| Table of Contents |
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Aperçu
Il s'agit de l'aperçu principal des heures de départ réservables de votre club de golf.
Ici, vous pouvez créer, gérer, modifier et annuler des réservations pour n'importe lequel de vos terrains de golf disponibles.
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Le parcours de golf actuellement sélectionné est légèrement plus grand et marqué en caractères gras. |
Aperçu des heures de départ
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Si vous cliquez sur l'icône d'aide dans le coin supérieur droit, vous trouverez toujours des conseils et des explications utiles. Dans ce cas, vous trouverez une liste à puces rapide de toutes les choses que vous pouvez faire dans votre GolfSuite et les icônes de base ( ce qu'ils représentaient) sont expliqués : |
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Choisissez l'un de vos parcours de golf disponibles pour recharger les heures de départ du parcours sélectionné :
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→ Pour choisir un jour précis, cliquez sur ce bouton au dessus de la grille des Tee Times :
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Choisissez un jour :
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L'aperçu des départs est ensuite automatiquement rechargé sans autre saisie :
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| Info |
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Vous pouvez cliquer sur le bouton « Aujourd'hui » pour afficher le jour en cours à tout moment, en rechargeant les Tee Times avec l'aperçu déjà choisi. |
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Vous disposez de plusieurs options pour modifier la plage horaire affichée sans recharger la grille Tee Time.
Quel que soit l'aperçu que vous utilisez, vous pouvez toujours gérer vos réservations et en créer de nouvelles.
Ceux-ci seront expliqués et présentés dans la section suivante.
Aperçu de la journée
L'aperçu standard de GolfSuite. Toujours sélectionné par défaut.
Il montre une journée et les réservations effectuées par les golfeurs et vos secrétaires.
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Vous pouvez choisir de visualiser et ainsi activer la réservation chaque jour spécifique que vous choisissez.
Aperçu de 3 jours
La vue 3 jours commence au 1er janvier de chaque année et affiche 3 jours spécifiques consécutifs, en fonction de votre première sélection.
Par exemple, cliquez sur le 20 pour afficher les 20, 21 et 22 juin pour afficher l'aperçu sur 3 jours de ces jours :
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Si vous souhaitez commencer par le 21, vous devez cliquer sur une plage en dehors de celle sélectionnée - cliquez sur n'importe quel jour sauf le 20, 21 ou 22 juin, nous choisissons le 23 dans notre exemple :
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Ensuite, cliquez sur le 21 pour afficher le 21, le 22 et le 23.
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| Info |
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Étant donné que notre système utilise CSS pour sa visualisation, il est adaptatif dans ce qui est affiché, en fonction de la taille et de la résolution du moniteur et du niveau de zoom actuel de cet onglet du navigateur. Un zoom avant ou arrière peut modifier les détails de l'aperçu affichés - dans un aperçu de 3 jours, un zoom arrière suffisant vous permet également de voir les noms d'un coup d'œil rapide, ainsi que d'autres éléments CSS définis. Vous pouvez facilement zoomer en maintenant CRTL et en tournant la molette de votre souris. Ou CRTL & +/- sur votre clavier. |
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Aperçu de la semaine
Ceci montre la semaine de chaque calendrier et les réservations actuellement effectuées :
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Bien entendu, vous pouvez toujours effectuer une réservation à n'importe quelle heure de début disponible à l'aide de cet aperçu.
Aperçu du mois (WIP)
En cours de modification - restez à l'écoute pour cet aperçu !
Options d'heures de départ
Dans le coin supérieur droit de cet aperçu, vous disposez de plusieurs boutons et d'une fonction de recherche :
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Ce qu'ils font et comment ils fonctionnent seront expliqués dans la section suivante.
Recherche rapide
Cliquez dans ce champ et recherchez un client que vous souhaitez rechercher :
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S'ils se trouvent dans l'aperçu actuellement sélectionné, les départs liés à ce client seront marqués en vert et vous serez dirigé vers le premier (= le premier réservé pour la période que vous consultez) :
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| Info |
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Chaînes de blocage = Les réservations de suivi sont également marquées. Vous pouvez également modifier la date et si le même client est trouvé, il indiquera automatiquement la 1ère heure de début. |
Vous pouvez cliquer sur ce bouton pour annuler la recherche. Une fois cela fait, les heures de début ne sont plus marquées en vert :
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Recherche avancée (icône d'objectif)
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→ Cliquez sur ce bouton (avant ou après) en effectuant une Recherche Rapide, pour basculer dans une nouvelle fenêtre de dialogue :
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Ceci est un aperçu de chaque heure de départ individuelle réservée, qui peut être affinée à l'aide de notre système de filtre adaptatif.
Il affiche les données suivantes :
Joueur de golf - le nom du joueur de golf
Home Club - le club d'origine du joueur de golf (si défini)
Heure de début - y compris la date et l'heure/minutes
Joueur arrivé - si le joueur a été marqué comme arrivé
No Show - lorsque vous annulez une réservation, vous pouvez définir No Show qui peut ensuite être évalué pour chaque joueur dans cet aperçu.
- Par exemple, après 3 non-présentations → Envoyer cette personne par e-mail ou
- Désactiver la réservation en ligne pour ce joueur de golf en utilisant les règles de prixDate de vente - date à laquelle cette réservation a été créée initialement
Date d'annulation - si une réservation est annulée, elle vous indique la date et l'heure auxquelles cela a été effectué.
Produit - le Greenfee choisi pour ce client (cela peut être modifié manuellement par votre secrétaire)
Agent - si un agent est défini pour cette heure de début, son nom sera affiché ici
Terrain de golf – vous pouvez affiner votre sélection à des terrains de golf spécifiques.
- Par défaut, tous les parcours de golf sont affichés une fois que vous cliquez sur l'objectif
- Pour affiner votre sélection ou la commander, vous pouvez utiliser l'option de filtre ou simplement cliquer sur les éléments de l'interface utilisateur graphique :
Ou
- Choisissez de filtrer à l'aide de l'icône Filtre :
Rechargement des heures de départ
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→ Si vous souhaitez recharger immédiatement les Tee Times, cliquez sur ce bouton :
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Cela peut être utile lorsque plusieurs utilisateurs travaillent simultanément sur le système.
Cela met également à jour toutes les nouvelles réservations effectuées en ligne ou les réservations en ligne annulées par les membres ou les invités d'un jour.
Paramètres (par utilisateur)
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→ Cliquez sur ce bouton pour modifier les paramètres de l'utilisateur actuellement connecté :
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Par souci de complétude, ceux-ci sont abordés en profondeur dans la section suivante.
Paramètres d'affichage de l'heure de départ
Taux de rafraîchissement en minutes - si > 0, cela actualisera automatiquement l'aperçu des heures de départ après x minutes.
Taille de l'axe des temps de départ en minutes - si elle est modifiée, cela modifiera l'aperçu, par exemple 5 minutes
- Cela permet à chaque réservation de disposer de plus d'espace, affectant l'aperçu général et, dans ce cas, la fonctionnalité. Par exemple, on peut désormais accéder à la fiche Client directement en cliquant sur cette icône :
Calendrier à partir de - choisissez quand vous souhaitez que la grille des heures de départ commence
- Cela ne change pas la saison générée, il s'agit donc d'un choix/d'une aide purement visuelCalendrier affichant jusqu'à - choisissez quand vous souhaitez que la grille des heures de départ se termine
- cela ne change pas la saison générée, il s'agit donc uniquement d'un choix/d'une aide visuelleParcours de golf par défaut - choisissez le parcours de golf dans lequel vous souhaitez débuter lors de l'ouverture de l'aperçu des Tee Times
Afficher les détails de la réservation en cliquant
-Si cette case est cochée, vous devez cliquer sur Réservations pour ouvrir l'aperçu détaillé :
-Si non coché, l'aperçu détaillé s'ouvrira une fois que vous survolerez une heure de début
Permet de sélectionner un grand nombre de green fees à réserver en même temps - si cette case est cochée, vous pouvez effectuer des réservations groupées
- Vous pouvez toujours vérifier le montant des heures de départ actuellement sélectionnées dans le coin supérieur droit
- Il n'y a aucune limite ni restriction, l'utilisation de CRTL vous permet de choisir et de sélectionner n'importe quelle heure de début gratuite pour démarrer une réservation groupée :
Paramètres des actions liées à l'heure de départ
Mémoriser le groupe POS lors de l'ouverture du POS - mémorise le groupe POS que vous avez utilisé pour la dernière fois en envoyant les heures de début pour payer au POS
Imprimer l'étiquette du sac lors de l'ouverture du point de vente - une fois que vous avez envoyé une heure de début au point de vente, l'étiquette du sac sera imprimée
Imprimer la carte de pointage lors de l'impression d'une étiquette de sac - lorsqu'une étiquette de sac est imprimée, démarre également l'impression d'une carte de pointage
Définir le joueur à son arrivée au point de vente ouvert - lorsque vous envoyez une heure de début au point de vente, le joueur (ou tous les joueurs, selon que vous envoyez la réservation entière ou l'heure de début individuelle) est marqué comme arrivé
Définir le joueur comme étant arrivé lors de l'impression de l'étiquette du sac : lorsque vous imprimez l'étiquette du sac, le lecteur est automatiquement défini comme étant arrivé
Sélection client/joueur : désactiver la sélection automatique du client s'il n'y a qu'une seule entrée dans la liste - vous évite de devoir cliquer explicitement sur le client si le système ne trouve qu'un seul enregistrement client lors de la recherche :
Paramètres par défaut de réservation d’heure de départ
Paiement POS - si sélectionné et qu'un onglet du POS est actuellement ouvert, l'onglet POS est automatiquement focalisé
- Si aucun onglet n'est ouvert, le système essaiera d'ouvrir automatiquement un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre pour le POS
- Le système vous en informera s'il en est empêché (veuillez vérifier Cookies/Cache/… de votre navigateur :
Imprimer l'étiquette du sac - imprimez l'étiquette du sac avec le style choisi (=CSS)
Confirmation de réservation
Confirmer par e-mail - si vous souhaitez que la notification par e-mail soit automatiquement vérifiée par défaut
Confirmer par SMS - si vous souhaitez que la notification par SMS soit automatiquement vérifiée par défaut
Paramètres du service d'impression
Cliquez sur ce bouton pour réinitialiser la configuration d'impression du Bagtag (si vous utilisez le service d'impression Nexxchange) :
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Sauvegarde des nouvelles options définies
Cliquez sur ce bouton une fois que vous avez terminé de sélectionner votre (vos) choix et enregistrez les options pour votre utilisateur :
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Impression rapide des heures de départ
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→ Cliquez sur ce bouton pour imprimer un aperçu de vos Tee Times actuels :
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La durée couverte est la dernière heure complète atteinte (par exemple il est 15h30 → l'aperçu imprimé commence à 15h) jusqu'à la fin des Tee Times disponibles sur ce golf :
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| Info |
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La réservation principale est en gras à 15h40 - la réservation à 17h50 est un maillon de chaîne bloquant, une réservation de suivi pour un cours de 9H qui offre 18H de jeu. Cette liste imprimée est adaptable, car les éléments sont imprimés et affichés, tout comme l'aperçu des Tee Times. Cela peut être adapté en utilisant CSS. Si cela est possible pour nous, l'équipe d'assistance Nexxchange, nous effectuerons immédiatement les modifications dont vous avez besoin. |
Options d'impression avancées
Vous avez la possibilité d'imprimer 4 variantes spécifiques de listes Tee Time.
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→ Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un nouveau menu déroulant :
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Vous pouvez choisir entre 4 listes d'impression différentes, choisissez la liste dont vous avez besoin :
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Ce que chacun montre et quand il est utilisé est expliqué dans la section suivante. De plus, il y aura un fichier PDF que vous pourrez prévisualiser pour voir ce qui est affiché et à quoi cela peut ressembler.
Uniquement les heures de départ réservées
Choisissez cette liste si vous souhaitez imprimer uniquement les départs actuellement réservés :
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Toute la journée
Choisissez cette option si vous souhaitez imprimer toute la journée, y compris les green fees non réservés.
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| Info |
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S'il existe un bloc d'heure de départ, l'heure de début n'est pas affichée dans la version imprimée. |
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Imprimer avec une date individuelle
Si vous avez besoin d'un aperçu des heures de départ sur plusieurs jours avec des exigences spécifiques, cliquez sur cette option :
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Cela ouvre une nouvelle fenêtre de dialogue dans laquelle vous pouvez spécifier à partir de quand jusqu'à quand vous souhaitez que la liste soit imprimée et si les greenfees disponibles/réservés/bloqués doivent faire partie de cette liste :
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→ Cliquez sur ce bouton pour imprimer la liste :
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Par exemple, si nous choisissons du 20/06/2023 à 0h05 au 22/06/2023 à 23h55, nous obtenons la vue suivante (sous forme de fichier PDF).
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| Info |
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Bloqué dans cette sélection concerne le type de bloc d'heure de départ. Si le bloc d'heure de départ est défini comme un bloc en ligne et que vous cochez la case, ces heures de début seront toujours imprimées. |
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Service d'impression CaddyMaster
Choisissez cette liste si vous souhaitez un aperçu du jour actuellement sélectionné et de tous les clients utilisant le service CaddyMaster, que vous pouvez définir dans Clients & CRM - Informations personnelles par client.
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Réservation et gestion des heures de départ de votre club de golf
Après avoir pris connaissance de toutes les options et possibilités de modification de votre aperçu, la section suivante explique la réservation des heures de départ et la manière dont vous les gérez (créez, modifiez, copiez, décalez, etc.), y compris les options d'impression.
Réservation d'une heure de départ
Passez la souris sur un espace vide, puis cliquez sur l'élément d'interface utilisateur affiché dans la capture d'écran suivante :
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Cliquez sur la Facette Greenfee que vous souhaitez réserver (si vous n'en avez qu'un, ce menu déroulant ne s'affiche pas) :
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Procédez à la recherche du(des) Client(s) - cliquez sur un champ vide ou appuyez sur le x pour saisir un nouveau Client :
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Facultatif - définissez un agent (cela peut déclencher des règles de prix, par exemple) :
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Facultatif : définissez un commentaire pour cette réservation, par exemple, si vous souhaitez transmettre des informations supplémentaires à vos collègues concernant cette réservation :
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Facultatif : vous pouvez choisir une autre heure de début que vous souhaitez réserver simultanément, dans le cadre de cette nouvelle réservation :
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Facultatif - après avoir cliqué sur « Heure de départ liée », cliquez sur le bouton à côté de l'heure de début que vous souhaitez réserver :
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Cliquez sur ce bouton pour copier tous les Clients déjà réservés et leurs Facettes Greenfee…
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…et cliquez sur ce bouton pour les décaler vers la nouvelle heure de début, vous évitant ainsi de les saisir manuellement :
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Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran suivante, la copie des clients déjà saisis s'est déroulée facilement et rapidement :
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| Info |
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Vous pouvez ajouter ou supprimer manuellement des clients ou modifier la facette Greenfee à tout moment - entrez simplement à nouveau dans la boîte de dialogue de réservation. Vous pouvez également cliquer sur le bouton à côté d'un client pour remplir les espaces vides restants (de haut en bas) : |
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Après avoir cliqué sur ce bouton, l'espace vide est alors rempli :
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Après avoir sélectionné le(s) Client(s), nous nous dirigeons vers Facturation pour vérifier les prix que les Clients reçoivent :
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Le client indiqué dans la capture d'écran est responsable de la réservation - la commande de réservation sera créée sous ce client :
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| Info |
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S'il est configuré, un segment de réservation peut être défini ou un numéro de commande externe peut être saisi. Si vous utilisez des codes promotionnels associés aux règles de prix, vous pouvez les saisir sous Code promotionnel. |
Facultatif - une réservation peut être immédiatement facturée en utilisant le portefeuille électronique d'un client - cliquez simplement sur celui de droite :
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| Info |
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Si le montant est trop élevé, cela n’est pas possible. |
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→ Pour vérifier le prix, cliquez sur ce bouton pour avoir un aperçu de la commande en cours :
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Chaque client et son green fee associé sont affichés :
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M. Brady nous dit qu'il souhaite une Location - un Chariot pour être précis, nous passons donc à l'onglet Location :
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→ On clique d'abord sur ce bouton à côté d'une Location pour ajouter un Panier :
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Par défaut, l'Heure de Départ du 1er Client de cette Réservation est choisie comme locataire. Vous pouvez modifier cela en cliquant sur l'heure de début/le nom pour ouvrir une liste déroulante :
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Choisissez le bon client (et peut-être l'heure de début s'il s'agit d'une réservation groupée). Vous pouvez également modifier la durée de location de cet objet en location, ce qui peut affecter son prix.
Une fois que vous avez sélectionné la bonne heure de début pour cet objet de location, nous vérifions à nouveau le prix sous Facturation :
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→ Cliquez sur ce bouton :
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Maintenant, nous pouvons également voir la location de M. Brady :
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Il s'avère que M. Brady a un abonnement spécifique (avec une règle de prix), ce qui fait que son E-Cart prolongé ne le facture pas du tout - la règle s'active automatiquement, sans avoir à craindre de facturer accidentellement M. Brady.
Nous souhaitons ensuite envoyer un email via notre système de notification - nous cliquons sur Confirmation de réservation :
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Choisissez votre sélection (qui informer) et nous pouvons également consulter la présentation du modèle :
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Vous pouvez prévisualiser le modèle que vous allez envoyer, si vous en avez différents ou en configurer un nouveau par défaut :
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→ Une fois que vous avez terminé, cliquez sur ce bouton pour enregistrer la réservation :
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Vous pouvez voir la location dans l'aperçu des heures de départ (elle est marquée dans la capture d'écran) :
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Ceci conclut le processus général de réservation dans notre GolfSuite.
Fonctionnalités des réservations du calendrier Tee Time
Il existe diverses fonctions qui doivent être expliquées en détail.
| Info |
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Lorsque vous cliquez sur une personne avec un mémo, il est possible de le voir après avoir cliqué sur le client dans l'aperçu - à condition que le modèle CSS de l'aperçu des heures de départ le prenne en charge. |
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Déplacer/Copier une heure de début
Cliquez sur les heures de début que vous souhaitez déplacer/copier :
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→ Cliquez sur ce bouton pour copier les heures de début sélectionnées dans le presse-papiers :
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| Info |
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Si vous copiez une réservation (ou plusieurs), une info-bulle apparaîtra dans le coin supérieur droit, vous en informant. |
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Cliquez sur un vol/heure de début vide (ou marquez-en autant que nécessaire pour décaler les heures de début qui lui sont associées).
Cliquez sur l'élément affiché pour démarrer le processus de copie/déplacement d'une réservation :
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Cliquez sur la facette green fee que vous souhaitez réserver (vous pouvez passer de 9H à 18H) :
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Vous pouvez voir, ligne par ligne, quelles heures de début sont déplacées et si les locations sont également réservées - vous pouvez choisir les heures de début que vous souhaitez déplacer (cochez-les/décochez-les) :
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| Info |
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L'heure de l'objet loué est standardisée de l'heure de début à l'heure de fin. L'heure de fin est déterminée par la facette du greenfee (si elle est choisie) ou par le temps par défaut nécessaire pour terminer la partie du parcours de golf. Vous pouvez modifier la durée de cet objet loué, afin de le louer plus tôt/plus longtemps. |
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→ Cliquez sur ce bouton pour déplacer les heures de début sélectionnées :
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→ Si vous cliquez sur ce bouton, vous copiez l'intégralité de la réservation sans supprimer l'originale.
Dans le cas où la totalité de la Réservation a déjà été payée , vous pouvez conserver la Réservation existante telle que réglée - si vous décidez de la déplacer :
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Vous avez le choix entre :
Définir l'ordre réglé si le montant reste inchangé ? - choisissez ceci si vous souhaitez que cette réservation ne soit réglée que dans le cas où le montant à payer reste le même (= n'est affecté par aucune règle tarifaire ou un prix Greenfee Facet différent)
Forcer la commande réglée : la commande de réservation reste réglée, même si un prix différent était calculé
Chaîne de blocage à gauche
Ceux-ci sont définis dans la saison du calendrier Tee Time.
Si une réservation comporte un lien de chaîne de blocage, celui-ci sera affiché visuellement à l'aide d'un trombone :
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Ceux-ci peuvent également être déplacés individuellement - au cas où un client souhaite faire une pause entre 18 heures sur un parcours de golf de 9 heures, par exemple.
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Si vous les déplacez, ils sont toujours liés à la réservation d'origine - c'est la même chose que déplacer une seule heure de début. |
Marquage d'un ou plusieurs joueurs comme arrivés
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→ Cliquez sur ce bouton :
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Si vous cochez cette case, tous les autres clients de cette heure de début seront marqués comme étant arrivés :
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| Info |
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Si cette case n'est pas cochée, seul le client que vous avez sélectionné sera défini comme étant arrivé. |
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→ Cliquez sur ce bouton pour paramétrer le joueur (les joueurs si vous avez coché la case) comme arrivé.
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→ Ou pas arrivé si vous avez accidentellement marqué le(s) joueur(s) comme étant déjà arrivés) :
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Cela se reflétera visuellement dans l’aperçu des Tee Times :
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Options d'impression - Étiquette de sac, carte de pointage et autocollant
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→ Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un menu déroulant :
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Cliquez sur l'option que vous souhaitez imprimer :
Imprimer la carte de score CR (= Carte de score incluant le CR par défaut pour hommes/femmes défini dans Parcours de golf disponibles )
Imprimer l'étiquette du sac (= Imprimer une étiquette de sac pour ce client)
Imprimer un autocollant (= Imprimer un autocollant, principalement utilisé aux Pays-Bas)
Annuler/annuler une réservation
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→ Cliquez sur ce bouton pour démarrer le processus d'annulation/annulation d'une réservation (ou d'heures de début individuelles) :
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Cela ouvre une nouvelle fenêtre de dialogue dans laquelle vous pouvez annuler/annuler une ou plusieurs heures de début.
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Les options suivantes sont disponibles :
Tous - cochez cette case pour cocher toutes les heures de début de cette réservation, afin de toutes les annuler :
Date de l'heure de début - cliquez sur une date pour marquer toutes ses heures de début associées et les annuler :
Sélectionnez un joueur - cliquez sur un joueur pour annuler son
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Dans le cas où la Réservation a été placée sous un Client que vous êtes sur le point d'annuler, vous devrez sélectionner le nouveau Client qui sera responsable de la Réservation (que vous pouvez trouver sous Clients & CRM ) : |
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Vous pouvez également définir une heure de début annulée comme « No Show », qui peut être suivie et filtrée dans l'aperçu des heures de début :
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Vous avez également la possibilité d'envoyer un email ou un SMS pour informer le client de cette démarche.
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→ Cliquez sur ce bouton pour annuler la réservation :
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Modifier une réservation existante
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→ Cliquez sur ce bouton pour modifier une réservation existante :
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De cette façon, vous pouvez modifier une réservation déjà existante - peut-être souhaitez-vous choisir une autre facette de green fee :
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→ Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à cet ordre de réservation :
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Paiements au point de vente
Paiement au point de vente - Envoyez l'intégralité de la réservation au point de vente
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→ Vous pouvez envoyer l'intégralité de la réservation sous forme d'un seul ticket POS en cliquant sur ce bouton :
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| Tip |
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Si vous avez activé des options pour marquer automatiquement le joueur comme arrivé, imprimer une étiquette de sac ou/et une carte de score, cela ouvrira automatiquement toutes les fenêtres de dialogue pour que vous puissiez le faire pour tous les clients de cette réservation. |
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Vous pouvez toujours payer individuellement pour les positions de produits au point de vente si une personne souhaite payer individuellement - veuillez vous référer à cette page pour savoir comment procéder. |
Paiement au point de vente : envoyer la ou les locations/les droits de jeu individuels d'un client au point de vente
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→ Cliquez sur ce bouton pour voir le prix individuel que ce client doit payer :
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Vous pouvez alors voir combien ce client paierait pour le green fee et/ou la location :
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Cliquez n'importe où sur la location ou sur le greenfee pour envoyer un ticket POS contenant les articles de la commande (= réservation) de ce client au POS :
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Si vous l'envoyez au point de vente, vous ne verrez que les postes de commande de ce client qui n'ont pas encore été payés :
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Bien entendu, vous pouvez toujours sélectionner des postes individuels ou choisir un autre client qui paie.
Une fois que vous avez payé les postes de commande associés à une réservation, ils ne seront plus facturés - même si vous autorisez un client à payer plus tard les postes de commande restants, encore impayés, de cette réservation.