enfin, il est possible d’imprimer ces rapports depuis la liste du tableau (après avoir sélectionné le groupe point de vente) :
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Le rapport de groupes de transactions est le seul domaine qui, selon le BMF, ne doit pas obligatoirement apparaitre dans le rapport de fermeture de caisse. Par conséquent, lors des options d’impression, on vous propose de ne pas l’imprimer. Si vous souhaitez tout de même l’imprimer, vous devez sélectionner la case correspondante (voir la capture d’écran ci-dessous). |
En annexe, vous pouvez aussi imprimer la recette du jour.
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Questions les plus courantes
La facture a déjà été réglée. Je ne reçois pas de ticket à la caisse!
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