| Table of Contents |
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Info Client
Vous gérez toutes les informations personnelles importantes sur le client dans les données de base.
Ici, vous modifiez les coordonnées, les canaux de communication (numéro de téléphone, adresse e-mail)
code | S'il vous plaît, ne le changez pas. |
initiales | est nécessaire dans certains pays. |
titre | titre académique, par exemple Dr. |
Salutation | doit être rempli. |
Prénom | Champ obligatoire |
suffixe de nom | par exemple de, de, van |
Nom de famille | Champ obligatoire |
Nom de jeune fille | est obligatoire dans certains clubs |
Genre | important - homme, femme, aucun |
date de naissance | très important. Aide à trouver l'affectation correcte pour les doublons. |
Vieux | est automatiquement calculé à partir de la date de naissance |
Lieu de naissance | est obligatoire dans certains clubs |
nationalité | est obligatoire dans certains clubs |
Numéro de client | Créé automatiquement via un générateur de numéros |
numéro de membre | Créé automatiquement via un générateur de numéros |
Numéro d'identification | Pertinent pour les données de base de l'entreprise |
numéro d'identification fiscale | Dans certains pays, les particuliers disposent également d'un numéro fiscal |
Langue | utile si, par exemple, un client ne parle que l'anglais |
Service Caddy-Master | Cochez si votre club propose le service Caddy Master |
Catégorie d'affichage | Ce paramètre est défini sous Mon Colfclub . |
| Note |
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Veuillez toujours saisir les numéros de téléphone en notation internationale, |
| Note |
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Adresse |
Insérer une photo
Si un appareil photo est installé sur votre ordinateur, vous pouvez prendre une photo immédiatement et l'enregistrer. Ou vous téléchargez un fichier correspondant.
Cette fonction est liée au service de stockage et de gestion de documents NexxChange. Si vous n'avez pas encore réservé ce forfait, veuillez contacter le support Nexxchange.
Utilisateur Marketplace pour ce client
S'il s'agit d'un nouveau client et qu'il ne possède pas encore de compte sur la marketplace (portail Nexxchange), un utilisateur peut être créé ici :
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Pour l'Autriche : l'utilisateur doit être avec l'utilisateurAssociation autrichienne de golf - ÖGV .
Si le lien entre la suite et la place de marché est correct, vous verrez le retour suivant :
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Si le client a oublié son mot de passe, vous pouvez facilement lui envoyer l'e-mail « Mot de passe oublié » à partir d'ici.
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Si le client s'inscrit sur la place de marché mais a fourni une adresse e-mail différente au club de golf, le système fournira le feedback suivant
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Si vous cliquez sur « Utiliser l’email du client pour accéder à la Marketplace », l’adresse email sur la Marketplace sera remplacée par celle stockée dans la suite.
Pour l’Allemagne : critère de régionalité (Golden R)
Seuls les membres résidant dans un rayon de 70 kilomètres de leur club d’origine recevront l’hologramme « R » doré. « R » signifie régionalité et exprime la structure régionale du club de golf.
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La Règle d'Or n'est pas activée/obtenue par une comparaison d'association :
Pour que le R doré soit affiché dans les données de base, une carte d'identité doit avoir été commandée et livrée (par le club local).
Adhésion
L'adhésion actuelle est affichée ici.
Faire d'un invité d'un jour un membre
Sélectionnez les noms à l'aide d'un tableau ou d'une recherche rapide, sélectionnez l'onglet « Membres » et cliquez en bas à gauche (voir capture d'écran ci-dessous).
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Toutes les informations peuvent être vues dans la capture d'écran suivante ci-dessous :
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Désignation | Explication | annotation |
|---|---|---|
numéro de membre | Entrez ici votre numéro de membre | En supposant que vous n'utilisez pas le générateur de nombres, si c'est le cas le champ reste vide |
Date d'entrée | Indiquer quand l'adhésion a commencé | Celui-ci est automatiquement renseigné avec la date actuelle lors de la création |
Date de fin | Indiquez quand votre membre souhaite mettre fin à son adhésion |
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Type de membre | Ici, vous spécifiez le type souhaité | Un modèle de facture lui sera attribué en conséquence |
Catégorie d'affichage | Le client est représenté en couleur dans le système de départ |
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Impression de cartes | Vous précisez ici ce qui doit être imprimé sur la carte ÖGV du client | 2 Exigences : 1. Le club de golf doit avoir une carte imprimée stockée et téléchargée.
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Facture |
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Modifier l'adhésion
Si vous souhaitez modifier les types de membres existants, vous devez les modifier en utilisant le chemin spécifié (voir les captures d'écran ci-dessous).
Lors de la modification, le paramètre par défaut (à condition que ces paramètres aient été définis au préalable) est que le modèle de facture du nouveau type spécifié sera attribué automatiquement.
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mettre fin à l'adhésion
Vous pouvez préciser la date de sortie via « Fin d'adhésion ». La date de sortie ne peut être saisie que du jour en cours vers le futur. Une date dans le passé n'est pas possible.
De plus, vous pouvez arrêter la facturation en laissant la case cochée → Ajuster le modèle de facturation.
...
Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, le « Statut » est désormais « Terminé », mais vous devez encore effectuer quelques ajustements.
Définissez « Type de membre » sur Invité/Invité de jour
Supprimez les modèles de facture dans l'onglet « Modèle de facture ».
Vous pouvez librement choisir si vous souhaitez ou non envoyer les données à l'association « Association Upload ».
Modifier le numéro de membre / la date d'entrée / l'empreinte de la carte
Les options « numéro de membre / date d’entrée / modification de l’empreinte de la carte » sont disponibles.
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Historique des membres
L'historique des adhésions documente et illustre les changements apportés aux types d'adhésion au cours de l'existence de l'adhésion.
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Plus d'adhésions
Vous pouvez stocker des adhésions à un autre club de golf sous adhésions supplémentaires. Ceci est purement informatif.
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Note d'adhésion
Le champ de note dans le membre ne peut pas être recherché. Ce champ est destiné à fournir des informations directement sur l'historique des adhésions. Par exemple, si une MG doit se reposer pendant une certaine période en raison d'un voyage d'affaires plus long.
Veuillez saisir les notes que vous souhaitez pouvoir rechercher à l'aide d'un filtre sous Notes/Mémo.
Adhésion dynamique attribuée
Si le type de groupe et la configuration du groupe ont été définis au préalable, l'appartenance à une adhésion dynamique peut également être attribuée dans les données de base sous groupes.
Créer une adhésion à un groupe :
...
Vous pouvez trouver de plus amples informationsGroupes - Aperçu
Golf
Ici vous pouvez voir s'il existe une association avec une association de golf.
Club à domicile
Club à domicile | vient du serveur de l'association |
HPi | vient du serveur de l'association |
note | Par exemple pour obtenir des informations sur le parcours handicap ou le challenge HCP. |
Autres associations de golf (auxquelles le système n'est pas directement connecté)
Ici, vous pouvez enregistrer les adhésions à des associations avec lesquelles le système n'a pas de lien direct.
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Données des associations nationales (ÖGV ou DVG)
Ici vous pouvez voir le numéro d'identification de l'association nationale à laquelle ce client est lié.
Le système note la dernière fois que les données ont été comparées.
L'attribution de la tranche d'âge en fonction de la date de naissance.
...
Idéalement, le client est déjà automatiquement sélectionné avec les données correctes sous « Données d'association ». Si ce n'est pas le cas, vous pouvez également effectuer une recherche manuelle à l'aide du bouton
...
Attribuer/modifier l'ID d'association
Supprimer le devoir | Si une mauvaise affectation provient du serveur d'association, elle peut également être supprimée manuellement. |
Modifier l'affectation | Une fenêtre de dialogue s'ouvre ici dans laquelle les données locales de la suite peuvent être lues. En dessous se trouve le champ de recherche d’association pour comparer les informations.  |
Affectation manuelle | C'est la même fenêtre de dialogue que pour l'affectation de changement. |
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Pour l'Allemagne (DGV)
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Zone |
| sujets |
|---|---|---|
le golf |
| Le club hôte, le HCP et son statut sont répertoriés ici. Ici, vous avez également la possibilité de saisir manuellement un club local. |
Données de l'association DGV |
| Ici vous pouvez voir les informations pertinentes pour l'association et configurer votre commande de carte d'identité et votre régionalité. |
Record de score |
| liens vers le Rapport Mondial Handicap de la DGV |
Feuille d'histoire |
| liens vers le Rapport Mondial Handicap de la DGV |
Carte d'identité DGV |  | Le milieu est l’état actuel, la droite est le changement possible. |
Feuille d'historique des records de notation |
| Lien vers le portail de services DGV |
Comparaison/upload des clients
Pour les clients existants, il existe la possibilité d'activer/désactiver la comparaison d'associations et de télécharger à l'aide des boutons décrits.
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Mémo
Ces notes peuvent être répertoriées à l'aide du filtre « Critère spécial équivaut à client avec mémo ».
...
Lorsque vous créez un nouveau mémo, vous pouvez également en limiter la portée.
Par exemple, l'information selon laquelle un joueur muni d'un certificat médical est autorisé à conduire une voiturette lors du tournoi n'est probablement importante que lors de sa participation à un tournoi.
...
Produit de location
Un article de location est l'achat régulier d'un service (dans ce cas, un article - par exemple un espace de stockage/casier) moyennant des frais.
Vous trouverez ici une explication des articles en location : Gestion des articles
C'est ici que vous gérez les articles en location du client. Ce qui est ajouté ici se retrouve dans le modèle de facture.
Avec « Louer un article », vous démarrez la fenêtre de dialogue.
client | sera rempli automatiquement |
Club de golf | sera rempli automatiquement |
Catégorie de location | Ici, vous ne pouvez sélectionner que ce qui a été créé précédemment. |
Articles en location | Seul ce qui est réellement disponible est répertorié ici |
Date de début | La date de début ne peut pas être modifiée. Le loyer commence immédiatement. |
Date de fin | Ici, vous pouvez spécifier quand le contrat de location prend fin lorsque vous créez la propriété. |
Facture | Case à cocher |
Marquer l'année en cours comme payée | Case à cocher |
Catégorie de facturation | Seule une catégorie de facturation créée précédemment peut être sélectionnée ici. |
Billet de point de vente | Un ticket doit être créé à la caisse dès que l'article de location est ajouté. Non pertinent si le bien loué est pris en compte dans le besoin annuel. |
note | Une note relative à cet article de location |
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Le nom et le prix de l'article proviennent directement du système d'articles. Le prix peut être ajusté dans le modèle de facture.
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Réservations
Les réservations répertorient celles qui ont été effectuées sous le nom de ce client en tant que personne effectuant la réservation, par le client lui-même en ligne ou par la secrétaire.
La fonction la plus importante de cette liste est de vérifier si une règle de réservation s'est appliquée. La capture d'écran montre les informations sur la règle « Membre 100 % »
| Note |
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Important |
...
La liste tabulaire peut être filtrée et le filtre souhaité peut être enregistré.
En cochant la ligne correspondante, les éléments de réservation en détail, l'article, le prix unitaire et, le cas échéant, la règle de réservation appliquée, deviennent visibles.
...
Articles de réservation
Désignation | Signification |
|---|---|
Article | par exemple green fee samedi, dimanche et FT 9 trous (modèle maxi) ou chariot (modèle maxi) |
Description | par exemple green fee samedi, dimanche et FT 9 trous (25/02/2022 11h10@parcours de championnat) ou Trolley1 (25/02/2022 10h50 - 25/02/2022 13h00) |
Foule |
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Prix de l'article | Prix d'origine par article |
Montant | Prix moins une réduction (voir informations sur le règlement) |
T.V.A. | Quel taux d'imposition est facturé |
Date d'annulation | Le cas échéant, quand la réservation a-t-elle été annulée ? |
Date de facture | Le cas échéant, quand une facture a-t-elle été créée ? |
Date de paiement | Le cas échéant, quand le montant a-t-il été payé ? |
Informations sur les règles | Le cas échéant, quelle règle de réservation s'applique Par exemple : Amenez un ami, Membre à 100 %, Coucher de soleil |
Factures
Toutes les factures et encaissements du back-office sont répertoriés dans un tableau sous Factures.
Toutes les factures du client sont ici enregistrées dans un tableau, qu'il s'agisse de reçus via POS (caisse), de factures individuelles ou d'ordonnances annuelles.
...
La liste tabulaire peut être filtrée, le filtre souhaité peut être enregistré et les données filtrées peuvent être exportées. La configuration de l'export est définie dans Exportation standard de facture. Les données sont disponibles au format xlx, pdf, ods, csv ou xml.
 | L'affichage dans le tableau des factures peut être restreint à l'aide de filtres. par exemple, filtrer les rappels de paiement  |
 | Un email peut désormais être envoyé aux données filtrées. |
 | Ou une lettre de rappel.  |
 | Fonction groupée pour lier plusieurs factures à un modèle en une seule étape (si le bouton d'impression est vert) ou les générer dans un PDF. |
 | Fonction groupée pour attribuer ou supprimer la même balise aux factures filtrées en une seule étape. |
symbole | Signification |
|---|---|
 | Modifier la facture. Ici, vous pouvez modifier la date d'échéance, la date de paiement et ajouter une note pour le traitement. |
 | Envoyé par email. Avant d'envoyer des factures par e-mail, l'icône de l'imprimante doit être bleue. |
 | L'icône verte de l'imprimante signifie que la facture a été créée mais pas encore générée avec la mise en page souhaitée. |
 | Ajoutez le paiement. Une fenêtre de dialogue s'ouvre pour saisir un transfert. |
 | Fermez la facture. Une fenêtre de dialogue s'ouvre pour annuler une facture ou la marquer comme irrécouvrable. |
 | Générez un ticket de point de vente. Vous pourrez ensuite envoyer la facture au caissier. |
Modèle de facture
Dans le modèle de facture, les éléments de facture sont affichés pour correspondre à l'adhésion ou aux éléments de location possibles.
La prise en main du module facture est expliquée ici : Factures - Backoffice
Tags client
Ici, vous pouvez créer des balises et les attribuer à plusieurs clients, et vous pouvez également filtrer cette attribution via la gestion des clients.
Le processus est simple : pour un client sélectionné (dans la gestion des clients), vous accédez au tag client.
Il y a 2 boutons ici :
Vous sélectionnez une balise existante ou
Vous créez une nouvelle balise et sélectionnez
...
Les balises sont un outil très utile pour les filtres.
Groupes
Ici, vous pouvez voir si ce client a été affecté à un groupe.
Ça peut être
Famille
entreprise
...
Modifier la définition du groupe
Nom de famille | par exemple, modèle familial |
payeur | La personne ou l'entreprise que vous soumettez ici est responsable de tous les coûts. |
Type de groupe | Choisissez le type de groupe approprié |
Facturation de groupe | Case à cocher pour activer la facturation de groupe |
Créer une adhésion à un groupe
 | Si le groupe souhaité n'est pas encore disponible pour la sélection, vous pouvez |
  | peut être créé avec « + » puis sélectionné Nom |
 | Modifier la définition du groupe |
Accord agent
Ici, vous pouvez voir si un accord d'agent existe et quels paramètres sont définis.
Afin de créer un contrat d'agent, l'enregistrement de données de base doit avoir été créé en tant qu'entreprise client/agent.
Historique
Dans l'audit client, vous pouvez voir quand l'enregistrement de données de base a été créé, qui a effectué quelles modifications et quand.
...
Protocole de communication
Liste tabulaire de tous les canaux de communication de la suite. La suite n'est pas un programme de messagerie. Il n'existe aucun contrôle de plausibilité permettant de savoir si la syntaxe d'une adresse e-mail est correcte, si elle existe réellement ou si le message a été envoyé.
Il en va de même pour les numéros de téléphone. Le système ne peut pas vérifier si un numéro compatible SMS est enregistré.
Le journal note le processus qui a déclenché l'envoi ou l'impression d'un e-mail ou d'un SMS.
...
canal | Email, SMS, impression (par exemple facture ou lettre) |
Publié | Date à laquelle la démarche a été effectuée, |
Destinataire | par exemple, à quelle adresse e-mail a été envoyée |
Expéditeur | Adresse e-mail, identifiant SMS ou, s'il est imprimé, le nom de l'unité commerciale |
Concernant | Provient du modèle de document ou a été saisi manuellement |
Nouvelles | Contient le contenu du message.  Le contenu peut être lu avec « i ». |
utilisateur | Quel utilisateur de la suite a initié le processus. |
Pièce jointe | Case à cocher, par exemple e-mail de rappel de paiement avec une facture automatiquement jointe |
référence | par exemple le numéro de facture dans le rappel de paiement |
Échoué | Indique si le processus au sein de la suite s'est exécuté ou a échoué. Cela ne signifie pas si un e-mail ou un SMS peut être envoyé. |
Fichiers
Le principe de base de Nexxchange GolfSuite repose sur un travail indépendant du lieu. Tant qu'une connexion Internet et un navigateur Web sont disponibles, vous pouvez travailler. Au back-office, au bureau à domicile ou en déplacement.
C'est pourquoi il n'est pas très utile que les documents pertinents pour le client se trouvent uniquement dans le dossier du secrétariat.
Dans la zone des documents clients, vous pouvez stocker tout ce que vous souhaitez avoir à portée de main :
Contracter
Accords complémentaires
Certificat médical pour utilisation de voiturette lors d'un tournoi
Avec notre service de stockage et de gestion de documents Nexxchange, vous pouvez stocker vos fichiers (images, fichiers PDF) individuellement de manière centralisée dans le cloud et les gérer facilement. Cela vous permet d'accéder à vos données depuis votre GolfSuite. Nous proposons une structure de répertoires claire et évitons ainsi les suppressions accidentelles et les doublons.
Cela signifie que vous remplissez les exigences légales du décret sur la sécurité des caisses enregistreuses (RKSV) en ce qui concerne les sauvegardes périodiques sur des supports de données externes. Ce stockage s'effectue sur deux systèmes de stockage distincts et est donc sécurisé à 99,99 %. Les effets néfastes des virus, des ransomwares ou des vols appartiennent désormais au passé. Le stockage est conforme au règlement général sur la protection des données de l'UE (UE-RGPD).
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Ajouter un document client
Sélectionner un fichier sur l'ordinateur
Saisir une description du document
Si un document existant doit être remplacé, veuillez cocher la case Écraser le document existant et cliquer sur Télécharger le document.
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Carte d’identification
De plus amples informations peuvent être trouvées surIoT - Solutions Internet des objets
Tous les lecteurs de cartes (cartes magnétiques, RFID) prenant en charge le « standard HID ou coin clavier » sont utilisés. Vous pouvez facilement vérifier que votre lecteur de carte fonctionne correctement en ouvrant un document texte et en glissant une carte dans le lecteur. S'il fonctionne correctement, un texte lisible devrait apparaître, comme si vous l'aviez saisi à l'aide du clavier.
En associant les données de base à une carte d'identité et à un compte client, vous pouvez proposer à vos membres l'utilisation d'un distributeur de balles ou de boissons, la commande d'ouvre-portes ou de systèmes d'éclairage.
Scanner une nouvelle carte
Avec la fenêtre de dialogue ouverte, faites glisser la carte dans le lecteur de carte ou maintenez-la sur le scanner de proximité.
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code | Les informations de la bande de lecture sont une combinaison de chaînes de caractères (celles-ci ne peuvent pas et ne seront pas déchiffrées ). |
Nom de famille | du client et/ou de la fonction par exemple carte de stationnement n° 326, échantillon de carte à billes Maxi |
Type de carte | Document d'adhésion Autre code-barres |
Exposant | par exemple club, ÖGV, |
Document d'identité | Si nécessaire, vous pouvez télécharger un document ici |
Sans timbres fiscaux | Case à cocher |
| Info |
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Veuillez noter que chaque appareil a sa propre façon d'interpréter la chaîne. Veuillez contacter votre revendeur (si vous remplacez votre appareil de lecture) pour connaître les modifications que vous pourriez devoir apporter. |
Lier la carte d'identité à un compte client
Après avoir créé une carte d'identité, cliquez sur Ajouter un compte .
Vous ne pouvez sélectionner qu'un compte client créé avec le client.
Désormais, par exemple, la carte du distributeur de balles est liée au crédit.
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Lier la carte d'identification à un appareil IoT
Après avoir créé un objet de sécurité sous IoT - Internet of Things (par exemple le lecteur magnétique sur la porte du caddy room), vous pouvez le lier à une carte d'identification.
L'avantage est que la carte balle, par exemple, devient également la clé de la salle des caddies. Vous vous épargnez la commande coûteuse d'une clé en cas de perte. En quelques clics, vous pouvez simplement lier une autre carte.
...
Dans l'exemple pratique, il n'existe qu'un seul objet de sécurité nommé QREntry .
Utilisez «+» pour ouvrir la fenêtre de dialogue.  | Ou modifier un lien existant  |
Compte client
Chaque transaction de paiement sans numéraire est affichée dans le compte client, que de l'argent soit ajouté ou débité (voir capture d'écran).
La première étape consiste à créer un compte.
Il existe différentes possibilités de paiement sans numéraire, comme se procurer des ballons de golf aux distributeurs de balles, payer sa consommation au restaurant du club, acheter des articles en magasin, payer directement via le compte client lors d'une réservation en ligne, etc.
créer un compte
...
Nom du compte | par exemple, nom du client |
Vendeur | Qui est fiscalement responsable du solde |
devise |
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Limite comptable | S’il existe une limite de découvert, à partir de quel montant le montant doit-il être automatiquement facturé ? |
Dispolimite | Jusqu’à quel montant le solde peut-il passer dans le rouge ? |
Numéro de compte externe |
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Date d'expiration | Jusqu'à quelle date ce compte client est-il actif ? |
section |
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Lorsque tous les champs obligatoires sont renseignés, cliquez sur Initialiser le compte .
Vous verrez maintenant les informations du compte 00000000141 [Bloqué] mais il n'a pas encore été ouvert.
...
Les informations du compte sont désormais 00000000141 [Actif]
Recharger votre compte client manuellement
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| Note |
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Les ajouts ou débits manuels ne sont pas reflétés dans la solution quotidienne. |
Compte client réapprovisionné via POS
Condition : Vous avez enregistré un mode de paiement dans votre compte client.
Vous pouvez consulter POS → Administration → Mode de paiement.
...
La fenêtre de dialogue s'ouvre
...
Reçu de recharge du compte client au point de vente
 | Par défaut, aucun reçu n'est créé lors de la recharge du compte client. Chemin : POS -> Administration → Configuration |
Ensuite, vous pouvez trouver le reçu sous POS → Reçus de caisse
...
Signifie que le document a été enregistré mais pas encore fusionné avec un modèle.
Si vous souhaitez imprimer le reçu, il faut d'abord le générer.
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Statistiques clients
Informations sur le client dans la période d'évaluation sélectionnée.
Sélectionnez la période puis cliquez sur mettre à jour pour charger les statistiques.
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Référence comptable
Un compte personnel doit être créé lorsque vous exportez votre comptabilité.
Relevé d’Identité Bancaire
Les coordonnées bancaires doivent être fournies si vous souhaitez encaisser des factures par mandat SEPA (ordre d'encaissement).