| Table of Contents |
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Info Client
Vous gérez toutes les informations personnelles importantes sur le client dans les données de base.
Ici, vous modifiez les coordonnées, les canaux de communication (numéro de téléphone, adresse e-mail)
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| Note |
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Adresse |
Insérer une photo
Si un appareil photo est installé sur votre ordinateur, vous pouvez prendre une photo immédiatement et l'enregistrer. Ou vous téléchargez un fichier correspondant.
Cette fonction est liée au service de stockage et de gestion de documents NexxChange. Si vous n'avez pas encore réservé ce forfait, veuillez contacter le support Nexxchange.
Utilisateur Marketplace pour ce client
S'il s'agit d'un nouveau client et qu'il ne possède pas encore de compte sur la marketplace (portail Nexxchange), un utilisateur peut être créé ici :
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Si vous cliquez sur « Utiliser l’email du client pour accéder à la Marketplace », l’adresse email sur la Marketplace sera remplacée par celle stockée dans la suite.
Adhésion
L'adhésion actuelle est affichée ici.
Faire d'un invité d'un jour un membre
Sélectionnez les noms à l'aide d'un tableau ou d'une recherche rapide, sélectionnez l'onglet « Membre » et cliquez en bas à gauche (voir capture d'écran ci-dessous).
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Dénomination | Explication | Annotation |
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Détails | ||
numéro d’adhérant | Entrez ici votre numéro de membre | En supposant que vous n'utilisez pas le générateur de nombres, si c'est le cas le champ reste vide |
Date d'entrée | Indiquer quand l'adhésion a commencé | Celui-ci est automatiquement renseigné avec la date actuelle lors de la création |
Date de fin | Indiquez quand votre membre souhaite mettre fin à son adhésion |
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Type de membre | Ici, vous spécifiez le type souhaité | Un modèle de facture lui sera attribué en conséquence |
Catégorie d'affichage | Le client est représenté en couleur dans le système de départ |
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Impression de la carte FFG | Vous précisez ici ce qui doit être imprimé sur la carte FFG du client | |
Informations de paiement |
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Automatic switch |
Modifier l'adhésion
Si vous souhaitez modifier des types de membres existants, vous devez les modifier via le chemin indiqué (voir les captures d'écran ci-dessous).
Lors de la modification, le modèle de facture du nouveau type indiqué est automatiquement attribué par défaut (à condition que ces paramètres aient été définis au préalable).
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Mettre fin à l'adhésion
Vous pouvez préciser la date de sortie via « Fin d'adhésion ». La date de sortie ne peut être saisie que du jour en cours vers le futur. Une date dans le passé n'est pas possible.
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Vous pouvez librement choisir si vous souhaitez ou non envoyer les données à l'association « Association Upload ».
Modifier le numéro d’adhérant / la date d'entrée / Imprimé carte
Les options « numéro d’adhérant / date d’entrée / Imprimé carte » reste disponibles.
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Parcours d’adhésion
Parcours des adhésions documente et illustre les changements apportés aux types d'adhésion au cours de l'existence de l'adhésion.
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Plus d'adhésions
Vous pouvez stocker des adhésions à un autre club de golf sous adhésions à d’autres clubs. Ceci est purement informatif.
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Note d'adhésion
Il n'est pas possible de rechercher le champ de notes dans l'adhésion. Ce champ est destiné aux notes concernant directement l'historique des membres, par ex. si un membre doit être suspendu pendant un certain temps en raison d'un long voyage d'affaires.
Les notes qui doivent être recherchées à l'aide d'un filtre doivent être saisies sous Notes/Mémo.
Adhésion de groupe
Si le type de groupe et la configuration du groupe ont été définis au préalable, l'appartenance à une adhésion dynamique peut également être attribuée dans les données de base sous groupes.
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Vous pouvez trouver de plus amples informations: Groupes - Aperçu
Golf
Ici vous pouvez voir s'il existe une association avec une association de golf.
Club à domicile
Club à domicile | vient du serveur de la fédération |
HCPI | vient du serveur de la fédération |
Note | Par exemple pour obtenir des informations sur le parcours handicap ou le challenge HCP. |
Autres fédérations (auxquelles le système n'est pas connecté)
Ici, vous pouvez enregistrer les adhésions à des fédérations avec lesquelles le système n'a pas de lien direct.
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Données des fédérations nationales.
Ici vous pouvez voir le numéro d'identification de la fédération nationale à laquelle ce client est lié.
Le système note la dernière fois que les données ont été comparées.
L'attribution de la tranche d'âge en fonction de la date de naissance.
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Supprimer l’appartenance | Si une mauvaise affectation provient du serveur de la fédération, elle peut être supprimée manuellement. |
Modifier l’appartenance | Une fenêtre de dialogue s'ouvre ici dans laquelle les données locales de la suite peuvent être lues. En dessous se trouve le champ de recherche d’association pour comparer les informations.  |
Assigner manuellement | C'est la même fenêtre de dialogue que pour modifier l’appartenance. |
Comparaison/upload des clients
Pour les clients existants, il existe la possibilité d'activer/désactiver la comparaison d'associations et de télécharger à l'aide des boutons décrits.
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Mémo
Ces notes peuvent être répertoriées à l'aide du filtre « Filtre Clients, égal, Clients avec mémo ».
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Lorsque vous créez un nouveau mémo, vous pouvez également en limiter la portée.
Par exemple, l'information selon laquelle un joueur muni d'un certificat médical est autorisé à conduire une voiturette lors du tournoi n'est probablement importante que lors de sa participation à un tournoi.
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Produit de location
Un article de location est l'achat régulier d'un service (dans ce cas, un article - par exemple un espace de stockage/casier) moyennant des frais.
Vous trouverez ici une explication des articles en location : Gestion des articles
C'est ici que vous gérez les articles en location du client. Ce qui est ajouté ici se retrouve dans le modèle de facture.
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Le nom et le prix de l'article proviennent directement du système d'articles. Le prix peut être ajusté dans le modèle de facture.
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Réservations
Les réservations répertorient celles qui ont été effectuées sous le nom de ce client en tant que personne effectuant la réservation, par le client lui-même en ligne ou par la secrétaire.
La fonction la plus importante de cette liste est de vérifier si une règle de réservation s'est appliquée. La capture d'écran montre les informations sur la règle « Membre 100 % »
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Dénomination | Signification |
|---|---|
Article | par exemple green fee samedi, dimanche et FT 9 trous (modèle maxi) ou chariot (modèle maxi) |
Description | par exemple green fee samedi, dimanche et FT 9 trous (25/02/2022 11h10@parcours de championnat) ou Trolley1 (25/02/2022 10h50 - 25/02/2022 13h00) |
Foule |
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Prix de l'article | Prix d'origine par article |
Montant | Prix moins une réduction (voir informations sur les règles) |
T.V.A. | Quel taux d'imposition est facturé |
Date d'annulation | Le cas échéant, quand la réservation a-t-elle été annulée ? |
Date de facture | Le cas échéant, quand une facture a-t-elle été créée ? |
Date de paiement | Le cas échéant, quand le montant a-t-il été payé ? |
Informations sur les règles | Le cas échéant, quelle règle de réservation s'applique. Par exemple : Amenez un ami, Membre à 100 %, Coucher de soleil |
Factures
Toutes les factures et encaissements du back-office sont répertoriés dans un tableau sous Factures.
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symbole | Signification |
|---|---|
 | Modifier la facture. Ici, vous pouvez modifier la date d'échéance, la date de paiement et ajouter une note pour le traitement. |
 | Envoyé par email. Avant d'envoyer des factures par e-mail, l'icône de l'imprimante doit être bleue. |
 | L'icône verte de l'imprimante signifie que la facture a été créée mais pas encore générée avec la mise en page souhaitée. |
 | Ajoutez le paiement. Une fenêtre de dialogue s'ouvre pour saisir un transfert. |
 | Fermez la facture. Une fenêtre de dialogue s'ouvre pour annuler une facture ou la marquer comme irrécouvrable. |
 | Générez un ticket de point de vente (caisse). Vous pourrez ensuite envoyer la facture au caissier. |
Modèle de facture
Dans le modèle de facture, les éléments de facturation sont représentés en fonction de l'adhésion ou des articles de location possibles.
L'utilisation du module de facturation est expliquée dans : Factures - BackofficeSous cet onglet, vous pouvez attribuer et gérer les modèles de facturation périodique d'un client. Plusieurs options s'offrent à vous pour changer de point de vue et agir.
Sous « Facturation du client Mustermann Maxi », vous pouvez modifier le mode de paiement (qui sera affiché sous les factures). Essayer de changer quelque chose vous montrera 4 boutons.
: Annulez toute modification sans la sauvegarder.
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: Mettez à jour les modifications en les enregistrant.
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: Supprimez le modèle de facturation de ce client. Si vous le faites, vous pouvez cliquer sur le-bouton pour créer un nouveau modèle de facturation.
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/ : Ce bouton ouvre une nouvelle fenêtre de dialogue. S'il est grisé, il n'y a aucun produit avec lequel créer une facture.
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Mode de paiement
Le mode de paiement sera affiché sous Factures, mais ne définit ni ne restreint la manière dont vous pouvez régler la facture. La modification du mode de paiement permet de commander et d'établir des factures.
En cliquant sur le -le bouton simplifiera l'aperçu des règles du modèle de facturation, en cliquant sur le bouton-le bouton minimisera cet aperçu.
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Articles individuels
En cliquant sur le -le bouton ouvrira une nouvelle fenêtre :
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Le modèle client ne peut pas être modifié. Vous pouvez définir :
un produit (= article)
une Business Unit (si vous en avez plusieurs, vous pouvez définir l'unité spécifique)
la Quantité (obligatoire)
la Période (très importante pour les offres ponctuelles)
Prochain paiement dû (nécessaire pour créer des factures)
Date d'expiration
Catégorie de facturation (utile pour la création de facture)
Description
Emplacement de stockage
Note
En cliquant sur le-le bouton ouvrira une nouvelle fenêtre :
...
Le « Modèle client » ne peut pas être modifié. Vous pouvez définir :
Collection de produits (= Collection d'articles, par exemple un pack de démarrage)
Unité commerciale (si vous en avez plusieurs, vous pouvez définir l'unité spécifique)#
Qté. (=Quantité)
Période (très importante pour les offres ponctuelles)
Suivant Paiement dû (nécessaire pour créer des factures)
Date d'expiration
Catégorie de facturation (utile pour la création de facture)
Description
Emplacement de stockage
Note
Après avoir ajouté un article individuel, vous aurez 4 options pour chaque article individuel :
: Modifier - Cela rouvre la même fenêtre de dialogue que si vous ajoutiez un nouveau produit/collection de produits
:Supprimer - Supprimer un article individuel.
: Ajouter des règles de prix - Définissez une règle de prix.
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: Retrait SEPA - Marquez un article à payer avec un mandat SEPA.
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SEPA
Pour exporter les transactions SEPA dans votre Golfsuite ( mandats de débit ), puis télécharger le fichier .xml pour la banque en ligne, vous devez ajouter les informations bancaires correctes et complètes.
Sinon, vous serez informé d'une erreur lorsque vous tenterez d'exporter des transactions pour des clients ne disposant pas d'informations bancaires. L'ajustement des détails bancaires peut être effectué à tout moment sous Clients & CRM#Bankdetails du client spécifique.
Articles individuels
Les articles individuels peuvent être ajustés pour répondre aux besoins comptables de votre club de golf. Par exemple, un joueur souhaite payer avec SEPA, mais seulement la moitié du prix. Cela peut être fait en ajoutant l'article spécifique, en définissant la période sur mensuelle et en ajoutant une règle de prix (1/24ème du prix de l'article).
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Ensuite, en appuyant sur le -bouton, définissez la Période sur Mensuel et cliquez sur -bouton. Cela générera 12 Transactions de Mandat, mais seulement à moitié prix – qui seront facturées chaque mois.
Modèles de facturation automatisés et facturation de processus
Ceux-ci sont générés une fois que vous attribuez une adhésion et que les articles sont définis pour un modèle de facturation (Golf Club > Clubs de golf gérés > Modèles de facturation). Sauf si vous spécifiez de ne pas ajuster le modèle de facturation lors de la création de l’adhésion, il ressemblera à notre exemple.
En appuyant sur le -le bouton vous montrera un aperçu plus détaillé de cet article spécifique. Vous aurez uniquement la possibilité d'ajouter une règle de prix ou d'appliquer un retrait SEPA avec des modèles de facturation définis liés à votre adhésion.
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Règles de prix et période
Si un membre est malade et ne doit payer que la moitié, mais souhaite le faire mensuellement, vous devez ajuster le prix ainsi que la période.
La période ne peut pas être modifiée pour une position de facture définie, ici car la période est définie sous Golf Club > Managed Golf Clubs > Billing templates.
Vous devez ajouter un article individuel dans lequel vous définissez la période souhaitée et ajustez le tarif mensuel en conséquence.
Si vous appuyez sur le-bouton, le modèle de facturation se déplacera en dessous de la ligne rouge, qui ne sera pas facturée. Pour annuler cela, cliquez sur le -bouton et définissez la période au 31 décembre de l'année précédente (si annuel) ou à toute date souhaitée (en fonction de la période définie).
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Après avoir effectué les paramétrages et ajusté les positions du modèle, vous pouvez créer une transaction automatisée pour les comptes annuels. On parle également de facture collective/prescription annuelle.
Des informations détaillées peuvent être trouvées sous : Factures - Backoffice - Comptes annuels/Processus
Créer une facture à l'aide d'un modèle de facturation
Si vous recevez un nouveau membre, vous devrez générer une seule facture pour ce membre. Pour ce faire, appuyez sur le -bouton. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre de dialogue.
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Assurez-vous de vérifier les éléments suivants au préalable :
Description (et l'article lui-même auquel il fait référence via le-bouton)
Quantité
Période
Prix
Payé jusqu'à
Prochaine facturation
Catégorie de facturation (si nécessaire)
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Dans cet exemple, nous voulions créer une facture avec une règle de prix spécifiée de 84 €, pour juillet. La période est définie sur Mensuelle. La prochaine facturation devrait avoir lieu en août.
L'aperçu a été simplifié en utilisant le-bouton.
...
En regardant cet exemple, nous pouvons voir que nous avons réussi à créer une facture de 84 €. Mais que dit la prochaine facturation ? A quelle date le prochain paiement est-il en retard ?
Il affiche correctement la prochaine période de facturation commençant à la date du 01/08/2022, ce qui signifie que nous avons pu créer une facture mensuelle avec une règle de prix, le prochain paiement en souffrance commençant en août.
Nous pouvons désormais créer plus de factures jusqu'à la fin de l'année pour chaque mois, ou créer une facture chaque mois.
La date d'échéance de la facture doit également être ajustée pour chaque facture (2 semaines ou un délai similaire sont la norme).
Une facture a été créée ou non ?
Si cela est fait correctement, dans le coin supérieur droit, vous serez averti qu'une facture a été créée : | Sinon, vous serez averti qu'aucun n'a été créé : |
|---|---|
 |  |
Tags client
Ici, vous pouvez créer des tags et les attribuer à plusieurs clients, et vous pouvez également filtrer cette attribution via la gestion des clients.
Le processus est simple : pour un client sélectionné (dans la gestion des clients), vous accédez au tag client.
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Les tags sont un outil très utile pour les filtres.
Groupes
Ici, vous pouvez voir si ce client a été affecté à un groupe.
Ça peut être
Famille
entreprise
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Modifier Définitions des groupe
Nom | p. ex. Famille Bélier |
Payeur | La personne ou l'entreprise que vous soumettez ici est responsable de tous les coûts. |
Type de groupe | Choisissez le type de groupe approprié |
Paiement groupé activé | Case à cocher pour activer la facturation de groupe |
Créer une adhésion à un groupe
 | Si le groupe souhaité n'est pas encore disponible pour la sélection, vous pouvez… |
  | … la créé avec « + » puis sélectionné Nom |
 | Modifier la définition du groupe |
Accord agent
Ici, vous pouvez voir si un accord d'agent existe et quels paramètres sont définis.
Afin de créer un accord d'agent, l'enregistrement de données de base doit avoir été créé en tant que client d’entreprise / agent.
Historique
Dans l’historique, vous pouvez voir quand l'enregistrement de données de base a été créé, qui a effectué quelles modifications et quand.
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Protocole de communication
Liste de tous les canaux de communication de la suite. La suite n'est pas un programme de messagerie. Il n'existe aucun contrôle de plausibilité permettant de savoir si la syntaxe d'une adresse e-mail est correcte, si elle existe réellement ou si le message a été délivré.
Il en va de même pour les numéros de téléphone. Le système ne peut pas vérifier si un numéro compatible SMS est enregistré.
Le journal note le processus qui a déclenché l'envoi ou l'impression d'un e-mail ou d'un SMS.
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Canal | Email, SMS, impression (par exemple facture ou lettre) |
Publié | Date à laquelle la démarche a été effectuée, |
Destinataire | par exemple, à quelle adresse e-mail il a été envoyée |
Expéditeur | Adresse e-mail, identifiant SMS ou, s'il est imprimé, le nom de l'unité commerciale |
Sujet | Provient du modèle de document ou a été saisi manuellement |
Message | Contient le contenu du message.  Le contenu peut être lu avec « i ». |
Utilisateur | Quel utilisateur de la suite a initié le processus. |
Pièce jointe | Case à cocher, par exemple e-mail de rappel de paiement avec une facture automatiquement jointe |
Références | par exemple le numéro de facture dans le rappel de paiement |
Échec | Indique si le processus au sein de la suite s'est exécuté ou a échoué. Cela ne signifie pas si un e-mail ou un SMS peut être envoyé. |
Fichiers
Le principe de base de Nexxchange GolfSuite repose sur un travail indépendamant du lieu. Tant qu'une connexion Internet et un navigateur Web sont disponibles, vous pouvez travailler. Au back-office, au bureau à domicile ou en déplacement.
C'est pourquoi il n'est pas très utile que les documents pertinents pour le client se trouvent uniquement dans le dossier du secrétariat.
Dans la zone des documents clients, vous pouvez stocker tout ce que vous souhaitez avoir à portée de main :
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Ajouter un document client
Sélectionner un fichier sur l'ordinateur
Saisir une description du document
Si un document existant doit être remplacé, veuillez cocher la case Écraser le document existant et cliquer sur Télécharger le document.
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Carte d’identification
De plus amples informations peuvent être trouvées sur IoT - Solutions Internet des objets
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En associant les données de base à une carte d'identité et à un compte client, vous pouvez proposer à vos membres, l'utilisation d'un distributeur de balles ou de boissons, le contrôle d’accès ou de systèmes d'éclairage.
Scanner une nouvelle carte
Avec la fenêtre de dialogue ouverte, faites glisser la carte dans le lecteur de carte ou maintenez-la sur le scanner de proximité.
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| Info |
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Veuillez noter que chaque appareil a sa propre façon d'interpréter la chaîne de caractère. Veuillez contacter votre revendeur (si vous remplacez votre lecteur) pour connaître les modifications que vous devrez éventuellement apporter. |
Lier la carte d'identité à un compte client
Après avoir créé une carte d'identité, cliquez sur Ajouter un compte .
Vous ne pouvez sélectionner qu'un compte client créé avec le client.
Désormais, par exemple, la carte du distributeur de balles est liée au crédit.
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Lier la carte d'identification à un appareil IoT
Après avoir créé un objet de sécurité sous IoT - Internet of Things (par exemple le lecteur magnétique sur la porte du caddy room), vous pouvez le lier à une carte d'identification.
...
Utilisez «+» pour ouvrir la fenêtre de dialogue.  | Ou modifier un lien existant  |
Compte client
Chaque transaction de paiement sans espèces est affichée dans le compte client, que de l'argent soit débité ou crédité (voir capture d'écran).
La première étape consiste à créer un compte.
Il existe différentes possibilités de paiement sans espèces, comme se procurer des ballons de golf aux distributeurs de balles, payer sa consommation au restaurant du club, acheter des articles en magasin, payer directement via le compte client lors d'une réservation en ligne, etc.
créer un compte
...
Nom du compte | par exemple, nom du client |
Vendeur | Qui est fiscalement responsable du solde |
devise |
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Limite de facturation | S’il existe une limite de découvert, à partir de quel montant le montant doit-il être automatiquement facturé ? |
Limite de crédit | Jusqu’à quel montant le solde peut-il passer dans le rouge ? |
Numéro de compte externe |
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Date d'expiration | Jusqu'à quelle date ce compte client est-il actif ? |
section |
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Les informations du compte sont désormais 00000000026 [Actif]
Recharger votre compte client manuellement
...
 |  |
| Note |
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Les crédit ou débits manuels ne sont pas reflétés dans la recette journalière. |
Compte client réapprovisionné via la caisse.
Condition : Vous avez enregistré un mode de paiement dans votre compte client.
Vous pouvez consulter Caisse → Administration → Mode de paiement.
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La fenêtre de dialogue s'ouvre
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Reçu de recharge du compte client au point de vente
 | Par défaut, aucun reçu n'est créé lors de la recharge du compte client. Chemin : POS -> Administration → Configuration |
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Signifie que le document a été enregistré mais pas encore fusionné avec un modèle.
Si vous souhaitez imprimer le reçu, il faut d'abord le générer.
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Statistiques clients
Informations sur le client dans la période d'évaluation sélectionnée.
Sélectionnez la période puis cliquez sur mettre à jour pour charger les statistiques.
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Référence comptable
Un compte personnel doit être créé lorsque vous exportez votre comptabilité.
Relevé d’Identité Bancaire
Les coordonnées bancaires doivent être fournies si vous souhaitez encaisser des factures par mandat SEPA (ordre d'encaissement).