| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Info Client
Vous gérez toutes les informations personnelles importantes sur le client dans les données de base.
Ici, vous modifiez les coordonnées, les canaux de communication (numéro de téléphone, adresse e-mail)
...
| Note |
|---|
Adresse |
Insérer une photo
Si un appareil photo est installé sur votre ordinateur, vous pouvez prendre une photo immédiatement et l'enregistrer. Ou vous téléchargez un fichier correspondant.
Cette fonction est liée au service de stockage et de gestion de documents NexxChange. Si vous n'avez pas encore réservé ce forfait, veuillez contacter le support Nexxchange.
Utilisateur Marketplace pour ce client
S'il s'agit d'un nouveau client et qu'il ne possède pas encore de compte sur la marketplace (portail Nexxchange), un utilisateur peut être créé ici :
...
Si vous cliquez sur « Utiliser l’email du client pour accéder à la Marketplace », l’adresse email sur la Marketplace sera remplacée par celle stockée dans la suite.
Adhésion / abonnement
L'adhésion actuelle est affichée ici.
Faire d'un invité d'un jour un membre
Sélectionnez les noms à l'aide d'un tableau ou d'une recherche rapide, sélectionnez l'onglet « Membre » et cliquez en bas à gauche (voir capture d'écran ci-dessous).
...
Dénomination | Explication | Annotation |
|---|---|---|
Détails | ||
Type de membre | Ici, vous spécifiez le type souhaité | Un devis sera créé |
date d'entrée | Indiquer quand l'adhésion a commencé | Celui-ci est automatiquement renseigné avec la date actuelle lors de la création |
Date de fin | Indiquez quand votre membre souhaite mettre fin à son adhésion |
|
Catégorie d'affichage | Le client est représenté en couleur dans le système de départ |
|
numéro d’adhérant | Entrez ici votre numéro de membre | En supposant que vous n'utilisez pas le générateur de nombres, si c'est le cas le champ reste vide |
Impression de la carte FFG | Vous précisez ici ce qui doit être imprimé sur la carte FFG du client | |
Informations de paiement |
|
|
Fréquence de paiement | Une fois / par mois | En fonction de ce qui est défini dans modèle de facturation |
Devis réservation | Un devis sera créé ici avec le montant global. | Avec une tarification au prorata si cela est défini. |
Activer facturation périodique | Un modèle de facture lui sera attribué. | |
Créer un ticket de caisse | Quand l'adhésion sera crée, un ticket sera généré dans la caisse. | Sélectionner ici le terminal sur lequel le paiement se fera. |
Automatic switch | Ici, vous pouvez définir à quel moment une adhésion doit basculer vers une nouvelle adhésion. Le système fera le changement automatiquement. | Sélectionnez la date, le nouveau type d'adhésion, s'il faut ajuster le modèle de facturation et quelle catégorie d'affichage le client doit avoir après le changement. |
Créer un abonnement annuelle
Cliquez sur ce bouton pour démarrer le processus.
...
Ajoutez le type d’abonnement et la catégorie d'affichage correspondante.
Choisissez la date de début à partir de laquelle l'abonnement va commencer.
Cliquez sur "Devis" et vous verrez le prix global de l'adhésion.
Dans le cas d'un abonnement annuel, le paiement se fait en une fois. Il n'y a donc pas de facturation périodique.
Choisissez le mode de paiement, en général une facture.
Si vous souhaitez l'envoyer en caisse, cochez "Créer un ticket de caisse" et choisissez le terminal.
Appuyez sur "Créer".
Créer un abonnement mensuelle
Cliquez sur ce bouton pour démarrer le processus.
...
Appuyez sur "
" pour finir le processus d’adhésion.
Renouvellement abonnement
Abonnement comptant
Adhésion
...
Renouveler une adhésion
...
Choisir la date de debut et de fin
...
Abonnement par prélèvement
Modifier l’abonnement
Si vous souhaitez modifier des types de membres existants, vous devez les modifier via le chemin indiqué (voir les captures d'écran ci-dessous).
Lors de la modification, le modèle de facture du nouveau type indiqué est automatiquement attribué par défaut (à condition que ces paramètres aient été définis au préalable).
...
Mettre fin à l’abonnement
Vous pouvez préciser la date de sortie via « Fin d'adhésion ». La date de sortie ne peut être saisie que du jour en cours vers le futur. Une date dans le passé n'est pas possible.
...
Vous pouvez librement choisir si vous souhaitez ou non envoyer les données à l'association « Association Upload ».
Modifier le numéro d’adhérant / la date d'entrée / Imprimé carte
Les options « numéro d’adhérant / date d’entrée / Imprimé carte » reste disponibles.
...
Parcours d’adhésion
Parcours des adhésions documente et illustre les changements apportés aux types d'adhésion au cours de l'existence de l'adhésion.
...
Adhésions à d'autres clubs
Vous pouvez stocker des adhésions à un autre club de golf sous adhésions à d’autres clubs. Ceci est purement informatif.
...
Note d'adhésion
Il n'est pas possible de rechercher le champ de notes dans l'adhésion. Ce champ est destiné aux notes concernant directement l'historique des membres, par ex. si un membre doit être suspendu pendant un certain temps en raison d'un long voyage d'affaires.
Les notes qui doivent être recherchées à l'aide d'un filtre doivent être saisies sous Notes/Mémo.
Adhésion de groupe
Si le type de groupe et la configuration du groupe ont été définis au préalable, l'appartenance à une adhésion dynamique peut également être attribuée dans les données de base sous groupes.
...
Vous pouvez trouver de plus amples informations: Groupes - Aperçu
Fédération
Ici vous pouvez voir s'il existe une association avec une fédération de golf.
Club à domicile
Club à domicile | vient du serveur de la fédération |
HCPI | vient du serveur de la fédération |
Note | Par exemple pour obtenir des informations sur le parcours handicap ou le challenge HCP. |
Autres fédérations (auxquelles le système n'est pas connecté)
Ici, vous pouvez enregistrer les adhésions à des fédérations avec lesquelles le système n'a pas de lien direct.
...
Données des fédérations nationales.
Ici vous pouvez voir le numéro d'identification de la fédération nationale à laquelle ce client est lié.
Le système note la dernière fois que les données ont été comparées.
L'attribution de la tranche d'âge en fonction de la date de naissance.
...
Ajouter une licence à la fédération.
Comparaison/upload des clients
Pour les clients existants, il existe la possibilité d'activer/désactiver la comparaison d'associations et de télécharger à l'aide des boutons décrits.
...
Comment voir si un client a une licence ?
Si un client a une licence une petite mappemonde apparait au moment de la recherche:
...
Et bien évidemment dans le menu de la fédération:
LeClub Golf
Pour créer une carte LeClub Golf nous avons besoin au minimum de prénom, nom, email, code postal, pays.
...
À droite, vous trouverez l'historique des ventes effectuées par le client dans votre club, qui ont été comptabilisés pour des fees avec les montants en euros .
Mémo
Ces notes peuvent être répertoriées à l'aide du filtre « Filtre Clients, égal, Clients avec mémo ».
...
Lorsque vous créez un nouveau mémo, vous pouvez également en limiter la portée.
Par exemple, l'information selon laquelle un joueur muni d'un certificat médical est autorisé à conduire une voiturette lors du tournoi n'est probablement importante que lors de sa participation à un tournoi.
...
Produit de location
Un article de location est l'achat régulier d'un service (dans ce cas, un article - par exemple un espace de stockage/casier) moyennant des frais.
Vous trouverez ici une explication des articles en location : Gestion des articles
C'est ici que vous gérez les articles en location du client. Ce qui est ajouté ici se retrouve dans le modèle de facture.
...
Le nom et le prix de l'article proviennent directement du système d'articles. Le prix peut être ajusté dans le modèle de facture.
...
Réservations
Les réservations répertorient celles qui ont été effectuées sous le nom de ce client en tant que personne effectuant la réservation, par le client lui-même en ligne ou par la secrétaire.
La fonction la plus importante de cette liste est de vérifier si une règle de réservation s'est appliquée. La capture d'écran montre les informations sur la règle « Membre 100 % »
...
Dénomination | Signification |
|---|---|
Article | par exemple green fee samedi, dimanche et FT 9 trous (modèle maxi) ou chariot (modèle maxi) |
Description | par exemple green fee samedi, dimanche et FT 9 trous (25/02/2022 11h10@parcours de championnat) ou Trolley1 (25/02/2022 10h50 - 25/02/2022 13h00) |
Foule |
|
Prix de l'article | Prix d'origine par article |
Montant | Prix moins une réduction (voir informations sur les règles) |
T.V.A. | Quel taux d'imposition est facturé |
Date d'annulation | Le cas échéant, quand la réservation a-t-elle été annulée ? |
Date de facture | Le cas échéant, quand une facture a-t-elle été créée ? |
Date de paiement | Le cas échéant, quand le montant a-t-il été payé ? |
Informations sur les règles | Le cas échéant, quelle règle de réservation s'applique. Par exemple : Amenez un ami, Membre à 100 %, Coucher de soleil |
Factures
Toutes les factures et encaissements du back-office sont répertoriés dans un tableau sous Factures.
...
symbole | Signification |
|---|---|
 | Modifier la facture. Ici, vous pouvez modifier la date d'échéance, la date de paiement et ajouter une note pour le traitement. |
 | Envoyé par email. Avant d'envoyer des factures par e-mail, l'icône de l'imprimante doit être bleue. |
 | L'icône verte de l'imprimante signifie que la facture a été créée mais pas encore générée avec la mise en page souhaitée. |
 | Ajoutez le paiement. Une fenêtre de dialogue s'ouvre pour saisir un transfert. |
 | Fermez la facture. Une fenêtre de dialogue s'ouvre pour annuler une facture ou la marquer comme irrécouvrable. |
 | Générez un ticket de point de vente (caisse). Vous pourrez ensuite envoyer la facture au caissier. |
Facturation périodique
Sous cet onglet, vous pouvez attribuer et gérer les modèles de facturation périodique d'un client. Plusieurs options s'offrent à vous pour changer de point de vue et agir.
...
Si cela est fait correctement, dans le coin supérieur droit, vous serez averti qu'une facture a été créée : | Sinon, vous serez averti qu'aucun n'a été créé : |
|---|---|
 |  |
Tags client
Ici, vous pouvez créer des tags et les attribuer à plusieurs clients, et vous pouvez également filtrer cette attribution via la gestion des clients.
Le processus est simple : pour un client sélectionné (dans la gestion des clients), vous accédez au tag client.
...
Les tags sont un outil très utile pour les filtres.
Groupes
Ici, vous pouvez voir si ce client a été affecté à un groupe.
Ça peut être
Famille
entreprise
Modifier Définitions des groupe
Nom | p. ex. Fam. Simeon |
Payeur | La personne ou l'entreprise que vous soumettez ici est responsable de tous les coûts. |
Type de groupe | Choisissez le type de groupe approprié |
Paiement groupé activé | Case à cocher pour activer la facturation de groupe |
Créer une adhésion à un groupe
 | Démarrez depuis la fiche du client que vous voulez ajouter dans un groupe. Puis rechercher le groupe et définissez une position. Coché paiement groupé si un payeur paye pour cette personne. Si le groupe souhaité n'est pas encore disponible pour la sélection, vous pouvez… |
  | … la créé avec « + » puis sélectionné Nom |
 | Modifier la définition du groupe |
...
Accord agent
Ici, vous pouvez voir si un accord d'agent existe et quels paramètres sont définis.
Afin de créer un accord d'agent, l'enregistrement de données de base doit avoir été créé en tant que client d’entreprise / agent.
Historique
Dans l’historique, vous pouvez voir quand l'enregistrement de données de base a été créé, qui a effectué quelles modifications et quand.
...
Protocole de communication
Liste de tous les canaux de communication de la suite. La suite n'est pas un programme de messagerie. Il n'existe aucun contrôle de plausibilité permettant de savoir si la syntaxe d'une adresse e-mail est correcte, si elle existe réellement ou si le message a été délivré.
Il en va de même pour les numéros de téléphone. Le système ne peut pas vérifier si un numéro compatible SMS est enregistré.
Le journal note le processus qui a déclenché l'envoi ou l'impression d'un e-mail ou d'un SMS.
...
Canal | Email, SMS, impression (par exemple facture ou lettre) |
Publié | Date à laquelle la démarche a été effectuée, |
Destinataire | par exemple, à quelle adresse e-mail il a été envoyée |
Expéditeur | Adresse e-mail, identifiant SMS ou, s'il est imprimé, le nom de l'unité commerciale |
Sujet | Provient du modèle de document ou a été saisi manuellement |
Message | Contient le contenu du message.  Le contenu peut être lu avec « i ». |
Utilisateur | Quel utilisateur de la suite a initié le processus. |
Pièce jointe | Case à cocher, par exemple e-mail de rappel de paiement avec une facture automatiquement jointe |
Références | par exemple le numéro de facture dans le rappel de paiement |
Échec | Indique si le processus au sein de la suite s'est exécuté ou a échoué. Cela ne signifie pas si un e-mail ou un SMS peut être envoyé. |
Fichiers
Le principe de base de Nexxchange GolfSuite repose sur un travail indépendamant du lieu. Tant qu'une connexion Internet et un navigateur Web sont disponibles, vous pouvez travailler. Au back-office, au bureau à domicile ou en déplacement.
C'est pourquoi il n'est pas très utile que les documents pertinents pour le client se trouvent uniquement dans le dossier du secrétariat.
Dans la zone des documents clients, vous pouvez stocker tout ce que vous souhaitez avoir à portée de main :
...
Ajouter un document client
Sélectionner un fichier sur l'ordinateur
Saisir une description du document
Si un document existant doit être remplacé, veuillez cocher la case Écraser le document existant et cliquer sur Télécharger le document.
...
Carte d’identification
De plus amples informations peuvent être trouvées sur IoT - Solutions Internet des objets
...
En associant les données de base à une carte d'identité et à un compte client, vous pouvez proposer à vos membres, l'utilisation d'un distributeur de balles ou de boissons, le contrôle d’accès ou de systèmes d'éclairage.
Scanner une nouvelle carte
Avec la fenêtre de dialogue ouverte, faites glisser la carte dans le lecteur de carte ou maintenez-la sur le scanner de proximité.
...
| Info |
|---|
Veuillez noter que chaque appareil a sa propre façon d'interpréter la chaîne de caractère. Veuillez contacter votre revendeur (si vous remplacez votre lecteur) pour connaître les modifications que vous devrez éventuellement apporter. |
Lier la carte d'id à un compte client
Après avoir créé une carte d'id, cliquez sur Ajouter un compte .
Vous ne pouvez sélectionner qu'un compte client créé avec le client.
Désormais, par exemple, la carte du distributeur de balles est liée au compte.
...
| Info |
|---|
Ajouter un compte Avec cette option, vous ajoutez le portemonnaie électronique, si une personne possède plus d'un compte, il est possible de savoir quel compte doit être utilisé par la carte. C'est un moyen de la limiter. |
Lier la carte d'identification à un appareil IoT
Après avoir créé un objet de sécurité sous IoT - Internet of Things (par exemple le lecteur magnétique sur la porte du caddy room), vous pouvez le lier à une carte d'identification.
...
Utilisez «+» pour ouvrir la fenêtre de dialogue.  | Ou modifier un lien existant  |
Compte client / portemonnaie électronique
Chaque transaction de paiement sans espèces est affichée dans le compte client, que de l'argent soit débité ou crédité (voir capture d'écran).
La première étape consiste à créer un compte.
Il existe différentes possibilités de paiement sans espèces, comme se procurer des ballons de golf aux distributeurs de balles, payer sa consommation au restaurant du club, acheter des articles en magasin, payer directement via le compte client lors d'une réservation en ligée, etc.
Créer un compte / portemonnaie électronique
...
Nom du compte | par exemple, nom du client |
Vendeur | Qui est fiscalement responsable du solde |
devise |
|
Limite de facturation | S’il existe une limite de découvert, à partir de quel montant le montant doit-il être automatiquement facturé ? |
Limite de crédit | Jusqu’à quel montant le solde peut-il passer dans le rouge ? |
Numéro de compte externe |
|
Date d'expiration | Jusqu'à quelle date ce compte client est-il actif ? |
section |
|
...
Les informations du compte sont désormais 00000000026 [Actif]
Recharger votre compte client manuellement
...
 |  |
| Note |
|---|
Les crédit ou débits manuels ne sont pas reflétés dans la rapport quotidien. |
Compte client réapprovisionné via la caisse.
Condition : Vous avez enregistré un mode de paiement dans votre compte client.
Vous pouvez consulter Caisse → Administration → Mode de paiement.
...
La fenêtre de dialogue s'ouvre
...
Reçu de recharge du compte client au point de vente
 | Par défaut, aucun reçu n'est créé lors de la recharge du compte client. Chemin : POS -> Administration → Configuration |
...
Signifie que le document a été enregistré mais pas encore fusionné avec un modèle.
Si vous souhaitez imprimer le reçu, il faut d'abord le générer.
...
Statistiques clients
Informations sur le client dans la période d'évaluation sélectionnée.
Sélectionnez la période puis cliquez sur mettre à jour pour charger les statistiques.
...
Référence comptable
Un compte personnel doit être créé lorsque vous exportez votre comptabilité.
Relevé d’Identité Bancaire (RIB)
Les coordonnées bancaires doivent être fournies si vous souhaitez encaisser des factures par mandat SEPA (ordre d'encaissement).
...